Een vakantieperiode is voor een bedrijf niet zonder risico. Om toch met een gerust hart naar zonnige oorden te vertrekken, hou je best rekening met een aantal vuistregels.
De vakantieperiode haalt vaak zwakheden en kwetsbare punten naar boven en brengt daardoor risico’s mee voor de onderneming. Deze vaststelling geldt voor alle diensten: van de verkoopteams, over de logistieke organisatie en boekhouding tot de financiële dienst. ClearPriority, gespecialiseerd in de monitoring van kritische bedrijfsrisico’s, schuift daarom onderstaand lijstje met vijf kopzorgenbesparende maatregelen naar voor.
1. Informeer de klanten
Breng klanten op de hoogte van de vakantiedata van die personeelsleden die gewoonlijk met hen in contact staan (verkoop, bestellingen, onderhoud,…). Verzeker hen dat u alles in het werk stelt om de hoogwaardige service die ze gewend zijn in stand te houden.
2. Tijdelijk personeel opleiden
Vraag uw belangrijkste medewerkers om, vóór ze vertrekken, voldoende tijd vrij te maken om het interimpersoneel te "coachen".
3. Controleer de voorraden
Als voorraden uitgeput raken, kunnen uw klanten de neiging hebben om bij een concurrent te bestellen. En die zal ongetwijfeld niet aarzelen om van de gelegenheid gebruik te maken om een nieuwe klant voor de lange termijn binnen te halen.
4. Preventieve it-beveiliging
De it-afdeling moet nagaan of elk element van de beveiliging ook in de vakantieperiode volledig operationeel blijft (denk aan licenties van antivirusprogramma’s). Maak gebruik van een efficiënt systeem dat waarschuwt als er zich een veiligheidsrisico dreigt voor te doen. Controleer of alle maatregelen werden genomen om de laptops van de medewerkers te beveiligen.
5. Monitoringtool voor de risico’s
In de vakantieperiode worden meer – weliswaar meestal onbedoelde – fouten gemaakt bij het invoeren en manipuleren van gegevens die vaak vertrouwelijk of bedrijfskritisch van aard zijn. Breid dus uw controlemiddelen uit, onder andere met een geschikte monitoringtool. Het kan alleen maar helpen om met een gerust hart tropische oorden op te zoeken.
