Het einde van het jaar komt eraan. De eerste drukke zes maanden van het ict-project voor de scholengemeenschappen OVO en NOG zitten erop. Tijd om de balans op te maken.
Het project heeft veel meer pijn gekost dan wij van tevoren hadden kunnen bedenken”, zegt hoofd ICT van Do.IT, Jeroen Kuijk. De organisatie communiceerde voor de zomervakantie via een nieuwsbrief wat er ging gebeuren en liet daarbij weten dat de gebruikers er geen last van zouden hebben en dat alles per 1 september zou draaien. Dat was niet het geval. “We hebben ons nooit afgevraagd wat er zou gebeuren als het niet volgens plan zou verlopen”.
Kuijk denkt dat de communicatie naar de gebruiker beter had gekund. De scholen kregen begin september een heel pak brieven opgestuurd met de inloggegevens voor de gebruikers. Daarbij werd geen verdere uitleg gegeven hoe de brieven het beste te verspreiden of welke vragen er aan de ict-coördinator gesteld konden worden. Kuijk moet even denken over de vraag of er vooral over het technische deel is nagedacht en niet over de wensen van de gebruiker. “Dat is wel te zeggen, maar daarbij moet worden aangetekend dat er geen algemene spreekbuis is vanuit alle scholen. Iedere school heeft andere wensen. Dat is heel begrijpbaar, maar ook lastig werken. Volgend jaar liggen hier onze grote uitdagingen”.
Aan het aantal calls dat bij de ict-helpdesk binnenkomt denkt Do.IT te kunnen zien dat het beter gaat. Ook hebben zich geen grote calamiteiten meer voorgedaan. “Maar van onze onsite beheerder hoorden we dat veel problemen niet op de servicedesk binnenkomen. Mensen bellen niet meer, omdat ze denken dat ze niet goed geholpen worden”. Jeroen erkent dat de kwaliteit van de servicedesk beter kan. “Maar we zijn pas sinds een week bezig met het wederopbouwen van de afdeling. Vorige week hebben we voor het eerst sinds tijden weer werkoverleg gehad. Ik weet nu pas wat er persoonlijk bij de mensen speelt”. Waarschijnlijk gaat de rol en verantwoordelijkheid van Kuijk het komende jaar ook veranderen. Hij gaat zich meer bezig houden met de operationele ict. De afdeling, inclusief webapplicatiebeheer van de SharePoint-omgeving en het team dat het leerlingadministratiepakket beheert, is nu te groot om deze alleen te managen.
Gebruikersgroep
De ict-afdeling heeft als doel om de ict-omgevingen van de scholen dynamischer en meer flexibel te maken. “We willen beter in kunnen spelen op de vraag van de scholen apart”. Een ander idee dat speelt is om een gebruikersgroep op te richten, die de wensen van de gebruikers duidelijk kan maken. “Maar ik vraag me af of dat vanuit de ict moet komen”. Daarentegen maakt het het imago van de ict-organisatie wellicht wat beter.
Wat Kuijk het afgelopen jaar verrast heeft is de motivatie van de ict’er werkzaam bij Do.IT. “In ons beroep hoor je weinig positieve geluiden. Enkel geluiden over niet werkende onderdelen komen op de afdeling. Ik snap niet waar ze de motivatie vandaan hebben gehaald. Het is een team geworden in alle facetten en met dat team is echt hard geknokt”.
