IT-serviceverlener Ictivity heeft voor de samenwerkende gemeenten Horst aan de Maas en Venray een geautomatiseerde workflow ontwikkeld voor het afhandelingsproces van WOZ-bezwaren. Na het analyseren van het volledige proces, is op basis van deze inzichten een workflow ontwikkeld die het inboeken van WOZ-bezwaren en de koppeling aan de juiste panden grotendeels automatisch afhandelt.
Bij gemeente Horst aan de Maas is dit 73 procent en bij gemeente Venray 63 procent. Hierdoor kan de afdeling Financiën van beide gemeenten zich eerder richten op het inhoudelijk beoordelen van de bezwaren. Naast dat dit de tijdelijke piek in werkdruk aanzienlijk vermindert, krijgen burgers hierdoor ook sneller reactie op vragen en verzoeken.
Efficiëntieslag in drie maanden
Gemeenten Horst aan de Maas en Venray ontvangen jaarlijks in maart een groot aantal WOZ-bezwaren via hun e-loket, de post en e-mail. In 2023 kregen de gemeenten een recordaantal bezwaren binnen. Dit betekende dat de afdeling Financiën in de daaropvolgende periode fulltime gemoeid was met het handmatig inboeken en koppelen van circa 1.500 bezwaren per gemeente naar de belastingapplicatie VRiS. Zodoende besloot het innovatielab vanuit de gemeenten, dat experimenteert met technologieën die de dienstverlening naar burgers verbeteren, om de mogelijkheden voor automatisering te onderzoeken. Na een gezamenlijke verkenning van het proces en afbakening van het takenpakket van de robot werd in drie maanden tijd de geautomatiseerde workflow in Microsoft Power Automate gebouwd met een koppeling naar VRiS. Door middel van de ontwikkelde robot werd bij gemeenten Horst aan de Maas en Venray het merendeel van de bezwaren automatisch verwerkt, waardoor alleen uitzonderingsgevallen nog handmatig afgehandeld hoefden te worden.
Robin Wijnen, sales consultant IT-adoptie en productiviteit bij Ictivity: “We werken al een langere tijd samen met de gemeenten, en dit was voor ons de perfecte case voor een automatiseringsslag. Omdat het werk repetitief en minder uitdagend is, maar burgers toch gebaat zijn bij een snelle afhandeling, was robotisering een aantrekkelijke oplossing voor alle partijen. Dankzij deze relatief eenvoudige innovatie worden bij beide gemeenten meer dan de helft van de bezwaren automatisch afgehandeld. Dit bespaart niet alleen zeeën van tijd, maar komt ook de dienstverlening en het werkplezier van medewerkers ten goede. We zijn erg trots op dit resultaat en weten zeker dat de gemeenten hier elk jaar opnieuw van zullen profiteren.”
Shannon Jansen, informatieadviseur en architect bij de gemeente: “Het WOZ-bezwarenproces keert elk jaar in maart terug, wat bij onze afdeling Financiën voor een piek in werkdruk zorgde. Hierdoor bleven andere werkzaamheden, waaronder het beantwoorden van vragen vanuit burgers, liggen. Ik ben ontzettend blij dat we hier samen met Ictivity een duurzame oplossing voor hebben gevonden. Medewerkers hebben nu meer rust en tijd voor andere belangrijke werkzaamheden. We hebben inmiddels de smaak te pakken en zien mogelijkheden om samen met Ictivity ook andere processen aan te pakken.”
Meer informatie over de samenwerking: Robotcollega aan het werk bij gemeenten Horst aan de Maas en Venray
