Woningbouwvereniging ‘De Woonplaats’ verhuurt woningen in Enschede en Groenlo. Om een zo eerlijk mogelijke verdeling onder kandidaat huurders te bewerkstelligen zijn de oude wachtlijsten afgeschaft en is men overgestapt op een content management systeem gebaseerde aanpak die de potentiële huurder de kans geeft om via kabelkrant, internet en een ‘voice portal’ de interesse in een woning kenbaar te maken. Achterover leunen en op die manier wachtpunten verzamelen heeft hierdoor geen zin meer. Toch is het project niet onomstreden. Voornaamste oorzaak lijkt onbegrip over de gebruikte technologie.
Vrijwel dagelijks komen bij woningbouwverenigingen huizen beschikbaar voor de verhuur. In de regel worden deze woningen vervolgens aangeboden aan mensen die vaak al zeer geruime tijd op een wachtlijst staan.
Bij woningcorporatie ‘De Woonplaats’ doet men het anders. Hier heeft men een aanpak bedacht die ‘de woonvinder’ wordt genoemd en die tot doel heeft een eerlijker verdeling van de beschikbare woningen te realiseren. Veel wachtlijsten staan namelijk vol met mensen die zich voor de zekerheid hebben ingeschreven, maar eigenlijk helemaal niet acuut op zoek zijn naar een ander huis.
‘Content management’-systeem
De woonvinder heeft tot doel dit probleem te ondervangen. Dat kan door alle kandidaten – de huidige huurders die wellicht een andere woning willen hebben, kandidaten van buiten de regio en mensen die binnen de regio op zoek zijn naar een huurhuis – een kans te bieden om hun belangstelling voor een vrijkomende woning kenbaar te maken. Dat gebeurt met een op een content management systeem gebaseerde toepassing die kabelkrant, telefoon en website met elkaar in verbinding brengt.
Medewerkers van de woningcorporatie voeren iedere dag nieuw beschikbaar gekomen woningen aan de hand van een special ontwikkeld ‘content type’ in op het op Smartsite gebaseerde intranet. Hierna worden deze gegevens automatisch ‘gerepliceerd’ naar de internetsite waar een publicatieserver draait. Deze software zorgt voor publicatie van de gegevens op de website van de vereniging. Deze manier van werken heeft als voordeel dat alle relevante gegevens slechts één keer behoeven te worden ingevoerd, waardoor sneller gewerkt kan worden en minder snel fouten optreden.
Alle woningzoekenden kunnen zich op de website laten registreren. Hierna ontvangen zij een registratiecode. Deze code hebben zij nodig wanneer zij vervolgens een 0900-nummer draaien en toegang krijgen tot een ‘spraakportaal’ (voice portal). Dit op Voice-XML gebaseerde portaal is ontwikkeld door Ecxs Networks en heeft onder andere als taak om de gegevens over de beschikbare huurwoningen in de vorm van volledige zinnen aan de beller te presenteren.
Lotingmechanisme
Het spraakportaal is hiertoe niet zozeer geïntegreerd in de website, maar is wel aan de site gelinkt, zodat dezelfde gegevens die in het ‘content management’-systeem zijn vastgelegd en op de site worden gepubliceerd, eveneens via de telefoon kunnen worden gepresenteerd. Met de registratiecode en de toetsen van de telefoon kan deze vervolgens de belangstelling voor een woning kenbaar maken. De portal legt deze data hierop vast. Twee maal per dag worden deze gegevens op dynamische wijze geëxporteerd en overgebracht naar het ‘content management’-systeem.
Inschrijven op een woning vindt plaats op een door woningbouwvereniging De Woonplaats vastgestelde dag en tijd. Na het verlopen van de inschrijvingstermijn – deze wordt binnen Smartsite bepaald – kiest de software automatisch en op basis van een lotingmechanisme een nieuwe huurder. Deze naam wordt vervolgens weer automatisch op de website gepubliceerd. Woningzoekenden kunnen op deze manier na een half uur per telefoon (met andere woorden: via het spraakportaal) of via de website vernemen of ze een woning toegewezen hebben gekregen.
Niet onomstreden
Overigens staat het woningaanbod van De Woonplaats niet alleen op de website, maar ook op de lokale kabelkrant. Op deze manier denkt de woningbouwvereniging een aanpak te hebben ontwikkeld die alle potentiële huurders evenveel kans geeft op een woning. Toch blijkt deze manier van werken niet onomstreden, aangezien mensen die niet over internet beschikken soms het gevoel hebben dat zij benadeeld worden. De systematiek is echter duidelijk meerkanaals: kabelkrant, website en telefoon. Het enige waarvoor de website nodig is, is het toekennen van een registratiecode.
Ook het simpelweg afschaffen van de wachtlijsten stuitte in eerste instantie op kritiek. Uit onderzoek is echter gebleken dat 65 procent van de ingeschreven woningzoekenden helemaal geen nieuw huis zoekt. Zij verstoppen echter wel de oude systematiek. Het is ook niet zo dat wie het eerste belt als eerste een woning heeft. In Smartsite is een lotingmechanisme opgenomen dat dit soort aspecten juist neutraliseert. De woningbouwvereniging heeft het ingebouwde lotingmechanisme bovendien door een notaris laten onderzoeken en deze heeft de aanpak als zijnde eerlijk gecertificeerd.
Jaarlijks biedt De Woningplaats zeshonderd tot zevenhonderd woningen te huur aan. Per tien minuten kunnen als gevolg van het gebruik van het nieuwe portaal zevenhonderd mensen bellen. Per dag kunnen potentiële huurders 13 tot 14 uur inbellen op het systeem.< BR>
