Het traditionele outsourcing model maakt gebruikt van een vaste prijs of sla als basis voor de relatie tussen mensen onshore en offshore. Deze overeenkomst is gebaseerd op resultaten. Bij global staffing is de overeenkomst gebaseerd op inspanning en beschikbaarheid.
Dit betekent dat als de outsourcer geen deadline, service niveau of vaste eisen heeft om het project te voltooien. De manier van managen lijkt dan meer op een relatie met intern of extern personeel in het eigen kantoor. Maar de afstand, cultuur en het tijdsverschil zorgen soms voor uitdagingen.
Ik wil hier zes gewoonten bespreken die cruciaal zijn voor het success van een offshore of nearshore team als zij direct gemanaged worden. Het doel hier is om onshore managers de juiste handvaten te geven.
1. Stel een projectmanager aan
Vaak heeft elk project een andere projectmanager. Dit werkt misschien goed in een setting waar iedereen elkaar kent en in hetzelfde kantoor werkt, maar met een offshore team werkt dit anders. Het offshore team leeft mee met de persoon en zijn of haar manier van communiceren. Dit creëert vertrouwen en herkenbaarheid en dat leidt tot hogere productiviteit en kwaliteit. In een ideale wereld is één projectmanager verantwoordelijk voor het communiceren met één offshore team en blijft deze verhouding zo.
2. Stel een procesmanager aan
De procesmanager kijkt vanaf een afstand naar de samenwerking met het offshore team. Hij is zelf niet betrokken bij het project maar kijkt naar het communicatieproces en ontwikkelingsproces. Deze persoon kan ook verschillende projecten en projectmanagers in de gaten houden. Het beste is als hij elke week op een vaste tijd met de offshore projectmanager en procesmanager spreekt.
3. Houdt het top management op de hoogte
Vorige week had ik het hierover met één van onze klanten. Hij had een manager aangenomen die verantwoordelijk zou zijn voor de samenwerking met onze nearshore programmeurs. De ceo was niet betrokken bij de samenwerking en tijdens de zes maanden dat deze plaats vond had hij de verantwoordelijkheid naar de manager gedelegeerd. Hetzelfde gold voor mij, we hadden beiden niet de juiste methodologie om geïnformeerd en up-to-date te blijven over wat er wel en niet goed ging. Het is belangrijk dat de procesmanager het topmanagement wekelijks op de hoogte houdt zodat iedereen goed geïnformeerd blijft.
4. Zorg voor steun van het hele onshore team
Het is belangrijk dat het management tijd investeert in het communiceren van de lange termijn voordelen van offshoring zodat iedereen deze strategie steunt. Als er mensen zijn die hun buitenlandse collega’s als een bedreiging zien of als ze andere negatieve gedachten over offshoring hebben, worden ze misschien een obstructie voor de samenwerking. Door dit aan te pakken en iedereen bij de beslissing te betrekken doet iedereen mee.
5. Eerlijke, open feedback in meetings
Ik ben groot fan van het organiseren van dagelijkse en wekelijkse (skype) meetings op een vaste dag en tijd. In deze meetings is het belangrijk dat mensen zich voldoende op hun gemak voelen om eerlijke en open feedback te geven. Vaak wordt er niet gepraat over dingen die niet goed gingen om elkaar niet te beledigen. Als de goede dingen gevierd en de slechte dingen geaccepteerd worden en gezien worden als een kans om ervan te leren zal het team elke dag beter worden. Dit kan door de managers in de meeting actief gestimuleerd worden.
6. Kijk vaak de initiële verwachtingen na
Als de huwelijksreis begint is het belangrijk om alle verwachtingen te uiten en te documenteren. Zoals ik met bovenstaande ceo besprak namen we deel aan een workshop voor de samenwerking begon. We concludeerden dat elk ingrediënt voor een succesvolle samenwerking was opgeschreven. Maar ergens waren we toch van het pad afgedwaald. We hadden het oorspronkelijke workshop document niet vaak genoeg geraadpleegd. Door de verwachtingen en intenties elke maand na te gaan zijn er meer kansen om het juiste gedrag toe te passen.
Als deze zes gewoonten deel uit maken van de samenwerking kunt u een offshore team creëren dat zich als ‘collega’s’ gedraagt, deel uit maakt van uw organisatie en op de lange termijn waarde toevoegt.
