Een internationaal onderzoek van Borland Software (NASDAQ:BORL) toont aan dat organisaties vooruitgang boeken met IT Management en Governance (ITM&G). Toch schieten zij te kort als het gaat om belangrijke processen zoals project-, portfolio-, demand- en resourcemanagement. Aan dit onderzoek hebben IT-professionals van 125 organisaties uit 29 verschillende landen meegewerkt. Zij hebben binnen de eigen organisatie geïnventariseerd wat de stand van zaken is met betrekking tot IT Management en Governance. Uit de resultaten blijkt dat organisaties projectdoelstellingen onvoldoende definiëren. Bovendien is het vaak onduidelijk welke resources de organisatie ter beschikking heeft. De belangrijkste conclusie is dat veel organisaties er niet goed in slagen om het succes van hun IT-portfolio te meten.
Uit het onderzoek blijkt ook dat ondernemingen vaak moeite hebben met ITM&G, omdat zij onvoldoende in staat zijn om hun beheersystemen voor applicatieontwikkeling te integreren met de algemene ITM&G-processen.Maar liefst 87% van de respondenten geeft aan dat hun organisatie er niet of slechts in beperkte mate in slaagt om het overkoepelende ITM&G-proces te integreren met hun Application Lifecycle Management (ALM)-platform en instrumenten.
Project- en portfoliomanagement veelbelovend
De reactie van participanten geeft aan dat zij positieve vorderingen maken op het gebied van projectmanagement, zoals projectplanning en het volgen van de vorderingen. Zij maken echter geen gebruik van diverse processen die door de industrie als best practices worden beschouwd.
Zo geeft meer dan 80% van de respondenten aan dat zij een proces hebben gedefinieerd voor het opstarten van nieuwe projecten en driekwart is van mening dat de organisatie de vorderingen van projecten effectief meet. Toch geeft slechts 22% aan gebruik te maken van een projectplan om deze projecten te beheren. Slechts 17% van de respondenten maakt gebruik van gedetailleerde projectplannen, waarbij vorderingen worden vergeleken met de voorgenomen voortgang en waarbij geschatte tijdsplanning, kosten en bedrijfsresultaten worden meegenomen in het plan.
Portfoliomanagement maakt het voor organisaties mogelijk om collectief te analyseren wat de kosten, voordelen en risico’s zijn van voorgenomen of lopende IT-projecten of andere investeringen. Uit de resultaten van het onderzoek wordt duidelijk dat de meeste organisaties er niet in slagen om een effectief portfoliomanagementproces te implementeren.
· Slechts 20% van de organisaties houdt bij hoe hun portfolio zich ontwikkelt en zorgt voor coördinatie tussen verschillende samenhangende projecten
· Slechts 9% van de organisaties formuleert duidelijke doelstellingen en beslissingscriteria voor ieder segment binnen het portfolio, terwijl 46% alleen uitgaat van de beslissingscriteria en geen enkel doel formuleert
· Het merendeel van de respondenten geeft aan dat hun organisatie niet meet wat de impact is van afgeronde projecten op het bedrijfsresultaat. Succes wordt alleen gemeten op projectniveau, uitgaande van planning en budget. Slechts 2% is van mening dat hun organisatie de resultaten voor het totale portfolio effectief meet
Demand- en resourcemanagement
Net als bij de uitkomsten met betrekking tot project- en portfoliomanagement, is er op het gebied van demand- en resourcemanagement enige vooruitgang geboekt. Maar ook op dit vlak is nog progressie mogelijk. Demandmanagement – processen voor het verzamelen en beheren van de vraag naar IT-resources – is een belangrijke schakel bij het identificeren van kansen, beheren van IT-planning en bereiken van overeenstemming over de gewenste investeringen.
· Tweederde van de respondenten is van mening dat hun organisatie een redelijk effectief proces heeft voor het verzamelen en beheren van nieuwe projecten en aanvragen voor grote aanpassingen. Zij verklaren dat bij een aantal aanvragen specifieke eigenaren worden toegewezen, maar dat aanvragen via meerdere kanalen worden gecommuniceerd en dat zij geen systeem hebben om deze te volgen
· Meer dan de helft van de respondenten denkt dat hun organisatie te rigoureus te werk gaat bij het verzamelen van informatie om te reageren op aanvragen, prioriteiten te stellen of de aanvragen te analyseren
Resourcemanagement betreft processen en technologieën die gebruikt kunnen worden om mensen aan te sturen die betrokken zijn bij investeringen in technologie. Eenderde van de organisaties is ineffectief in het toekennen van resources aan projecten. Overige opvallende resultaten zijn:
· Slechts 6% van de respondenten geeft aan dat de personeelscapaciteit door de organisatie wordt vergeleken met de huidige en toekomstige behoeftes aan personeel, waarbij specifieke plannen in werking worden gesteld om eventuele kloven te dichten. Bijvoorbeeld door training, het inhuren van personeel en outsourcing
· Bijna 20% registreert niet gedetailleerd hoeveel tijd er per medewerker aan een project gewerkt wordt. En veel van hen houden helemaal niet bij hoeveel tijd zij aan een project besteden
“Marktleiders op het gebied van IT weten hoe belangrijk het is dat een uitgebalanceerde portfolio in lijn is met de bedrijfsdoelstellingen. Toch ontbreekt het bij veel van deze ondernemingen aan nauwkeurig gedefinieerde en consistente processen voor het beheren van investeringen in IT”, aldus Branndon Steward, directeur ITM&G-producten bij Borland. “Portfoliomanagement zorgt ervoor dat investeringsbeslissingen gebaseerd worden op feiten en dat belanghebbenden binnen de organisatie samenwerken bij besluitvorming. Hierdoor worden investeringen beter afgestemd en wordt de zichtbaarheid verbetert. Investeringsbeslissingen zijn dan niet langer alleen de verantwoordelijkheid van de CIO, maar een gedeelde verantwoordelijkheid van alle belanghebbenden binnen de organisatie.”
Toelichting op het onderzoek
Het ITM&G-onderzoek van Borland is uitgevoerd als een online self-assessment. De respondenten die hun medewerking hebben verleend aan dit onderzoek hebben hiervoor geen vergoeding ontvangen en zijn niet werkzaam voor Borland. Ruim 30% van de self-assessments zijn ingevuld door functionarissen op het niveau van directeur, vice-president en hoger management. De onderzoeksvragen hadden betrekking op zes deelgebieden van ITM&G; demand-, portfolio-, project-, resource-, financieel – en asset management. Ongeveer 54% van de respondenten is afkomstig uit Amerika, 32% uit Azië en 14% uit Europa, het middenoosten en Afrika.
