EUROCITIES, een organisatie die de medewerkers van de lokale overheden van meer dan 140 grote steden in meer dan 30 Europese landen in staat stelt goede contacten met elkaar te onderhouden, heeft gekozen voor software van IBM (NYSE: IBM) om haar leden te helpen samenwerken. Deze samenwerking is erop gericht de sociale, ecologische en economische omstandigheden voor de inwoners van de desbetreffende steden te verbeteren.
De focus van EUROCITIES ligt op lobbyen. Daarnaast bevordert de organisatie netwerking rond belangrijke beleidsdomeinen die burgers aangaan. Het intranet van de organisatie stelt de leden in staat kennis en ideeën te delen, ervaringen uit te wisselen, gemeenschappelijke problemen te analyseren en oplossingen te ontwikkelen door deel te nemen aan forums, werkgroepen, projecten, activiteiten en evenementen.
Voorheen beschikten de leden van EUROCITIES niet over alle tools en hulpmiddelen die ze nodig hadden om efficiënt over de grenzen heen te kunnen samenwerken. EUROCITIES was daarom op zoek naar software waarmee het een nieuw online samenwerkingsplatform kon opzetten voor haar leden en de burgers van de desbetreffende steden. Na verschillende offertes te hebben onderzocht, besloot de organisatie te kiezen voor IBM-software.
EUROCITIES gebruikt IBM-software om een nieuwe interactieve website op te zetten die het voor haar leden gemakkelijker zal maken om in real time kennis uit te wisselen. IBM levert EUROCITIES een technologie-infrastructuur die betrouwbaarder en toegankelijker is dan het vorige systeem van de organisatie. Ook zal het nieuwe systeem van EUROCITIES medewerkers van de lokale overheden bijvoorbeeld helpen om efficiënter te werken door de overheadkosten en het e-mailverkeer te verminderen.
"De nieuwe webomgeving op basis van IBM-software zal een broodnodige technologische toegevoegde waarde bieden aan ons netwerk. Ook zal het de voorwaarden scheppen voor slimmer lokaal bestuur in Europa", zegt Nicola Vatthauer, Communications Director, EUROCITIES. "De leden van EUROCITIES zullen beter elkaars problemen kunnen helpen oplossen en elkaar nieuwe ideeën kunnen aanreiken om de kwaliteit van het leven van mensen te verbeteren."
De belangrijkste kenmerken van de nieuwe website zijn:
1. Rubriek met informatie over de afzonderlijke leden: Elk lid zal een gebruikersprofiel hebben met informatie die eenvoudig kan worden gewijzigd of bijgewerkt. Kenmerken zullen worden gebruikt om gebruikersprofielen van leden te koppelen aan bijvoorbeeld specifieke onderwerpen en functies. Het mailingsysteem zal distributielijsten automatiseren op basis van deze kenmerken. Ook zullen deze door de toegangsrechten worden gebruikt om groepen te creëren.
2. Mailingsysteem op basis van contactentoepassing: Distributielijsten zullen in het mailingsysteem worden samengesteld op basis van de contactentoepassing. Kenmerken die zijn opgeslagen voor elke contactpersoon, zoals zijn of haar functie of land, zullen worden gebruikt om de contactendatabase te doorzoeken en distributiegroepen te creëren.
3. Forums en werkgroepen: Dit is een gedeelte waar de steden die lid zijn van EUROCITIES, kunnen samenwerken rond onderwerpen zoals cultuur, economie, milieu en sociale zaken. Voor elke groep is er een speciale startpagina, een verzameling gerelateerde documenten, alsook nieuws en informatie over evenementen. Functies zoals check-in/check-out, versiebeheer en ondersteuning van werkstromen stellen werkgroepen in staat efficiënter samen te werken op basis van de meest recente informatie.
4. Gepersonaliseerd, beveiligd Portal framework: Leden beschikken over een persoonlijke werkruimte, waar ze kunnen werken met informatie die betrekking heeft op hun lidmaatschap van een groep, rol en toegangsrechten.
IBM-software achter de schermen:
Met de software IBM WebSphere Portal en Lotus Web Content Management zal het openbare gedeelte van de website worden beheerd in combinatie met het gedeelte van de website dat alleen toegankelijk is voor de leden. De website zal één startpagina bieden voor leden en andere gebruikers en een aanmeldingspagina die automatisch zal worden aangepast aan elke bezoeker.
Met IBM Lotus Domino zullen de ledenlijst en het nieuwe mailingsysteem en de nieuwe evenementendatabase eenvoudiger en sneller kunnen worden bijgewerkt.
IBM Lotus Quickr-software zal leden helpen documenten te delen en gezamenlijk te bewerken. Bovendien zal deze software hen in staat stellen gebruikersprofielen aan te passen en te personaliseren.
IBM Partner Pixelixir zal in samenwerking met EUROCITIES de nieuwe website in de komende maanden lanceren.
