Het wereldwijde personeelsinformatiesysteem van ABN Amro krijgt gestaag vorm. Twee weken geleden werden de Nederlandse kantoren aangesloten, zo'n vier jaar na de start van het project. Een van de moeilijkste klussen bleek het zorgen voor correcte gegevens.
In Nederland was de hrm-informatie opgeslagen in een IBM-mainframesysteem. Dat is inmiddels vervangen door Peoplesoft draaiend op Unix.
De collegae in de Verenigde Staten, voornamelijk het personeel van La Salle Bank in Chicago, gingen de Nederlanders voor. "De Amerikanen moeten er nog steeds aan wennen dat ze hun hr-informatie niet langer in eigen beheer hebben", vertelt Martel Berends, bij de bank verantwoordelijk voor het project.
Berends verzamelt iedere maand de telefoon- en emailadressen van de wereldwijd honderdduizend personeelsleden van de bank. Vroeger stonden die in 38 of 42 verschillende telefoonboeken, waarvoor niemand echt verantwoordelijk was. "Ik voer op mijn werk slechts één discussie, en die gaat over de kwaliteit van gegevens"
De beslissing om één hrm-systeem te implementeren werd vier jaar geleden genomen. Ter voorbereiding begon Berends met het verzamelen van alle basisgegevens uit zo'n zeventig landen, met allemaal weer andere hr-systemen. "Onze kantoren in Libanon, Argentinë en Kazachstan …, ik heb ze allemaal aangeschreven."
Nu de hr-database gevuld raakt, wordt veel medewerkers ook de organisatiestructuur duidelijk, beweert Berends. "Vier jaar geleden was de bank vooral georganiseerd per land. Toen was er een verdeling in een tak verzekeringen, een internationale tak en een Nederlandse. De ondernemingsstructuur gold eigenlijk alleen op de bovenste twee, drie niveau's."
Unicode
De vernieuwing werd door Berends en zijn collegae aangegrepen om meer informatie uit het hr-systeem te halen. "Toen we in 1998 Banco Real overnamen, werd ons gevraagd wie van de ABN-medewerkers Portugees spraken. Welke talen onze medewerkers machtig zijn, stond echter niet in de bronadministratie. Inmiddels is er een koppeling tussen het hr-systeem en dat voor werving; daarmee zijn ook die gegevens terug te vinden."
De applicatie kan volgens Berends ook goed overweg met nationale wetgeving. De regering in Vietnam verplicht de bank in het lokaal schrift te rapporteren. "Peoplesoft is geschreven in Unicode en kan daarom gelukkig met deze karakters omgaan. Business Objects, waarmee wij de meeste analyses doen, kon dat tot de huidige versie (6.5) niet. Wij zijn best een belangrijke klant, dus omdat wij dat wilden, heeft dat bedrijf een tussenoplossing bedacht."
Grootste probleem bleek het uit elkaar houden van medewerkers met gelijke namen. "In Brazilië is De Suza een veelvoorkomende achternaam, in Hong Kong is het veelal Hong, of Ho. Hoe houd je broers en zus uit elkaar?" Om dubbele opname tegen te gaan, is de geboortedatum nodig. "Maar dan ben je er nog niet uit met tweelingen."< BR>
