De bi-hulpmiddelen olap en rapportage zijn beide nodig, echter in een andere fase van het beslissingsproces, stelt Daan van Beek. Louter olap leidt ertoe dat organisaties problemen over het hoofd zien. Met alleen rapportage kunnen ze problemen wel signaleren, maar niet goed onderzoeken.
Jeroen Coenen en Jeroen Hovinga snijden enkele belangrijke punten aan in hun discussie over olap, ad-hoc queries en bi (business intelligence) (Computable, ‘Intelligente bi-keuze’, 26 maart en 7 mei 2004, en ‘Combineer olap en bi’, 9 april 2004). De standpunten en argumenten die ze noemen komen echter vooral voort uit de (beperkte) oplossingen die ze als bi-leveranciers aanbieden. Helaas komt hierdoor de essentie van de discussie, die wel relevant is voor bi-gebruikers, onvoldoende aan bod. Coenen en Hovinga definiëren daarnaast een aantal dingen, waaronder bi, olap en ad-hoc query, ondoorzichtig en laten het belangrijkste aspect buiten beschouwing.
De discussie over de kosten van (geïntegreerde) bi-systemen, al dan niet voorzien van olap, laat ik hier buiten beschouwing. Die wordt namelijk puur gevoed vanuit het feit dat Proclarity meelift op het succes van Microsofts olap-systeem, dat gratis wordt meegeleverd met SQL Server. Hierdoor is geen fatsoenlijke kostenvergelijking mogelijk.
Grasduinen
Er zijn verschillende hulpmiddelen voor het opvragen van informatie die een bi-systeem ondersteunen. Grofweg vallen die middelen uiteen in twee categorieën: olap en rapportage. Olap is een vorm van ad-hoc query waarmee je interactief kunt grasduinen in data, ongeacht het niveau, en zodoende analyses kunt uitvoeren en nieuwe kennis kunt opdoen. Bij rapportage spreken we over rapportages die in grote mate statisch zijn. Het is opvallend dat Coenen helemaal niet ingaat op het fenomeen rapportage – dat zou je van een leverancier die uit die hoek is voortgekomen wel verwachten – terwijl dit juist een belangrijk aandachtspunt moet zijn in de discussie.
Olap, het grasduinen door data op verschillende niveaus, is vooral geschikt wanneer de informatiebehoefte (vaak beschreven in termen van kpi, key performance indicators) van een organisatie onvoldoende of helemaal niet duidelijk is. Hovinga gaat in zijn eerste betoog geheel aan dit punt voorbij en lijkt ieder besturingsprobleem als een spijker te beschrijven. Is dat omdat zijn organisatie voornamelijk hamers verkoopt? Rapportage, al dan niet voorzien van een zekere mate van interactiviteit, is goed toepasbaar wanneer die informatiebehoefte wel duidelijk is gedefinieerd.
Duidelijke en snel te interpreteren rapportages, al dan niet voorzien van grafieken, zorgen ervoor dat de gebruiker nauwelijks meer hoeft te zoeken naar ‘verborgen’ feiten. Wel zal hij doorgaans behoefte hebben aan gedetailleerdere informatie over de kpi van onderliggende niveaus, bijvoorbeeld per accountmanager, regio of product. Door een rapportage gelaagd op te bouwen (de eerste bladzijden tonen de prestaties op het hoogste niveau, de volgende die van de lagere niveaus) kunnen gebruikers zonder te ‘olappen’ toch komen tot belangrijke inzichten in de oorzaken van het goed of slecht presteren van een bedrijfsonderdeel.
Gegevensbrij
Je kan zelfs stellen dat organisaties die alleen maar doen aan olap (het on-the-fly slicen en dicen, drillen) hun informatiebehoefte onvoldoende hebben gestructureerd en/of uitgediept. Daarom moeten gebruikers van die organisaties zelf op zoek gaan naar relevante informatie in een grote gegevensbrij. Deze verborgen kosten van bi worden nogal eens vergeten – vaak ook omdat de bi-gebruiker niet op het budget van de it-afdeling drukt. Aan dit belangrijke kostenaspect gaan Coenen en Hovinga voorbij.
Daarnaast zijn succes en rendement van bi-systemen grotendeels afhankelijk van de vraag of de informatiebehoefte op structurele wijze is gemodelleerd in diezelfde systemen. Dit wil overigens helemaal niet zeggen dat organisaties die voornamelijk rapportage toepassen wel hun informatiebehoefte hebben gestructureerd en succesvol met bi zijn. Dat hangt er maar net vanaf of de bedrijfsprocessen leidend zijn geweest bij de ontwikkeling van het bi-systeem en of de informatiebehoefte goed daarop aansluit.
De praktijk leert dat gebruikers in eerste instantie behoefte hebben aan meer statische rapportages en de behoefte aan olap pas toeneemt als er een probleem is – het marktaandeel daalt of het ziekteverzuim stijgt in een specifieke regio. Onderzoek ondersteunt deze bevinding. Beide bi-hulpmiddelen zijn nodig, echter in een andere fase van het beslissingsproces. Louter olap leidt ertoe dat organisaties problemen over het hoofd gaan zien. Uitsluitend rapportage zorgt ervoor dat organisaties problemen wel kunnen signaleren maar niet verder kunnen onderzoeken, of dat met heel beperkte hulpmiddelen moeten doen. Het beste is als beide hulpmiddelen met al hun facetten volledig geïntegreerd zijn in één bi-systeem, iets wat beide leveranciers helaas niet helemaal of helemaal niet kunnen bieden.< BR>
Daan van Beek, managing consultant Passionned (onafhankelijk netwerk van denkers en doeners in bi, data-integratie, kennismanagement en it-st
