Internationale concurrentie en snelle technologische veranderingen vereisen dat organisaties steeds effectiever presteren. Het management moet omgaan met organisatorische complexiteit en de reactiesnelheid van de organisatie verhogen. Belangrijke parameters voor prestatieverbeteringen zijn time-to-market, servicegraad, kostenreductie, kwaliteit, risicobeheersing en de integratie met zakelijke partners, zoals klanten en toeleveranciers. Om prestatieverbeteringen te realiseren en organisatorische verstarring te voorkomen, moet het management aandacht besteden aan de inrichting van haar processen. Een procesgerichte manier van denken en werken biedt organisaties ook in praktische zin veel voordelen: verbeterde kwaliteit van de dienstverlening, verhoogde transparantie, inzicht in de kostenstructuur en betere stuurinformatie voor managers. De efficiency van een organisatie verbetert. Ook ketenintegratie is eenvoudiger te realiseren, doordat de processen van alle partijen duidelijk zijn en aan elkaar geschakeld kunnen worden. Dit geldt bij uitstek ook voor procesgericht werken met HRM door gebruik te maken van eHRM. Hierdoor kan een slag gemaakt worden in de transformatie van operationele HR-werkzaamheden naar strategische HR-advisering.
De eHRM-aanpak zou dan ook vanzelfsprekend volledig procesgericht opgesteld moeten worden. Voor het verwerken en registreren van de juiste gegevens is uiteraard een administratief personeelsinformatiesysteem nodig, maar de inrichting van de HR-processen wordt daarmee vaak niet ondersteund.
Een eHRM-applicatie zou conform het principe van procesmanagement moeten werken waar het gaat om het inzichtelijk maken van bedrijfsprocessen die weer andere processen beïnvloeden. Zo zal bij een relatief eenvoudig proces als een indiensttreding behalve met alle HR-zaken (personeelsdossier opbouwen, eerste dag melding) ook rekening gehouden moeten worden met het proces op de afdeling automatisering (gebruikersaccount aanmaken, toegang regelen tot diverse systemen zoals e-mail), het proces voor facilitaire zaken (werkplek regelen, visitekaartjes, toegangsbadge) en de salarisadministratie. Zo wordt duidelijk dat het ene proces het volgende opstart, zodat een 'hiërarchie' van processen ontstaat. eHRM in combinatie met procesmanagement brengt deze proceshiërarchie in kaart en zorgt op die manier voor overzicht en samenhang in processen. Zo ontstaan mogelijkheden tot efficiencyverhoging en tot sturing op processen.
eHRM en ESS/MSS: niets nieuws
eHRM, of 'het optimaal gebruikmaken van nieuwe technologieën voor het (verder) professionaliseren van de HR-functie in een organisatie', is niet nieuw. Het digitaal verlof aanvragen en fiatteren zijn voorbeelden van ESS/MSS waarbij de doelstelling is om aanvraag van bepaalde zaken, maar ook registratie en beheer van de eigen gegevens, door de medewerker zelf te laten doen. Een eerste versie van een Employee Self Service-systeem (ESS).
Door de jaren heen is de focus verschoven van applicatie gericht denken naar procesgericht denken en waarbij HR-informatie centraal staat. ESS/MSS sluit dan ook naadloos aan bij het integraal management in organisaties, met name de HRM gerelateerde verantwoordelijkheden van integraal managers. De eHRM-oplossing biedt alle mogelijkheden en informatie om HRM gerelateerde verantwoordelijkheden van leidinggevenden ook op een juiste manier in te vullen. Naast fiatteringmogelijkheden aan de manager gaat het beschikbaar stellen van stuurinformatie, zoals een HRM-dashboard, steeds belangrijker worden. Een volwaardige ESS/MSS- (Management Self Service-)oplossing dus.
Procesmanagement
Het wordt gaandeweg duidelijk dat dit met name ingrijpt op de HR-processen van een organisatie en zich niet beperkt tot het registreren en verwerken van HR-informatie. Het ontwikkelen van een ESS/MSS-oplossing gaat daarom hand in hand met de ontwikkeling van een specifieke vorm van ondersteuning in de vorm van procesmanagement. Bij procesmanagement gaat het niet zozeer om het gebruik van eHRM, maar meer om het ontwikkelen van een oplossing waarbij de eHRM-applicatie wordt ingezet om de HR-processen van de organisatie te optimaliseren. Dit heeft het realiseren van gestroomlijnde processen tot doel waarbij medewerkers en leidinggevende op een simpele wijze invulling kunnen geven aan de processen zodat de processen ook 'leven' en gedragen worden door de organisatie. De eHRM-applicatie is daarbij het hulpmiddel.
eHRM-dashboard: managementinformatie
Het eHRM-dashboard zorgt voor het decentraal aanbieden van managementinformatie zonder diverse applicaties te hoeven openen om informatie bij elkaar te halen. Managementinformatie is een zeer belangrijk onderdeel van de eHRM-applicatie. Volledig geautoriseerde dashboardinformatie beschikbaar stellen aan leidinggevende in de eHRM-portal. Hier ligt uiteindelijk ook de kracht van eHRM. Een leidinggevende moet snel en adequaat over actuele managementinformatie kunnen beschikken om te kunnen sturen en te anticiperen op bepaalde situaties. Om de gegevens nog inzichtelijker te maken zou een leidinggevende signaleringen moeten aanbrengen waarop hij/zij actie zou moeten ondernemen. Verder is ook het vergelijken met andere afdelingen, het zogenoemde downdrillen van informatie (bijvoorbeeld van ziekteverzuimpercentage naar een individueel ziektedossier klikken) een belangrijk aspect in het HR-dashboard.
Kortom, een procesgerichte eHRM-benadering waarbij stuurinformatie een organisatie helpt om van administratie naar informatie te komen.
