Voor veel bedrijven is salarisadministratie nog altijd een tijdsbeslag en uitdaging. De snel veranderende wetgeving en hoge foutgevoeligheid maken van deze taak een stressfactor. Daarom kiest een toenemend aantal organisaties voor uitbesteding hiervan aan gespecialiseerde partijen.
Daarbij speelt één belangrijke vraag steeds de hoofdrol: wat zijn precies de kosten van salarisadministratie uitbesteden? Betaalt deze keuze zich werkelijk terug en behoudt men voldoende controle over het proces en de gegevens? In deze blog zetten we de voordelen en mogelijkheden van salarisadministratie uitbesteden op een rij.
Waarom salarisadministratie uitbesteden steeds populairder wordt
Steeds vaker kiezen Nederlandse organisaties ervoor om hun salarisadministratie uit handen te geven. Dit is goed verklaarbaar door de complexiteit die komt kijken bij het beheer van salarissen, belastingen, vakantiedagen en premies. Wet- en regelgeving veranderen regelmatig en bedrijven moeten hier continu bovenop zitten om fouten te voorkomen. Door de salarisadministratie uit te besteden aan gespecialiseerde partijen profiteren organisaties van actuele kennis en expertise. Hierdoor hoeft eigen personeel minder tijd te besteden aan complexe en tijdrovende administratieve taken. Niet alleen het grote bedrijfsleven, maar zeker ook het MKB profiteert van het uitbesteden van salarisadministratie. Vooral kleinere ondernemingen beschikken meestal niet over aparte HR-afdelingen of gespecialiseerde salarisadministrateurs. Hun personeel besteedt daardoor relatief veel uren aan werkzaamheden die niet tot hun primaire taken behoren, wat uiteindelijk niet efficiënt is voor de bedrijfsvoering. Met een externe partij worden deze taken uit handen genomen, en kunnen werknemers zich richten op kerntaken die van directe waarde zijn voor de onderneming.
Kostenbesparing door het uitbesteden van salarisadministratie
Bij het uitbesteden van salarisadministratie spelen financiële overwegingen vaak een grote rol. In tegenstelling tot wat velen denken, leidt het uitbesteden meestal tot lagere kosten. Dit komt doordat gespecialiseerde dienstverleners gebruikmaken van efficiënte software en processen, gecombineerd met diepgaande kennis en ervaring. Deze partijen verzorgen salarisverwerking vaak sneller en accurater dan bedrijven intern zouden kunnen. Bovendien blijven bedrijven niet zitten met vaste kosten zoals salarissen van gespecialiseerde medewerkers of jaarlijkse kosten voor softwarelicenties en trainingen. Wanneer organisaties de salarissen intern verwerken, hebben zij regelmatig te maken met verborgen kosten. Hierbij valt te denken aan verspilde arbeidstijd, maar ook kosten die gepaard gaan met fouten, zoals naheffingen of boetes van belasting instanties als gevolg van onjuiste afdrachten. Deze kosten verdwijnen grotendeels wanneer specialisten de verantwoordelijkheid overnemen. Zo zorgt uitbesteden van salarisadministratie niet alleen voor lagere directe kosten, maar ook voor minder onverwachte uitgaven.
Behoud van controle met uitbesteden salarisadministratie
Een vaak gehoorde zorg bij het overdragen van salarisadministratie aan een externe partij is het verlies van controle. Organisaties willen begrijpelijkerwijs weten hoe ze zicht blijven houden op hun gegevens en processen. In de huidige situatie is dit geen enkel probleem, gezien geavanceerde online systemen, dashboards en rapportages. Goed ingerichte processen bieden organisaties juist meer transparantie en controle dan interne reguliere salarisverwerking doorgaans doet. Moderne aanbieders zorgen ervoor dat organisaties via online platforms inzicht krijgen in alle onderdelen van het salarisproces. Werkgevers kunnen real-time inzien welke gegevens verwerkt zijn, duidelijke rapportages ontvangen en beschikken over overzichtelijke dashboards. Bij outsourcing hoeft er dus zeker geen controleverlies plaats te vinden. Integendeel, organisaties profiteren juist van een flexibeler overzicht en krijgen meer controle over hun datastromen en administratieve rapportages dan voorheen.
Veiligheid en privacy bij het uitbesteden van salarisadministratie
Vanuit privacy- en veiligheidsoverwegingen is salarisadministratie altijd een gevoelig onderwerp voor organisaties. Organisaties moeten voldoen aan strikte regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en dienen zorgvuldig om te gaan met gevoelige persoonsgegevens. Professionele dienstverleners leveren tegenwoordig hoogstaande dataveiligheid bij het uitbesteden van salarisadministratie. Zij zijn zich zeer bewust van hun verantwoordelijkheden en beschikken over goed beveiligde systemen die voldoen aan alle wettelijke eisen. Door de strenge regelgeving op gebied van gegevensbescherming besteedt externe administratiekantoor vaak aanzienlijke aandacht aan digitale beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan versleuteling van gegevens, gebruik van veilige datacenters en regelmatig uitgevoerde audits. Door samenwerking met specialistische aanbieders wordt het veiligheidsniveau vaak zelfs hoger dan bedrijven zelfstandig zouden kunnen realiseren. Bedrijven profiteren daardoor uit veiligheidsoogpunt enorm van samenwerking met betrouwbare experts op dit gebied.
