FleuraMetz verwerkt ongeveer vijftigduizend inkomende facturen per jaar in acht Exact Globe administraties. In totaal zijn bijna zestig medewerkers betrokken bij verwerking en goedkeuring van de inkomende facturenstroom. Marc Weijers, Projectleider, FleuraMetz: ; Per dag ontvangen wij alleen al een dertigtal veilingfacturen met daarop tot wel 300 factuurregels. Deze op regelniveau laten herkennen en de digitale audittrail van ISProjects bieden enorm voordeel!'
FleuraMetz wil dé leverancier zijn voor bloemisten in haar primaire markten West-Europa en Noord-Amerika. Alhoewel de productgroep bloemen voor de doelgroep van het grootste belang is, wil FleuraMetz een full-service leverancier zijn. Hieruit volgt dat FleuraMetz ook een sterke partner wil zijn voor wat betreft de productgroepen planten en accessoires en de bloemist optimaal wil ondersteunen met diensten die zijn marktpositie versterken.
Inkomende facturen
FleuraMetz verwerkt de nu nog ongeveer vijftigduizend inkomende facturen in acht Exact Globe administraties. Door de fusies van een aantal bv’s en daarmee de administraties, neemt het aantal facturen nog enigszins af. In totaal zijn bijna zestig medewerkers betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de inkomende facturenstroom.
Marc Weijers, Projectleider, FleuraMetz vertelt: ‘Per dag ontvangen wij alleen al een dertigtal veilingfacturen. Deze bestaan uit één tot vijftien pagina’s met daarop tot wel driehonderd factuurregels. Als we deze op regelniveau kunnen matchen zal dat een enorme efficiencyslag betekenen voor ons. Alles wat klopt gaat dan automatisch door het systeem en de administratie kan zich dan gaan richten op zaken die niet kloppen. Ook hoeven de facturen dan niet meer fysiek tussen de locaties op en neer of op de bureaus van de goedkeurders gelegd te worden. Dat laatste vormde een bottleneck. Omdat wij een echte handelsorganisatie zijn en veel van onze directeuren en andere goedkeurders regelmatig op reis zijn, bleven veel facturen lang op de bureaus liggen. Wij zien daarom vele voordelen in het digitale goedkeuringstraject; men kan dan overal ter wereld, op elk gewenst tijdstip de facturen bekijken, accorderen of van commentaar voorzien. Dat zal het proces aanzienlijk versnellen.’
Leverancierkeuze
‘Een collega van mij heeft in het verleden al gewerkt met een oplossing voor scanning van inkomende facturen. Op zijn aanraden zijn wij vervolgens gaan kijken welke mogelijke leverancier groot genoeg was en vooral ook gericht was op regelherkenning. Al snel bleven alleen ISProjects en een grote internationale organisatie over. Ik heb beide bedrijven bezocht om te beoordelen hoe samenwerking met deze leveranciers in de praktijk uit zou gaan pakken.’
‘Bij ISProjects gebeurt alles in Nederland en op één locatie. Je ziet dat de verschillende personen en afdeling heel nauw samenwerken en dat de lijnen kort zijn. Dat maakt de communicatie voor mij met hen sneller en directer. Daarnaast heb ik een seminar van ISProjects bezocht. Daar heb ik een uitgebreide demo van ISP-Invoice gezien en ook een goed beeld gekregen dankzij de presentatie van Amsterdam RAI. Verder heb ik ook nog een andere bestaande klant van ISProjects bezocht. Gezien de specifieke problematiek binnen onze organisatie zijn wij bewust op bezoek gegaan bij een referent in de bloemenbranche. Zij gaven een reëel beeld van het project en waren zeer tevreden over het resultaat.’
‘We zijn nu net aan het einde van de eerste fase. Daarin hebben we de administratie van twee hoofdvestigingen gecentraliseerd naar één locatie. Daar wordt dan ook de scanning uitgevoerd. Binnenkort gaan we hiermee live. Daarna volgen de andere vestigingen’, besluit Weijers.
