Met MyExports archief is de perfecte schaalbare en configureerbare oplossing voor het blijvend kunnen raadplegen van historische gegevens voorhanden. Hiermee kan afscheid genomen worden van dure licenties en kunnen de gegevens toch optimaal beschikbaar blijven. Nu ook met inlog via Microsoft Azure AD.
Er kan afscheid genomen worden van verouderde applicaties die niet meer passen in het applicatielandschap. Dit resulteert in kostenbesparing en vereenvoudiging van het beheer.
Hoge huurkosten
Op het moment dat een gemeente, overheidsorganisatie of een bedrijf opteert voor een nieuwe applicatie, heeft men vaak ook te maken met de wettelijke informatieplicht. Het kan zijn dat de oude applicatie helemaal niet meer past in het applicatielandschap en het voor de organisatie verstandig is om er zo snel mogelijk afstand van te doen. In beide situaties moet men de oude applicatie vaak nog voor zo’n zeven jaar huren, om de oude gegevens te kunnen raadplegen.
Mogelijk hebben gemeentes of overheidsorganisaties nog servers of databases actief van applicaties die eigenlijk niet meer actief gebruikt worden of van een dure (bijvoorbeeld SAP-)licentie voor een oude applicatie, die nog actief is vanwege de wettelijke bewaartermijn van de gegevens.
Bij het afscheid nemen van een applicatie heeft een leverancier vaak geen andere oplossing voor het kunnen raadplegen van de gegevens dan het verder verhuren van de bestaande applicatie, vaak tegen het oorspronkelijke bedrag. In plaats van de kosten van alleen de nieuwe applicatie, krijgt de klant eigenlijk de kosten van de nieuwe én de oude.
Vergemakkelijken en bezuinigen
Voor dit probleem heeft MyExports een eenvoudig en betaalbaar alternatief gevonden in de vorm van een online archief. Met MyExports archief blijven historische gegevens raadpleegbaar. Gegevens uit oude databases worden ontladen en zijn eenvoudig te beheren, combineren en bekijken middels een overzichtelijke webbrowser. Onlangs heeft MyExports het raadplegen via de browser versterkt door een koppeling met Microsoft Azure AD te realiseren. MS Azure AD geldt als één van de nieuwste manieren voor inloggen.
Beschikbare archieven
Momenteel zijn er archieven voor de meeste financiële applicaties die er binnen een gemeente gebruikt worden. Denk hierbij aan Civision Middelen van PinkRoccade, Key2Finance van Centric, FMS400 voorheen van Unit4, Coda, Decade voorheen van Unit4.
Daarnaast zijn er archieven voor Civision Innen (PinkRoccade), Civision Belastingen, Civision Kadaster (PinkRoccade), GWS4ALL (sociale zaken Centric), ISP, Lotus Notes, Dimpact, SBA (Stadsbeheer), Squit en Verseon. Onlangs is een archief voor vergunningen in het Exxellence Zaaksysteem aan deze lijst toegevoegd.
Hierbij geldt dat iedere database in principe te archiveren en raadpleegbaar te maken is, mits er toegang is tot de betreffende database.
De werkwijze
Allereerst worden de gegevens uit de database van de applicatie omgezet naar csv-bestanden. Hiermee worden de benodigde brongegevens veiliggesteld. Zelfs eventueel gescande documenten worden in dit proces meegenomen. De gegevens die zijn ontladen, worden ingelezen in een nieuwe database. Deze database kan Oracle, SQLServer of SQLite zijn. Met name de laatste twee databases zijn interessant voor een organisatie, omdat zij gratis zijn of een gratis variant kennen.
Op basis van gebruikerswensen wordt een schermopbouw ontwikkeld waarmee de gegevens in een browserapplicatie getoond en geraadpleegd worden.
Extra mogelijkheden
Met MyExports Raadplegen is de archieffunctie uit te breiden met diverse raadpleeg- en beheersfuncties, zodat de klant alle mogelijkheden heeft om rapportages op de gearchiveerde database uit te voeren en/of te maken.
De verschillende browserapplicaties van MyExports, zoals Archief en Raadplegen, zijn opvallend compleet. Het aanmelden wordt mogelijk gemaakt via LDAP of lokaal, mogelijk met tweestapsauthenticatie. De browserapplicaties werken met overzichtelijke menu’s en overzichtsschermen, waardoor de gewenste gegevens en details vlot te vinden zijn. De gebruiker krijgt in één oogopslag inzicht in de benodigde gegevens.
MyExports zet dus een mooie stap door de handen ineen te slaan met Azure AD. De meerwaarde van het product is al voor vele gemeentes gebleken als het gaat om het archiveren van gegevens en het opvragen, combineren en raadplegen van informatie uit verschillende databases.
