Virtual assistants worden door ondernemers voor steeds meer verschillende werkzaamheden ingezet. Van agendabeheer en klantenservice tot social media, e-mailmarketing en projectondersteuning. Juist doordat het vak zo breed is geworden, kan het lastig zijn om jezelf te onderscheiden. Specialisatie helpt om duidelijk te maken waar je goed in bent en voor welke opdrachten klanten bij jou moeten zijn.
Van algemene ondersteuning naar specifieke expertise
De eerste virtual assistants richtten zich vaak op algemene administratieve taken. Denk aan afspraken plannen, documenten verwerken, inboxen beheren en telefoontjes beantwoorden. Die werkzaamheden bestaan nog steeds, maar het aanbod aan diensten is inmiddels veel breder geworden.
Ondernemers besteden bijvoorbeeld hun nieuwsbrief, webshopbeheer, podcastproductie of recruitment deels uit. Voor zulke werkzaamheden is algemene ondersteuning niet altijd voldoende. Een ondernemer die hulp zoekt bij e-mailmarketing heeft meer aan iemand die ervaring heeft met nieuwsbrieven, segmentatie en automatiseringen dan aan een VA die vooral agenda’s beheert.
Daar komt bij dat veel eenvoudige taken steeds makkelijker met software kunnen worden uitgevoerd. Dat betekent niet dat algemene ondersteuning verdwijnt. Het betekent vooral dat kennis, beoordelingsvermogen en ervaring meer waarde krijgen. Een VA die begrijpt waarom een taak wordt uitgevoerd en zelfstandig keuzes kan maken, kan daardoor interessanter zijn voor een opdrachtgever.
Specialiseren maakt je aanbod duidelijker
Een veelvoorkomend probleem bij beginnende VA’s is een lange lijst met diensten. Ze bieden administratie, social media, klantenservice, teksten, planning en facturatie aan. Dat lijkt aantrekkelijk omdat je niemand wilt uitsluiten, maar voor potentiële klanten kan het juist onduidelijk worden waarvoor ze je moeten inschakelen.
Vergelijk bijvoorbeeld “Ik ondersteun ondernemers op afstand” met “Ik ondersteun coaches bij hun e-mailmarketing en online programma’s”. De tweede omschrijving vertelt meteen welke klant je helpt en bij welke werkzaamheden. Een potentiële opdrachtgever kan daardoor sneller beoordelen of er een goede match is.
Specialisatie betekent overigens niet dat je nog maar één taak mag uitvoeren. Je kunt prima verschillende werkzaamheden combineren rond één type klant of probleem. Een e-commerce VA kan bijvoorbeeld productpagina’s beheren, klantvragen afhandelen en bestellingen controleren. De samenhang tussen de diensten maakt de positionering duidelijk.
Je bouwt sneller diepgaande vakkennis op
Wanneer je regelmatig vergelijkbare opdrachten uitvoert, leer je sneller. Je ontdekt welke aanpak goed werkt, welke fouten vaak voorkomen en welke software geschikt is voor bepaalde situaties. Die opgebouwde ervaring neem je mee naar iedere volgende opdrachtgever.
Stel dat je gespecialiseerd bent in podcastondersteuning. Na verloop van tijd weet je hoe een productieplanning werkt, welke informatie gasten nodig hebben en hoe afleveringen gepubliceerd kunnen worden. Een nieuwe klant hoeft je daardoor minder uit te leggen. Dat bespaart tijd en maakt zelfstandig werken eenvoudiger.
Voor beginnende VA’s kan het lastig zijn om meteen te bepalen welke richting geschikt is. Een opleiding voor virtual assistants behandelt onder meer wat het vak inhoudt en hoe je als zelfstandig virtual assistant kunt starten. Zo’n basis kan helpen om eerst verschillende werkzaamheden te leren kennen voordat je een specialisatie kiest.
Welke specialisaties zijn mogelijk als virtual assistant?
Er bestaat geen vaste lijst met specialisaties waaruit iedere VA moet kiezen. Je kunt je specialiseren op werkzaamheden, op een bepaalde klantgroep of op een combinatie daarvan. Het belangrijkste is dat je keuze logisch aansluit op een probleem waarvoor ondernemers daadwerkelijk ondersteuning zoeken.
