Transparantie en weerstand waren de meest gehoorde woorden tijdens een Computable-seminar over enterprise content management (ecm). Organisaties gaan om verschillende redenen met ecm aan de slag, maar in alle gevallen moet het de helderheid en traceerbaarheid van documentenstromen en processen vergroten. Houd echter rekening met weerstand in de organisatie, luidde het devies.
Sommige organisaties worden verplicht zich met enterprise content management (ecm) bezig te houden omdat ze moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Andere doen het omdat mailboxen continu overvol zijn en de opslag onbetaalbaar dreigt te worden. Weer andere merken dat een deel van de besluitvorming en sommige bedrijfsprocessen onzichtbaar worden omdat ze via e-mail plaatsvinden. Allemaal redenen om content beter te managen, maar eenvoudig is dat niet. Ecm vereist vaak een aanpassing van de werkwijze en daar zit niet iedereen op te wachten, zo bleek op het Computable Seminar over ecm op 20 september jl.
Bij Achmea Pensioenen werd met de implementatie van een document imaging & workflow management systeem een flinke hoeveelheid papier en meer dan tweeënhalf miljoen euro per jaar bespaard. Om de weerstand tegen het nieuwe systeem tot een minimum te bepreken, besloot programmamanager Jeroen Kuiper om het project kortcyclisch ofwel iteratief aan te pakken: elke vijf weken werd er weer een deel van het project opgeleverd. De organisatie kon eenvoudig wennen aan alle nieuwigheden en had hierdoor ook invloed op het project.
Het project Digidoc van het ministerie van Binnenlandse Zaken werd een succes omdat alle betrokkenen continu inspraak hadden en het verloop van het project konden beïnvloeden, aldus Robert Gaarlandt, de coördinator van Digidoc. Het ministerie heeft inmiddels de volledige documentenstroom gedigitaliseerd.
Het Havenbedrijf Rotterdam moest zich noodgedwongen met ecm gaan bezighouden in verband met wet- en regelgeving. Het is voor accountants en medewerkers Documentaire Informatievoorziening (op het seminar steevast DIV'ers genoemd) logisch dat compliancy vereist dat ze hun werkwijze aanpassen. Maar houd er rekening mee dat de rest van de organisatie hier niet op zit te wachten, zo waarschuwde Marian Hanzens, de manager DIV van het Havenbedrijf.
Manager Paul Ruijgrok van KBenP ICT bepleitte daarom tijdens dit seminar een aparte ecm-aanpak voor de verschillende groepen medewerkers binnen een organisatie.
De Universitaire Ziekenhuizen in het Belgische Leuven hadden te maken met overvolle mailboxen en een groeiend opslagprobleem. Daarnaast lukte het maar niet om de medewerkers verstandiger e-mailgebruik aan te leren, vertelde it-manager Reinoud Reynders. Door de implementatie van een e-mailarchiveringspakket is het capaciteitsprobleem opgelost en hebben alle medewerkers onbeperkte mailboxcapaciteit. Daarnaast vereist het nieuwe e-mailbeleid dat alle medische content over patiënten en behandelingen alleen wordt opgenomen in een elektronisch patientendossier. Het is zelfs verboden via de mail vertrouwelijke medische content te versturen.
