Er zijn verschillende manieren van werken binnen het bedrijfsleven. De één verdeelt zijn taken over de verschillende werknemers, anderen werken projectmatig. Het projectmatig werken heeft als groot voordeel dat er een directe samenwerking is van mensen uit verschillende vakgebieden die elkaar zinvol kunnen aanvullen.
De aansturing van een project verloopt in de beginfase vaak naar behoren. Naarmate het project vordert, verandert de focus van de projectmanager. Hij moet zich naast het aansturen van het project ook concentreren op het inplannen van vergaderingen en het opstellen van rapportages. Doordat de focus van de projectmanager veranderd is de kans groot dat doelstellingen niet gehaald worden.
Een manier om dit op te lossen is projectondersteuning te krijgen voor het managen van een aantal taken. Dit kan een projectbureau zijn, maar ook een extern bureau. Er is een groot voordeel te behalen als er gewerkt wordt met externe projectondersteuning. Door de resultaatsverplichting is er veel controle en grip op de kwaliteit van het project. Deadlines zullen hierdoor sneller worden gehaald en projectmedewerkers kunnen worden ondersteund bij het verwerken van de persoonlijke project administratie, zoals voortgangsrapporten, tijd registratie etc. De projectmanager kan zich volledig focussen op de inhoudt van het project en hoeft zich hierdoor minder bezig te houden met randzaken. Door te werken met een virtuele projectomgeving is het zelfs mogelijk op afstand controle te hebben over status van het project. Niet alleen zijn alle project documenten inzichtelijk, maar ook de planning en taken kunnen vanaf elke locatie bekeken worden. Dit wordt ook wel SaaS (Software as a Service) genoemd.
Het voordeel van SaaS is, dat er eenvoudig en heel snel gebruikt gemaakt kan worden van een nieuwe manier van projectmatig werken. Het bespaart geld, tijd en fileleed doordat er geen fysieke ontmoetingen meer plaats hoeven te vinden.
Robert Drolinga
Sales & Marketing Director Benelux bij Projectplace Nederland
