Baggerbedrijf Boskalis gaat zijn projecten en financiële administraties draaien op Baan Series. Het is daarmee één van de eerste bedrijven die Baans nieuwe op componenten gebaseerde software gaat implementeren. De mogelijkheden om projectmatig te kunnen werken vormde voor Boskalis een belangrijke reden om voor Baan Series te kiezen. Vorige week sloten beide Nederlandse bedrijven, die wereldwijd als marktleiders te boek staan, het contract.
De geldelijke omvang van de overeenkomst werd niet bekendgemaakt, maar het gaat om enkele honderden gebruikers. De Koninklijke Boskalis Westminster, zoals het bedrijf voluit heet, heeft een omzet van anderhalf miljard gulden per jaar, ruim drieduizend medewerkers, kantoren in meer dan veertig landen en voert wereldwijd honderden grootschalige bagger- en andere waterkundige en infrastructurele projecten uit. Zo heeft het bedrijf in Hong Kong geparticipeerd in het grootste baggerproject ooit; de aanleg van een vliegveld in zee.
Evolutionair
Boskalis heeft voor Baan gekozen vanwege zijn rijke functionaliteit op het gebied van projectmatig werken. De software van SAP werd ook bekeken. "Maar Baan is binnen de Nederlandse bouwwereld gewoon de belangrijkste speler", aldus Sjaak Stam, IT-manager bij Boskalis. Na een pilot-project, waarbij een internationaal project werd gesimuleerd, viel de keuze op Baan Series en niet op Baan IV. Stam: "De mogelijkheid om de functionaliteit op een evolutionaire manier te kunnen laten groeien vormde daarbij een belangrijke reden. Het ondervindt geen hinder van tijdrovende en kostbare migratietrajecten." Ook de variëteit aan valuta die de financiële software van Baan Series aankan, speelde mee in de beslissing. "Ons kantoor in Singapore moet de projectadministratie tegelijkertijd in de eigen valuta, de valuta waar de projecten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld in Indonesische roepia’s) en in Nederlandse guldens kunnen bijhouden." De forecasting-module beviel Boskalis ook; projectbewaking en voortgangscontrole zijn erg belangrijk voor Boskalis. In de bèta-test, waar het baggerbedrijf nu nog middenin zit, zijn een aantal suggesties van Boskalis meegenomen in Baan Series.
Meesturen
"Uiteindelijk is het de bedoeling dat we een Windows NT-server van Compaq inrichten en die meesturen met elk project. Als een onderdeel van een schip het begeeft, kan dat verwerkt worden in Baan. Het onderdeel kan dan meteen en automatisch besteld en bij de projectkosten geboekt worden. Het hart van de implementatie betreft de projectmanagementmodule, waarmee de financiële consequenties van alle projectactiviteiten direct overal zichtbaar zijn", aldus Stam. Boskalis gaat de software in de komende anderhalf jaar eerst op zijn Papendrechtse hoofdkantoor en zijn zeven belangrijkste buitenlandse vestigingen implementeren. Het gaat om Baan Project, Baan Financials met Hyperion voor de consolidatie, Baan Distribution en Baan Service. Daarna komen de individuele projecten aan de beurt. Er vinden nog gesprekken plaats met Baan of het haalbaar is om ook de schepen uit te voeren met Baan-software.
Weinig afstemming
Boskalis wil met de Baan-implementatie een moderne IT-infrastructuur creëren. "In het verleden hebben we veel geïnvesteerd in IT, maar alle initiatieven zijn te weinig op elkaar afgestemd", aldus Stam. Met de huidige groei van de organisatie heeft Boskalis behoefte aan een geïntegreerd softwarepakket. Het jaar 2000 speelt een ondergeschikte rol bij de implementatie. "Hoewel we nog een aantal knelpunten moeten oplossen, en Baan daarbij in een aantal gevallen een rol speelt, is het jaar 2000 niet de reden om een erp-software te gaan gebruiken."
In het kader van de bèta-test zijn nu nog een aantal Baan-ontwikkelaars bij Boskalis in de weer. Deze zomer gaat het project over op een normale status. "Boskalis is niet blind voor de risico’s die zo’n ambitieus project met zich meebrengt. We hebben daarom strakke afspraken gemaakt wat ondersteuning en commitment betreft", aldus Stam. Zo plaatst Baan door de wol geverfde consultants op cruciale klussen en bestaan er afspraken voor responsetijden als er iets misgaat. Baan zal zich overigens tot het uiterste inspannen om dit prestigeproject succesvol af te ronden.
Bedrijfsmodel
De implementatie vindt plaats aan de hand van Baans Dem-hulpmiddel (Dynamic Enterprise Modelling). De bedrijfsmodellen voor Boskalis worden hierin ontwikkeld, waarna de benodigde functionaliteit uit de totale Baan-oplossing geplukt wordt. De keuze voor het NT-platform is overigens niet onlogisch. "Het platform is schaalbaar, we kunnen wereldwijd rekenen op expertise en NT integreert natuurlijk met Microsoft Office", zegt Stam. Bovendien is het prijstechnisch aantrekkelijker om een NT-server met een project mee te geven dan een Unix-machine.
