Het zal niemand de afgelopen tijd ontgaan zijn, de wereld van videoconferencing is drastisch aan het veranderen. KPN nam een meerderheidsbelang in Talk en Vision, de politie in Rotterdam en omstreken presenteerde haar eerste 3D Telecop en Cisco kocht Tandberg voor ruim 2,5 miljard. De verwachtingen zijn hoog gespannen, het rommelt in het land van videoconferencing. Partijen stomen zich klaar voor de naderende markt voor audi-visuele communicatie. De directeuren van de harwareleveranciers spreken inmiddels over de opkomende tsunami van vraag naar audio-visuele communicatie.
Al meer dan vijftien jaar negeren potentiële gebruikers de peperdure videoconferencingsystemen omdat ze toch niet echt het gevoel hebben dat hun gesprekspartner aanwezig is. Na een kostbare implementatie stappen medewerkers alsnog in de auto ondanks files, milieuvervuiling en hoge reiskosten. Slechts bij een aantal multinationals waar veel te besparen valt op vliegtickets, reistijd en hotels zie je dat videoconferencing gebruikt wordt.
In deze situatie begint nu verandering te komen. Enerzijds komt dit door technologische veranderingen en de dalende prijzen voor hardware en bandbreedte. Anderzijds komt dit door het professionaliseren van dienstverlening rondom videoconferencing.
Voor videoconferencing is toch al gauw één Mbit bandbreedte nodig. Tegenwoordig zijn dat soort verbindingen bijna overal leverbaar onder de zestig euro per maand en met het huidige tempo van verglazen zullen de prijzen alleen nog maar verder dalen en de beschikbare bandbreedte zowel up- als downstream verder toenemen.
Daarnaast zijn de tarieven voor videoconferencingapparatuur in de laatste vier jaar bijna 70 procent gedaald. Voor die lagere tarieven worden nu geen systemen meer geleverd met SD-kwaliteit maar met HD-kwaliteit. Ook zijn er videoclients ontwikkeld voor de desktop en platformen voor de integratie, onder de noemer ‘unified communication and collaboration’ en worden reeds geleverd door IBM en Microsoft.
In de begintijd van videoconferencing waren er alleen de leveranciers van videoconferencingsystemen die hun pakket leverden met technische beheercontracten. Daarna kwamen er de audiovisuele leveranciers bij die de ruimten inrichten en de videoconferencingapparatuur ophingen en integreerden met presentatiemiddelen zoals smartboards, laptops, televisie en geluidsinstallaties. Daarmee werd het gebruik van videoconferencing complex.
Het nadeel van de mooie en peperdure, geïntegreerde systemen is echter dat ze niet eenvoudig te bedienen en te beheren zijn. Reden voor de Nederlandse bedrijven Talk and Vision en Visions Connected om managed videodiensten te gaan leveren. Deze bedrijven helpen je bij het reserveren en opzetten van een verbinding en mocht er iets in een videoconferencingsessie niet goed gaan dan steken ze de helpende hand toe.
Ondanks het feit dat de videoconferencingsystemen steeds betere beeld- en geluidskwaliteit kunnen leveren, de bandbreedte steeds goedkoper wordt en er bedrijven bestaan die hulp bieden bij het gebruik, gaat Nederland toch nog niet massaal aan de videoconferencing. Dit komt door verschillende redenen.
In de eerste plaats is er de desillusie van al die bedrijven die de afgelopen vijftien jaar zwaar geïnvesteerd hebben in videoconferencing dat dit genegeerd werd door de medewerkers. De business case bij de aanschaf was echter zeer eenvoudig. De aanschaf van een systeem kost tienduizend euro en het product gaat vijf jaar mee, wat neerkomt op zo’n tienduizend uur videoconferentietijd. Videoconferencingsystemen kosten slechts één euro per uur. Daar komen nog wel de kosten van de managed videodienst bij, ook ongeveer één euro per uur. De totale kostprijs per uur komt daarmee op ongeveer twee euro per uur. Als een externe medewerker een uur op en een uur neer rijdt kost dat dus al gauw een honderdvoud hiervan. Gebruik van videoconferencing is dus beter voor het milieu en het komt de productiviteit ten goede. Dan zullen echter de systemen wel gebruikt moeten worden en dat is meestal niet het geval.
In de tweede plaats zijn videoconferencingsystemen nog prijzig en schept de wijze waarop de leveranciers de systemen aanbieden een noodzaak tot grote investeringen door de klant. Inmiddels zijn er al diverse leveranciers die leaseconstructies aanbieden om de aanschaf een stuk acceptabeler te maken. In de derde plaats, en dat is nog wel de belangrijkste reden, heeft men met de huidige systemen nog steeds niet het gevoel dat men met zijn gesprekspartner om tafel zit. Die laatste reden zorgt voor de problemen van één en twee.
Daar komt nu waarschijnlijk verandering in met de systemen van Teleportal. Met deze systemen kan men de gesprekspartner recht in de ogen kijken. Door een slimme constructie met een halfdoorlatende spiegel is de camera op te stellen op ooghoogte. Daarnaast zorgt dezelfde spiegel ervoor dat een 3D-effect ontstaat waarmee de gebruiker het gevoel krijgt dat hij zijn gesprekspartner bijna een hand kan geven. Hiermee heeft men echt het gevoel dat de gesprekspartner aanwezig is.
Dit systeem wordt nu getest bij de politie in Rotterdam voor het proces van aangifte doen in onbemande vestigingen. Hierbij geeft 80 procent van de gebruikers aan dat ze het als zeer prettig ervaren. 15 procent heeft geen uitgesproken mening en 5 procent heeft nog wat koudwatervrees.
Sony had dit in België ontwikkelde systeem al gauw in de gaten en heeft zich hier op gestort voor wereldwijde levering. Inmiddels wordt dit systeem dan ook standaard geleverd met een codex van Sony. Deze systemen zijn overigens ook heel goed uit te rusten met de codexen van concurrenten, zoals Tandberg, Polycom en LifeSize.
De ontwikkelingen volgen elkaar nu in rap tempo op en dat niet alleen op het gebied van de systemen zelf. Recent kwam de VPOD op de markt, een kant-en-klare videoconferencingcabine met geluidsarme ventilatie, een reserveringsysteem, optimale inrichting met meubilair, de juiste kleuren en verlichting. Dit schept een optimale omgeving om een videoconferentie te voeren.
Het is overduidelijk, de leveranciers stomen zich dus klaar. Er staat veel op het spel, de toenemende filedruk, de hogere energieprijzen, het willen bereiken van een lage CO2-footprint en de noodzaak tot kostenbesparingen zijn momenteel de drijvende krachten achter grote veranderingen in de manier waarop wij werken en reizen. KPN, Sony, Cisco, IBM en Microsoft zijn hun stellingen aan het innemen, want straks gaan er velen roepen: Beam me up Scotty!
Pieter Nierop
Videoconferencing specialist