Veel voorkomende richtingen zijn bijvoorbeeld:
- administratieve en financiële ondersteuning;
- social media en contentbeheer;
- e-mailmarketing;
- technische ondersteuning voor websites en online systemen;
- klantenservice en communitymanagement;
- projectmanagement;
- e-commerce ondersteuning;
- recruitment en HR-ondersteuning;
- podcast- en videoproductie;
- ondersteuning bij online trainingen en cursussen.
Je hoeft die keuze niet uitsluitend te baseren op wat populair is. Kijk vooral naar werkzaamheden waar je goed in bent en die je langere tijd wilt uitvoeren. Wie een hekel heeft aan social media wordt waarschijnlijk niet gelukkig van een bedrijf dat volledig draait om socialmediabeheer, zelfs wanneer daar voldoende vraag naar bestaat.
Een specialisatie kiezen die echt bij je past
Een goede specialisatie ligt meestal op het snijpunt van drie zaken: wat je kunt, wat je graag doet en waarvoor klanten willen betalen. Alleen naar je huidige vaardigheden kijken is daarom te beperkt. Sommige kennis kun je relatief eenvoudig bijleren als een bepaalde richting goed bij je past.
Begin bijvoorbeeld met je eerdere werkervaring. Misschien heb je jaren in de zorg, het onderwijs, HR of retail gewerkt. Die achtergrond kan waardevol zijn omdat je de taal, processen en dagelijkse problemen van klanten uit die branche al kent. Iemand met ervaring bij webshops kan zich bijvoorbeeld makkelijker ontwikkelen tot e-commerce VA.
Kijk daarna naar opdrachten waarvan je energie krijgt. Vind je het prettig om processen te organiseren, cijfers te controleren of juist creatieve content te maken? Noteer drie werkzaamheden die je graag uitvoert en drie die je liever vermijdt. Dat simpele overzicht voorkomt dat je een specialisatie kiest die commercieel interessant klinkt, maar niet bij je manier van werken past.
Opleiding en praktijkervaring combineren
Een specialisatie ontstaat zelden door alleen theorie te bestuderen. Je leert vooral door werkzaamheden daadwerkelijk uit te voeren, feedback te krijgen en steeds zelfstandiger problemen op te lossen. Begin daarom niet met het idee dat je eerst alles moet beheersen voordat je een specifieke dienst kunt aanbieden.
Je kunt klein starten. Kies bijvoorbeeld één dienst, verdiep je in de belangrijkste software en voer enkele opdrachten uit. Houd tijdens die opdrachten bij welke vragen klanten stellen en welke kennis je nog mist. Zo ontstaat vanzelf een concreet leerplan dat aansluit op de praktijk.
Op de site van VA Business Academy vind je meer informatie over het starten en ontwikkelen van een onderneming als virtual assistant. Voor iemand die het VA-vak als zelfstandig ondernemer wil aanpakken, kan zulke informatie context bieden bij onderwerpen als dienstverlening, klanten en ondernemerschap.
Specialisatie hoeft niet definitief te zijn
Sommige startende VA’s stellen hun keuze uit omdat ze bang zijn de verkeerde richting te kiezen. Dat is niet nodig. Een specialisatie is geen beslissing waar je de rest van je loopbaan aan vastzit.
Je kunt bijvoorbeeld beginnen met administratieve ondersteuning en later ontdekken dat je vooral plezier hebt in projectplanning. Vervolgens kun je je aanbod geleidelijk aanpassen. Bestaande klanten hoeven daarbij niet direct te verdwijnen. Je kunt nieuwe opdrachten simpelweg steeds vaker binnen je gewenste richting aannemen.
Hetzelfde geldt wanneer de vraag vanuit klanten verandert. Nieuwe software kan bepaalde werkzaamheden eenvoudiger maken, terwijl andere taken juist meer specialistische kennis vereisen. Door regelmatig te kijken welke problemen je klanten hebben, blijft je dienstverlening aansluiten bij wat ondernemers nodig hebben.
Specialisatie voor virtual assistants gericht ontwikkelen
Specialiseren begint niet met het bedenken van een opvallende functietitel. Het begint met goed kijken naar je vaardigheden, interesses en de problemen die je voor klanten kunt oplossen. Kies vervolgens een duidelijke richting en bouw daar stap voor stap ervaring in op.
Maak je keuze ook concreet genoeg om ermee te werken. Beschrijf voor jezelf welke klanten je wilt helpen, met welke werkzaamheden en welk resultaat je daarbij ondersteunt. Test die richting vervolgens in echte opdrachten. Praktijkervaring geeft uiteindelijk de beste informatie over welke specialisatie bij jou past en waarin je verder wilt groeien.
