We staan op dit moment voor een belangrijke generatiewissel. De babyboomers gaan langzaamaan met pensioen en de nieuwe generatie werknemers staat vol enthousiasme voor de deur te trappelen. Deze nieuwe generatie, ook wel generatie Y of Einstein genoemd, is opgegroeid in een 24/7 maatschappij waarin een continue informatiestroom, computers en mobile devices de gewoonste zaak van de wereld zijn.
Met als gevolg dat hun manier van werken ver af staat van de werkwijze van de babyboom generatie. Zo wordt er nog amper met papier gewerkt door de jonge werknemers, maar nog lang niet iedere organisatie is hierop ingesteld. Een sprekend voorbeeld hiervan is het onderzoek dat VDD IQware in 2012 heeft uitgevoerd. Hieruit blijkt dat nog bijna de helft van de huidige werknemers een papieren to-do-lijst maakt. Slechts een kleine 13 procent gebruikt hiervoor digitale middelen. Deze verhoudingen gaan op zeer korte termijn veranderen door de binnenkomst van de jonge werknemers. Wat heeft dit voor gevolgen voor document management?
Cognitieve beleving
De manier van het presenteren van informatie is momenteel al onderhevig aan veel ontwikkelingen die zich de komende tijd voort zullen zetten. Denk hierbij aan het verder optimaliseren van e-collaboration en andere virtuele oplossingen die een efficiënte documentuitwisseling en kennisdeling bevorderen. Waar nu documenten fysiek worden gedigitaliseerd via de postkamer of de multifunctional op de gang, zal digitalisering straks niet meer nodig zijn. Virtuele bureaus werken dan in een geheel digitaal werkproces, waar de activiteit al wordt gestart met een digitaal document.
Het vergaren van informatie en het verwerken van documenten worden één cognitieve beleving. Werknemers, maar ook klanten, zullen op een efficiëntere manier documenten uitwisselen. Ik verwacht dat een aantal concepten die al heel lang op de plank liggen, eindelijk in het bedrijfsproces opgenomen worden. De generatie Y is klaar voor nieuwe ontwikkelingen en, sterker nog, eist een werkgever waarbij de nieuwe manier van werken volledig nageleefd wordt.
3D-‘document’
Over tien jaar zal het normaal zijn dat de dimensie van het werkproces of de activiteit in de documentpresentatie is opgenomen. In plaats van een fysiek document met informatie, dat al dan niet gedigitaliseerd en gedeeld wordt om te behandelen, komt straks de informatie bij elkaar in één digitaal ‘document’. Hierop kan bijvoorbeeld weer worden ingezoomd om de achterliggende bron aan te wenden. Het moeten zoeken in verschillende systemen om aan je informatie te komen bestaat niet meer. Informatie komt samen op één plek die we kunnen zien als een 3D-‘document’ waarin het proces, de bijbehorende informatie en het document samenhangend wordt gevisualiseerd.
Naast de 3D-films en -televisies, nu ook een zakelijke variant. Hoe ver is jullie organisatie met deze vorm van presenteren van informatie en wat is jullie voorspelling voor over tien jaar?
