De koppeling tussen SmartDocuments, de documentcreatieoplossing van High Concept en CORSA, het enterprise content management-systeem van BCT Guiding Documents, is al succesvol in gebruik bij 50 organisaties. Deze organisaties, voornamelijk gemeenten, behalen veel tijdswinst door het inzetten van deze koppeling
Inmiddels is de derde versie van de koppeling tussen SmartDocuments en CORSA gelanceerd. Met deze koppeling kunnen gebruikers automatisch documenten registreren. Zo hoeven gebruikers zich niet meer actief bezig te houden met de ontwikkeling en archivering van documenten. De koppeling geeft een krachtige impuls aan de integrale creatie, registratie en opslag van documentstromen.
Met SmartDocuments kunnen gegevens die centraal in CORSA beheerd worden, eenvoudig in een document opgenomen worden. Dit verkleint de kans op fouten omdat de informatie niet meer handmatig hoeft worden overgenomen. SmartDocuments wordt aangestuurd vanuit CORSA en documenten die opgebouwd zijn in SmartDocuments worden automatisch geregistreerd in CORSA.
"Openheid en eenvoud geven de naadloze koppeling tussen CORSA en SmartDocuments een grote meerwaarde", zegt Dimitri Palmen, Sales Manager bij BCT Guiding Documents. "Iedereen binnen een organisatie kan overweg met deze toepassing. Er is geen zwaar trainingsprogramma vereist."
De samenwerking tussen High Concept en BCT startte in 2002 toen zij zagen dat zij elkaar konden aanvullen op het gebied van respectievelijk documentcreatie en documentregistratie. De feedback van gebruikers wordt steeds meegenomen om verbeteringen aan te brengen in de koppeling. Ook is er inmiddels een (standaard) integratie met CORSA CASE, het workflowmanagement-systeem van BCT.
De nieuwste koppeling is onder andere succesvol geïmplementeerd bij de gemeente Venray. Het invoeren van een aanvraag voor bijvoorbeeld een vergunning, is daar een stuk eenvoudiger geworden. Nu hoeven alleen details van de aanvraag ingevoerd te worden. Bij het invoeren worden automatisch de juiste sjablonen gebruikt, standaard gegevens ingevoerd en documenten direct op de juiste plaats opgeslagen. De gebruiker kan hierdoor efficiënter werken en heeft hierdoor niet meer het idee met uitgebreide administratie bezig te zijn.
"BCT focust zich hier op DMS en de workflow en wij op documentcreatie. Dit ‘schoenmaker, houd je bij je leest’-principe werkt uitstekend", zegt Ruud Vos, Directeur Operations bij High Concept. "We combineren zo het beste van twee werelden. In de toekomst blijven de betrokken teams van zowel High Concept als van BCT minstens één keer per maand met elkaar overleggen om de samenwerking uit te breiden en de koppelingen nog meer aan de wensen te laten voldoen van de eindgebruikers."
