Personeelinformatiesystemen zijn vaak complex en star. Het bedrijf PeopleXS beweert met zijn ‘online recruitment software’ slechts een implementatietijd van maximaal vijf dagen te hanteren. Gebruikers kunnen profielen en processen zelf aanpassen.
Werving en selectie lijkt een standaardproces. Cv’s komen de organisatie binnen, worden gekoppeld aan openstaande vacatures en beoordeeld. Daarna wordt de kandidaat uitgenodigd voor een, twee of drie gesprekken. Op verschillende momenten in het proces kan de kandidaat worden afgewezen of aangenomen. Globaal werkt het bij de meeste organisaties zo. Toch zijn softwareleveranciers vaak maanden bezig om hun software af te stemmen op de workflow van de klant. Wie is wanneer betrokken in het proces? Welke informatie bepaalt wie de juiste kandidaat is? Wat voor eisen heeft een specifieke functie? Het op maat maken en invoeren van personeelsinformatiesystemen die zo flexibel met data kunnen omgaan duurt daarom vaak maanden. Niet meer nodig, volgens Frank Oddens, managing director van PeopleXS. “Met onze software kan dat in drie tot vijf dagen.”
PeopleXS is online software voor werving en selectie. Sollicitanten vullen hun cv in op een webformulier. Na verzending belanden de gegevens in een centrale database op een server bij PeopleXS en kunnen ze makkelijk worden opgenomen in de ‘recruiting workflow’ van de potentiële werkgever. De personeelswerver of medewerker ‘human resources’ (hr) logt in op PeopleXS.com voor toegang tot dit reservoir aan kandidaten. De cv’s worden automatisch gekoppeld aan voorgedefinieerde profielen en de hr-medewerker hoeft alleen nog maar ja of nee te zeggen tegen de gemaakte match. De tijd die het kost van cv ontvangen tot medewerker aannemen is daarmee gereduceerd van 2-3 maanden naar 4-6 weken, aldus Oddens. “Grote bedrijven ontvangen makkelijk 50.000 cv’s per jaar. Die kan je allemaal gaan doorduimen of je kan ze aan PeopleXS overlaten.” Handiger nog dan het matchen is het gebruik van geavanceerde zoektechnologie van Autonomy, zodat ook kwaliteiten die buiten profielen vallen, kunnen worden gevonden. Die informatie kan vervolgens ook worden gewogen en gerangschikt.
Matching
De oorsprong van PeopleXS ligt in de jaren negentig. Frank Oddens en Eelco Scheltinga troffen elkaar in 1999 op een campus in Thailand, zwoegend over een MBA van Webster Academy. Tussen ‘huiswerk’ door ontstond het idee voor een online dienst voor personeelswerving, met als basis het ‘matching board’ dat Eelco’s broer Leo had ontwikkeld voor op het web. “Een rudimentaire kandidatendatabase met een vergelijkingsfunctie”, zegt Oddens nu. Tegen de tijd dat de ‘matchingtechnologie’ goed ontwikkeld was, hadden ook concurrenten hun plek op het web veroverd. In 2000 stortte de markt in en werd het product in de koelkast gezet. Tot ze in 2003 werden ontdekt door ABN AMRO. “Toen hadden we een klant én een referent.” Ook het ergste economische leed was inmiddels geleden en in 2004 begonnen Oddens en de gebroeders Scheltinga voor zichzelf. “We zijn begonnen met de A van ABN AMRO en zaten al vrij snel bij de C van Capgemini.” Sindsdien is het ‘als een raket gegaan’, met inmiddels 5000 gebruikers in 75 landen.
Oddens verdiende – als hij z’n targets haalde – als countrymanager bij Endeca genoeg om elk jaar een nieuwe Landrover aan te kunnen schaffen. Leo Schelling deed het als senior recruiter bij LogicaCMG ook niet slecht, evenmin als broer Eelco die als controller werkte bij ABN AMRO. Je moet wel aardig wat vertrouwen hebben in je software als je jaarlijkse zekerheden van dergelijk formaat inruilt voor de zorgen van een eigen bedrijf. Dat hebben de drie heren, en: “Het gevoel van ondernemen is heerlijk.”
Geen IT nodig
De 3-5 dagen die nodig zijn voor implementatie van PeopleXS worden voornamelijk besteed aan het definiëren van profielen en processen. “We sluiten ons met de klant een aantal dagen op om het hele recruitmentproces door te nemen.” Hoewel veel wordt vastgelegd, is niets in steen gebeiteld. De gebruiker kan velden veranderen en vrij eenvoudig zelf aanpassingen maken in formulieren en workflow. Flexibiliteit is tot in het extreme doorgevoerd. “En voor gebruik heeft de klant alleen een browser nodig, geen extra hardware, geen it-afdeling en geen consultants die maanden rondlopen.”
PeopleXS is gebouwd in ColdFusion van Adobe en kan dankzij de XML-interface geïntegreerd worden met bestaande systemen. Daar is overigens weinig vraag naar, volgens Oddens omdat afdelingen personeelszaken hun loonadministratie toch graag gescheiden hebben. “Het invoeren van de gegevens zien ze als extra controle, liever dan ze automatisch uit het recruitmentsysteem te trekken.” Oddens noemt PeopleXS ontwrichtende (disruptive) technologie. “Omdat het een directe aanval is op de grote partijen die er met hun zware applicaties maanden over doen om dezelfde functionaliteit te realiseren. We krijgen geen dreigbrieven van SAP en Oracle, maar ze vinden ze het wel jammer dat hun klanten naar ons overstappen.”
Consultants
Oddens verkocht in het verleden zelf ‘recruitmentsystemen’ bij Oracle. “Aan die zware applicaties is geen behoefte meer. Standaardsoftware is niet meer van deze tijd. Client-server, ik geloof er niet meer in. Ik geloof in online, snel en betrouwbaar. Dat gezeur over ‘ja maar mijn data staat bij jullie’, horen we niet meer. Data is vanzelfsprekend qua beveiliging afgetimmerd. Waarom niet iedereen het zo doet? De grote ondernemingen zijn de wereld aan het foppen. Je kan toch niet zomaar overgaan op asp? Al die consultants moeten worden gevoed! Onze kosten zijn laag, dat is leuk voor de gebruiker. Na twee maanden is het omslagpunt al bereikt.”
