Open Text, leverancier van Enterprise Content Management (ECM) software en oplossingen, lanceert een nieuwe, volledig geïntegreerde oplossing voor Transactional Content Processing (TCP). De oplossing ondersteunt organisaties in het optimaliseren van workflow in omvangrijke, kritische bedrijfsprocessen zoals facturering, het verwerken van bestellingen en claims en het afhandelen van klantverzoeken. Dit resulteert in kostenbesparingen, grotere flexibiliteit en verbeterde compliance ten aanzien van externe regelgeving en intern beleid.
Via vertrouwde en intuïtieve gebruikersinterfaces biedt de geavanceerde Open Text TCP oplossing uitgebreide functionaliteit voor het beheren van transactiegerelateerde data zoals papieren documenten, e-mails of elektronische formulieren, binnen de context van bedrijfsprocessen. Organisaties kunnen met behulp van deze nieuwe oplossing hun omvangrijke, contentgeoriënteerde processen versnellen en optimaliseren.
Snelle implementatie en ROI
Open Text TCP is volledig geïntegreerd met Open Text Content Services, waaronder Enterprise Library Services en Enterprise Process Services. De nieuwe oplossing betekent een verbetering en een uitbreiding van Open Text’s Business Process Management (BPM) en Production Document Management (PDMS) oplossingen. Omdat deze functionaliteit nu beschikbaar is als onderdeel van een geïntegreerde totaaloplossing, kunnen klanten een kortere implementatietijd en een snellere return on investment verwachten.
Voor elk systeem dat transacties verwerkt is het van belang om vijf afzonderlijke fasen te automatiseren. Open Text TCP omvat alle vijf, als volgt:
– Capture – Open Text TCP is uitgerust met een volledige set van inbound kanalen en mechanismen om informatie te verzamelen, waaronder afbeeldingen, content en webdiensten. Alle inkomende informatie zoals elektronische formulieren, faxen en printstromen kan elektronisch worden afgehandeld.
– Proces – De oplossing biedt een zeer schaalbaar business process component die complexe processen op basis van business rules simultaan kan beheren. Daarnaast is het mogelijk om bedrijfsactiviteiten te monitoren en analyses uit te voeren.
– Toegang – Open Text TCP biedt de flexibiliteit om transactiegerelateerde content en procesinformatie weer te geven aan eindgebruikers in uitgebreide case-georiënteerde overzichten die gegevens uit verschillende bronnen bevatten. Content kan ook worden samengebracht in selfservice portalen.
– Integratie – Informatie voor een bepaald bedrijfsproces bevindt zich vaak in meerdere systemen, waaronder ERP (van SAP, Oracle of andere leveranciers), e-mail en document management systemen en maatwerk applicaties.
– Bewaren – Transactiegerelateerde content wordt in enorme hoeveelheden gegenereerd, veelal documenten die bewaard moeten blijven en daarom worden beheerd via recordsmanagement. TCP gebruikt Open Text’s Enterprise Library Services als basis, waarmee organisaties bewaarschema’s en compliance rules voor content kunnen beheren.
Van de digitale postkamer naar selfservice voor klanten
Steeds meer waardevolle en compliance-gerelateerde bedrijfsprocessen worden geïnitieerd door binnenkomende informatie, zoals online formulieren voor kredietaanvragen, faxen en brieven met berichtgeving over claims of e-mails met klachten van klanten. De TCP oplossing van Open biedt een digitale postkamer die het bijvoorbeeld mogelijk maakt om binnenkomende correspondentie automatisch te vergelijken met klantgegevens uit SAP of Oracle systemen, en ze daarna door te sturen naar de juiste medewerker(s). Alle informatie over de status van het proces is als virtueel klantbestand ook beschikbaar voor andere afdelingen, zoals het call center. Vragen worden zo op een adequate manier en door de op de juiste manier en door de juiste persoon beantwoord.
Selfservice portaal
De digitale postkamer is in combinatie met Livelink ECM – Shared Document Access uit te breiden tot een selfserviceportaal voor klanten, partners en leveranciers. Wanneer ze over de juiste autorisaties beschikken kunnen deze externe gebruikers relevante informatie bekijken en, bijvoorbeeld, orders en leveringen met elkaar vergelijken of de status van de afhandeling van een klacht inzien. Voor interne servicemedewerkers is de bijbehorende informatie beschikbaar in uitgebreide klant-, leverancier- of partnerbestanden. Dit verhoogt het serviceniveau voor bedrijven en verlaagt tegelijkertijd de totale bedrijfskosten.
"Bedrijfsprocessen die geïnitieerd worden door binnenkomende content of extern via e-mail of online formulieren, worden steeds belangrijker in bedrijfstakken met grote aantallen klanten, partners of leveranciers," aldus Michael Cybala, directeur programma- en productmanagement TCP Solutions bij Open Text. "Onze volledig geïntegreerde oplossing is gebaseerd op onze expertise in content management. We maken het voor organisaties eenvoudiger dan voorheen om zelfs hun grootste en complexe transactieprocessen te stroomlijnen en te optimaliseren."
