Het archiveren van documenten klinkt saai. Wellicht krijgt u er visioenen bij van stoffige kantoorruimtes met archivarissen die schuifelen langs rijen dossiers in de kelder van een oud kantoorpand. Ten onrechte, want archivering is helemaal van deze tijd. Wist u dat de archivering van digitale bestanden zelfs grotere problemen oplevert dan het opslaan en terugvinden van papieren documenten?
Maar wat is archivering nu precies? Archiveren is het voor zeer lange, bepaalde of onbepaalde tijd opslaan van documenten met de doelstelling deze later weer terug te kunnen vinden. En, u raadt het al, juist bij dat laatste gaat het vaak mis. Vooral het opslaan en weer terugvinden van zogenaamde ongestructureerde data, data die niet in databases (gestructureerde data) of in e-mail (semi-gestructureerde data) is opgeslagen maar bestaat uit ‘gewone' bestanden, is binnen veel organisaties een probleem. Daar komt bij dat binnen de ict archivering ook wordt gebruikt voor het off-loaden van file- en e-mailservers ten behoeve van goedkopere opslag voor minder gebruikte documenten of voor het versnellen van de back-upprocessen.
Deze verschillende opvattingen over archiveren worden te pas en te onpas door elkaar heen gebruikt, waarbij de indruk wordt gewekt dat elke archiveringsoplossing aan alle verschillende eisen voldoet en alle voordelen biedt. Dit is absoluut een misverstand en bij het adviseren van uw klanten dient u op te passen geen advies tot desinvestering te doen. Als de mogelijkheden en onmogelijkheden van archiveringsoplossingen niet worden begrepen, is een verkeerde investering zo gedaan.
Zo doen veel archiveringsoplossingen niets anders dan hierarchical storage management, oftewel het verplaatsen van bestanden, waarbij er een pointer of stub in het filesysteem wordt achtergelaten, gekoppeld aan elk bestand. Helaas werkt het zoeken naar bestaande bestanden met keywords in het document niet meer met deze methode! Hiermee vervalt dus functionaliteit en is deze vorm van archivering niet geschikt voor bijvoorbeeld juridisch archiveren of überhaupt voor fileservers, aangezien er niet naar informatie in de bestanden gezocht kan worden. Hiervoor zijn applicaties nodig die de informatie niet alleen verplaatsen, maar ook indexeren, waardoor je de bestanden wel kunt doorzoeken met behulp van keywords.
Mijn boodschap moge duidelijk zijn: archiveren biedt vele mogelijkheden, maar bespreek wel vooraf goed met uw klant wat de doelstellingen van het digitale archief zijn. Zet dit af tegen de bestaande back-up en bepaal pas dan wat in dat specifieke geval de beste manier is om documenten niet alleen op te slaan, maar ook weer terug te vinden.
Jerry Rozeman,
manager pre-sales consultancy bij ISIT
