FileNet Corporation (Nasdaq: FILE), marktleider op het gebied van Enterprise Content en Business Process Management-oplossingen, presenteert de resultaten van een onderzoek naar compliance strategieën binnen Europese organisaties. Respondenten zijn Chief Information Officers (CIO’s) en IT-directeuren van onder andere productie-, olie- en gasbedrijven en organisaties in de verzekerings-, telecom- en financiële dienstverleningbranche. Hoewel bijna 80 procent van de respondenten het belangrijk vindt content te kunnen archiveren, achterhalen en raadplegen als onderdeel van hun compliance-strategie, is 36 procent hier niet toe in staat.
Het beheer van ongestructureerde content baart de ondervraagden de meeste zorgen. De meerderheid kan e-mail, voice- of instant berichten niet opslaan, terugvinden of raadplegen. Opvallend, want 58 procent zegt dat een e-mailbericht soms het enige record met relevante bedrijfskritische informatie is waarover zij beschikken.
Uit het onderzoek blijkt dat organisaties e-mails snel moeten kunnen terugvinden om contractuele bepalingen (58 procent), het aan een klant gegeven advies (37 procent) of specifiek communicatieverkeer van medewerkers bij een bepaalde gebeurtenis of geschil (35 procent) te kunnen achterhalen. Veel respondenten zeggen hierin te worden belemmerd, omdat het oorspronkelijke onderwerp van een e-mailstroom niet overeenstemt met het uiteindelijke onderwerp (52 procent), de vereiste informatie in een bijlage staat in plaats van in het e-mail bericht zelf (47 procent) of e-mails niet consistent zijn opgeslagen (42 procent).
Fysieke documenten
Het beheer van fysieke documenten is in veel bedrijven eveneens problematisch. 71 procent van de ondervraagden meent dat het opzoeken en terugvinden van informatie te lang duurt, hetgeen ten koste gaat van de productiviteit.
Meerdere content repositories
Hoewel verschillende wet- en regelgeving organisaties verplichten hun documenten voor audit doeleinden te bewaren of de manier waarop documenten als onderdeel van een bedrijfsproces worden gebruikt te monitoren, geeft 61 procent van de ondervraagde organisaties aan niet te kunnen voldoen aan die compliance-eisen wanneer documenten in meerdere repositories zijn opgeslagen.
Derk-Jan Brand, Country Manager Benelux bij FileNet stelt: “Dit onderzoek laat zien dat veel Europese organisaties hun content management strategieën grondig moeten herzien. Niet alleen om te garanderen en aan te tonen dat ze (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om hun productiviteit te verhogen. Het is essentieel dat organisaties oplossingen implementeren waarmee zij gestructureerde én niet-gestructureerde content binnen meerdere content repositories kunnen opzoeken en terugvinden en waarmee ze die content in samenhang met de specifieke bedrijfsprocessen kunnen bekijken.”
Over het onderzoek
Het onderzoek – uitgevoerd door het Engelse IT-marketing consultancybureau Vanson Bourne (www.vansonbourne.com) – werd eind 2005 gehouden in de Benelux, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Italië.
