Het wereldwijde web (www) waartoe via Internet toegang kan worden verkregen, is in zeer korte tijd uitgegroeid tot de meest gebruikte methode om digitale documenten in te zien. Bijna de helft van de ondernemingen die digitale ‘document viewers’ inzetten (47 procent), blijkt het Web hiervoor op ruime schaal te gebruiken. Netscape Navigator is met een aandeel van 79 procent verreweg de populairste ‘browser’.
Dit is de voornaamste conclusie uit een onderzoek van Xplor International, een vereniging die zich beweegt op het gebied van elektronische document-informatiesystemen. 308 Leden van Xplor vulden de enquête in. Tweederde van de respondenten bleek regelmatig digitale ‘document viewers’ te gebruiken.
Er bestaan verschillende manieren om elektronisch opgeslagen documenten te bekijken. Na de ‘World Wide Web Viewer’ volgt op korte afstand de Adobe Acrobat Reader-software. Deze software wordt in het bedrijfsleven veel gebruikt om documenten gemakkelijk langs elektronische weg te distribueren. Door 40 procent van de bedrijven werd Adobe Acrobat genoemd.
Internet en Adobe vormen zo ongeveer de standaard voor het inkijken van elektronische documenten vanuit de PC. De opmars van Internet en Adobe is ten koste gegaan van softwarepakketten die geschikt zijn voor centraal gebruik in de computerkamer zoals Xerox Metacode of IBM AFP Workbench.
E-mail, Internet en intranet worden momenteel door 42 procent van de bedrijven gebruikt als alternatieven voor kleine hoeveelheden drukwerk. Het gebruik van e-mail en Internet voor ruime verspreiding van documenten is wat minder populair. Slechts 27 procent van de bedrijven heeft programma’s lopen voor het gebruik van e-mail of Internet als alternatief voor het printen van grote aantallen. Maar dit kan snel veranderen. Eenderde van de bedrijven bekijkt in hoeverre e-mail en Internet ook kunnen worden ingezet voor het verspreiden van documenten op grotere schaal.
Terugdringen print
Ongeveer 41 procent van de bedrijven verwacht dat Internet het printen zal terugdringen. Eenzelfde percentage ziet echter geen enkel effect, terwijl 34 procent zelfs een toename van de print-activiteiten ziet.
Over het algemeen blijkt dat het printen aan belangrijkheid heeft ingeboet bij de bedrijven. 21 Procent van de gebruikers vindt dat printing een strategische ’tool’ is. In 1990 was nog eenderde van de gebruikers die mening toegedaan. IT wordt door 55 procent van de gebruikers als een strategisch middel gezien.
Respondenten bij computer-servicebureaus hechtten uiteraard een veel hoger belang aan deze technologie en IT. Het verschil in perspectief is groot, zo laat bijgaande grafiek zien. Liefst 96 procent van de servicebureaus ziet IT als strategisch belangrijk. 93 Procent van de servicebureaus beschouwt print-technologie als een strategisch middel. Bij de bedrijven is dit 70 procent.
Noodzakelijk kwaad
Overigens ziet 39 procent van de bedrijven het printen als een noodzakelijk kwaad, waar zo min mogelijk geld aan wordt uitgegeven.
Een andere opvallende uitkomst van het onderzoek is dat slechts een minderheid van de bedrijven een formele strategie heeft ontwikkeld voor digitale documenten. Xplor vindt dat vreemd omdat brede overeenstemming bestaat over het belang van informatietechnologie en de sleutelrol van het document bij het beschikbaar stellen van documenten.
