Als reseller verkoopt u bijvoorbeeld computer- of softwaresystemen, waarbij u zich verbindt om daarvoor tevens onderhoud te leveren. Waarop moet u letten bij dergelijke contracten?
Overeenkomsten moeten altijd in meer of mindere mate worden toegesneden op een concrete situatie. Een specialist terzake inschakelen brengt zekerheid met zich mee. Het is niet verstandig om slechts standaardbepalingen aan te houden – die bijvoorbeeld via internet te vinden zijn – omdat elke opdracht zijn eigenzinnigheden heeft waarmee men rekening dient te houden.
Er zijn wel een aantal belangrijke punten te noemen die steeds terugkeren in SLA's en onderhoudscontracten. In de eerste plaats worden dergelijke overeenkomsten vrijwel altijd in combinatie met algemene voorwaarden gebruikt. U voorkomt daarmee dat bepaalde categorieën worden vergeten en daarmee ongeregeld blijven. Dit kan echter tegelijkertijd ondoorzichtigheid met zich meebrengen voor de wederpartij. Kleine misverstanden kunnen leiden tot grote juridische problematiek; goed voor de advocatuur, maar minder voor uw bedrijf. Een van de basisregels bij het opstellen van een SLA of onderhoudscontract – en eigenlijk voor alle overeenkomsten – is dan ook zoveel mogelijk te benoemen en te verduidelijken in de betreffende overeenkomst zelf. Maak zoveel mogelijk een op zichzelf staand stuk, waarbij voor bepaalde categorieën kan worden uitgeweken naar het vangnet van de algemene voorwaarden.
Scope
Inhoudelijk gaat de SLA of het onderhoudscontract vaak primair over de reikwijdte van de overeenkomst, ook wel de ‘scope' genoemd. Welke werkzaamheden en diensten vallen onder de overeenkomst? Benoem deze concreet. Daarbij moet u rekening houden met werktijden, feestdagen en vakanties. Belangrijk is ook het benoemen van het soort storingen, en de maximale frequentie daarvan, waarvoor een beroep kan worden gedaan op de overeenkomst. Veel SLA's en onderhoudscontracten kennen een bepaald maximum waarbinnen het redelijk is een beroep te doen op de serviceverlener. Geef in dit kader ook aan wanneer, en met wie, contact openstaat voor het opnemen van storingen bijvoorbeeld. Een duidelijk aanspreekpunt noemen voorkomt veel frustratie bij uw wederpartij.
De financiële vergoeding voor de geleverde service moet uiteraard ook voldoende helder zijn. Hier regelt u bijvoorbeeld de wijze van betaling, maar ook een eventuele prijsstijging op basis van jaarlijkse her-indexering bij langlopende overeenkomsten.
Formuleert u ook duidelijk wat in de risicosfeer van uw wederpartij valt. Sommige storingen zijn overduidelijk door eigen toedoen ontstaan, of door gebrekkige reparaties verergerd. Sluit aansprakelijkheid uit voor zaken die door voornoemde redenen gebrekkig worden, en beding een extra vergoeding bovenop de financiële afspraken voor storingen binnen het bereik van de overeenkomst.
U kunt ook al aangeven welke rechtbank bevoegd is of een onafhankelijke arbiter of mediator aanwijzen voor het geval er toch een juridisch conflict ontstaat. Dat kan aanzienlijk schelen in kosten. Vergeet daarbij niet op te nemen of het oordeel van een onafhankelijke derde bindend is of niet.
Vanzelfsprekend
Uiteraard zijn er nog een aantal zaken niet genoemd, maar deze spreken min of meer voor zichzelf. Denk daarbij aan de identiteit van partijen, een kleine inleiding (waarin u bijvoorbeeld verklaart dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn) en natuurlijk de handtekeningen.
Toch zult u voorzichtig moeten zijn met zaken die voor zichzelf lijken te spreken. Dat is de grootste valkuil bij het opstellen van overeenkomsten. Hoe duidelijker uw overeenkomsten zijn, hoe beter. Alles wat u niet benoemt, behelst in potentie een langdurig en kostbaar traject bij de rechter. Gelukkig kunt u diverse bronnen raadplegen die u kunnen helpen. U zult waarschijnlijk ook al een standaardovereenkomst in huis hebben. Het belangrijkste punt is echter dat geen enkele overeenkomst echt standaard is, en een extra controle per geval is eigenlijk meer dan verstandig: het is een must.
Jurian van Groenendaal en Quirijn Meijnen
Van Rossem Advocaten
q.meijnen@channelweb.nl
