Het is een onomkeerbaar proces! Steeds meer mensen maken gebruik van de technieken van Social Networking en Unified Communications. Niet alleen privé maar ook in het bedrijfsleven zie je dat deze communicatieplatformen steeds meer integreren in het dagelijkse leven.
De voordelen die deze platformen met zich meebrengen worden steeds duidelijker voor organisaties en bedrijven. Het levert niet alleen directe voordelen op zoals bijvoorbeeld efficiënter en plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, een verbeterde ‘presence’ van de werknemer, maar ook indirecte voordelen zoals kostenbesparingen in bedrijfsprocessen, milieuvriendelijk zijn (minder files) en minder stress bij werknemers. Dit zijn een aantal belangrijke facetten waar deze technieken ons in de toekomst naar toe zullen brengen.
Mensen vinden en bereiken
Mensen vinden om ze vervolgens te kunnen bereiken op de manier die jezelf kiest. Daar ontmoet Social Networking Unified Communications!
Mensen en hun leefritme zijn dus het uitgangspunt en niet de technische mogelijkheden die de beide platformen met zich meebrengen. Blogs, communities, ‘team discussions’, bellen, rss of email het zijn allemaal fijnmazige manieren om te communiceren, maar de gebruiker bepaalt zelf wat hij/zij wil gebruiken gebaseerd op interesse, sociale relevantie en (persoonlijke) werkmethoden.
Het leefritme verandert constant en is afhankelijk van sociaal-maatschappelijke factoren (verhouding privé-zakelijk, milieu, globalisering, mobiliteit) en technologische innovaties (FMC, Unified Communications en Social Networking). Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat 49% van de ondervraagden graag vanuit thuis en mobiel zouden willen werken om het eigen leefritme te optimaliseren (bron: www.leefritme). Leveranciers anticiperen hierop en gaan steeds meer uit van de klantbehoeftes en richten hun portfolio daarop in. Zo zie je dat veel leveranciers van bijvoorbeeld soft- en hardwareproducten of telefoniediensten een totaal dienstenpakket gaan aanbieden op het gebied van communicatie en informatisering.
Implementatie binnen de organisatie?
De huidige economische situatie is een goed moment voor organisaties om bedrijfsprocessen eens onder de loep te nemen en te kijken of ze kosten kunnen besparen en processen kunnen optimaliseren. Unified Communications kan hier een rol spelen: kosten worden bespaard (minder files, kleinere kantoren), werknemers kunnen efficiënter werken, minder stress, beter klantcontact (niet steeds doorverbinden) en het is onderscheidend ten opzichte van je concurrent). De nieuwe werkplek is niet meer het traditionele bureau maar is plaats- en tijd onafhankelijk.
Ook het implementeren van Social Networking kan organisatie’s jaarlijks vele euro’s besparen. Bij IBM bijvoorbeeld kunnen 340.000 medewerkers verdeeld over 170 landen, verspreid over 2000 locaties slim en snel met elkaar communiceren. Het gebruik van persoonlijke kennisprofielen, blogs, communities, instant messaging is binnen IBM gemeengoed en bespaart jaarlijks vele miljoenen dollars. Bij IBM vraagt men zich niet af of werknemers onder werktijd aan het ‘chatten’ zijn maar welke content door veel mensen bekeken wordt en hoe het gewaardeerd wordt. De communicatiestrategie wordt daarop aangepast.
Gecontroleerde communicatie versus anarchie
Door Social Networking vervagen de randen van organisaties naar buiten, vooral daar waar communities, blogs en profielen ontstaan. Dat is voor veel organisaties wennen omdat de grenzen eerder werden bepaald door regelgeving, cultuur, structuur, en managementsturing. Er moet een nieuwe balans gevonden worden tussen de ‘nieuwe vrijheid’ en veiligheid.
Unified Communications en Social Networking zijn twee verschillende werelden. Het is de gecontroleerde communicatie (UC) versus de anarchie (SN) . De vraag is: hoe zoek ik de grens op zodat het businessmodel gewaarborgd blijft versus de buitenwereld’? Een belangrijk instrument hiervoor is het opzetten van een ICT Beleidsplan, waar vier kaders inzitten, te weten: organisatie, processen, applicaties en processen. Hiermee kun je de visie uitwerken maar ook de afspraken bijvoorbeeld hoe je eigen bedrijf op Hyves presenteert. Uiteindelijk doel is om te leren van je fouten als organisatie, werknemers kaders te geven, maar de teugels ook kunnen laten vieren zodat werknemers uiteindelijk de perfecte manier vinden om ‘social te networken’ en ‘unified‘ te communiceren.
Door Nanin Peters, Innervate..het andere ICT Bedrijf
