BancTec, toonaangevend leverancier van business process management oplossingen, heeft de zoek- en vindmogelijkheden binnen haar eFIRST productreeks verbeterd door een strategische samenwerking met Convera Corporation, gespecialiseerd in zoektechnologieën. De RetrievalWare® oplossing van Convera wordt integraal opgenomen in eFIRST’s Process BPM en Case Management tools. Gebruikers kunnen nu eenvoudig alle relevante documenten die bij een specifieke zaak horen terugvinden. Het was al mogelijk te zoeken in gestructureerde informatie, maar met RetrievalWare® kan de gebruiker ook gescande documenten, faxen, PDF’s en alle andere documentformaten doorzoeken.
eFIRST Process – met de nieuwe functionaliteit van RetrievalWare® – maakt gebruik van concept-zoektechnologie. Het systeem kan overeenkomsten in zoektermen ontdekken en betekenis afleiden uit sleutelwoorden. Het maakt gebruik van semantische netwerktechnologie die met 1,6 miljoen woordcombinaties kan koppelen en synoniemen en gerelateerde concepten kan vinden. Categorisatie- en classificatiemogelijkheden zorgen ervoor dat de informatie in systematische structuren kan worden gezet.
Adrian Barfield, product manager voor eFIRST Process bij BancTec: “Het is een intelligente benadering van het zoeken naar en vinden van informatie. Het vergroot de efficiency binnen organisaties aanzienlijk. Bijvoorbeeld binnen een organisatie die zich met juridische zaken bezighoudt, zoals de politie, kan de gebruiker binnen een gestructureerd proces notities bij zo’n zaak maken of de indeling wijzigen. Men kan ook zoeken in alle documenten die aan een specifieke zaak zijn gerelateerd, dus ook in documenten die geen deel uit maken van het gestructureerde proces, zoals doktersrecepten, ooggetuigenverslagen enzovoort. Hierdoor kan ook in aanverwante zaken worden gezocht als bijvoorbeeld de naam van een verdachte daarin opduikt. Kortom, alle informatie binnen een organisatie is met elkaar verbonden en nauwkeurig terug te vinden.”
Martin Bayton, Business Development Manager bij Convera: “BancTec-klanten die RetrievalWare® inzetten kunnen de gegevens van hun organisatie nu veel efficiënter en effectiever benutten, omdat nu ook de documenten die niet in een standaard bestandsformaat zijn opgeslagen, te doorzoeken zijn. Het zoeken naar relevante documenten brengt voor een organisatie nu minder tijd en administratieve rompslomp met zich mee. Tevens helpt het organisaties, zoals de politie, een link te leggen tussen documenten die ogenschijnlijk weinig met elkaar te maken hebben. Het zou zelfs kunnen bijdragen aan het oplossen van misdrijven.”
