Het voornemen van dienstenbedrijf Atos Origin om binnen drie jaar de e-mailcommunicatie te staken, oogst veel lof van Computables expertpanel ECM. Veel deskundigen zien het plan vooral als opzet om de rol van e-mail in het bedrijfsleven tegen het licht te houden en te herijken. Toch zal e-mail volgens de meesten nooit helemaal verdwijnen: ‘E-mail is here to stay!’, scandeert consultant Erik Hartman.
Atos Origin ontvouwde begin februari 2011 het plan om binnen drie jaar bij het hele concern alle e-mailcommunicatie te staken en over te stappen op nieuwe vormen van samenwerking en social media. Het idee is om een portal te bouwen van waaruit het personeel communiceert, vergadert, taken toewijst en documenten deelt.
Atos Origin ontvouwde begin februari 2011 het plan om binnen drie jaar bij het hele concern alle e-mailcommunicatie te staken en over te stappen op nieuwe vormen van samenwerking en social media. Het idee is om een portal te bouwen van waaruit het personeel communiceert, vergadert, taken toewijst en documenten deelt.
Vooruitstrevend
‘Het plan is vooruitstrevend en getuigt van een vooruitziende blik’, zegt senior consultant Serge van Lith van OpenText. Hij koppelt het idee aan de toename van het gebruik van social media, collaboration software en smartphones die kunnen integreren met zowel interne als externe netwerken. ‘Het biedt de mogelijkheden om reductie in beheer- en storagekosten te combineren met het reguleren van de datastroom!’
Ook directeur Maarten Visser van Connected Services vindt het een goed streven van Atos Origin. ‘E-mail is nooit bedoeld als documentdistributieplatform of bedrijfspublicatiekanaal.’ Hij wijst erop dat er al langere tijd discussies zijn over het vervangen van e-mail door andere toepassingen. Zo voorspelde Gartner in 2009 dat bij 20 procent van de zakelijke gebruikers social networking software in 2014 e-mail heeft voorbijgestreefd als belangrijkste communicatiekanaal.
De grootste kracht van dit idee is het herijken van de rol van e-mail binnen de eigen organisatorische processen, schrijft business consultant Richard Zeevat van Acanthis. ‘Binnen een organisatie moet duidelijk zijn hoe om te gaan met specifieke informatie van de verschillende informatiedragers, zoals e-mail.’
‘Kansloos’
Toch is niet iedereen positief over de voorgenomen e-mailstop bij Atos Origin. ‘Kansloos’, schrijft Erik Hartman. ‘Mensen zijn gewoontedieren: zij gebruiken e-mail omdat… zij e-mail gebruiken. Zomaar voorbijgaan aan het gedrag van je eigen mensen, is bij voorbaat gedoemd tot mislukken. E-mail is here to stay! Accepteer het nou maar gewoon.’
‘E-mail vervangen is onmogelijk, maar zal ernaast bestaan’, meldt consultant Marjolein Mosmans van Hinttech. Ook zij wijst op de bedrijfscultuur in organisaties. ‘Men moet kritisch kijken of de aanpassingen aansluiten bij de organisatie en deze erdoor wordt verdergebracht.’Strategiedirecteur Johan Blok van Seneca is het met Mosmans eens: ‘Het vereist ook een andere mindset van gebruikers.’
De massa bepaalt
‘Atos Origin redeneert vanuit een vooropgelegde technologiekeuze en niet vanuit informatiewerkers’, waarschuwt directeur Paul Baan van VLC. Adviseur Tjerk van Dijk van Prover is het daarmee eens: ‘Atos denkt dat ze gedrag van de medewerkers kan beïnvloeden door het bieden van een nieuw, alles-in-één technische oplossing. Het is echter de massa die bepaalt welke social media en toepassingen om informatie te delen, worden gebruikt.’
