Pokon Naturado is marktleider op het gebied van tuinproducten in Nederland. Van potgrond en meststoffen tot graszaad en gewasbeschermingsmiddelen. Voor de verwerking van facturen in Microsoft Nav heeft het bedrijf het softwarepakket ISProjects geïmplementeerd.
Met het belangrijkste merk Pokon is Pokon Naturado dé partner als het gaat om de verzorging van alles wat groeit en bloeit. Naast leverancier van het eigen merk Pokon is het bedrijf ook de belangrijkste distribiteur van Bayer Garden en exclusief distributeur voor Scotts. Via het uitgebreide netwerk van distributiepunten in tuincentra, bouwmarkten en supermarkten vinden de tuinverzorgingsproducten hun weg naar vrijwel elk huishouden in Nederland.
Zesduizend facturen
Pokon Naturado verwerkt ongeveer zesduizend inkomende facturen per jaar in Microsoft Dynamics Nav. In totaal zijn ongeveer 25 medewerkers binnen de organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van deze facturenstroom.
Remco Donselaar, ict-manager van Pokon Naturado vertelt: ‘Omdat één collega van de financiële administratie met pensioen ging en een andere collega ook afscheid nam, hebben wij besloten de inkomende factuurverwerking te automatiseren. Wij wilden de eenvoudige tijdrovende werkzaamheden automatiseren waardoor er tijd overblijft voor andere werkzaamheden.’
Besparing geen issue
‘Tijdens het selectietraject zagen wij dat voor veel organisaties besparing in het aantal fte een belangrijke reden is om dit proces te automatiseren. Aangezien wij ‘slechts’ zesduizend facturen per jaar verwerken in het erp-pakket Nav, was dit voor ons geen issue. Onze voornaamste drijfveer was om de administratieve medewerkers meer uitdaging in hun werkzaamheden te geven. De invoer is nu geautomatiseerd, wij hebben zicht op waar de facturen zich bevinden en hoeven niet meer achter collega’s aan voor goedkeuring, dus hebben wij tijd over om iets anders te doen!”
Donselaar vervolgt: ‘Wij hebben drie verschillende factuurverwerkingspakketten bekeken. De keuze is op ISProjects gevallen omdat dit een standaard oplossing is met een volledig geïntegreerde koppeling met Nav en weinig maatwerk. Daarnaast waren de toekomstige gebruikers gecharmeerd van de overzichtelijkheid van de schermen en was deze oplossing ook nog het voordeligst! Wij hebben nog wat wensen om de functionaliteit uit te breiden waardoor wij bijvoorbeeld ook de toeslagen en vaste activa via ISP-Invoice verwerken. Dit staat de primaire werking echter niet in de weg en is een mooi vervolgproject.’
Binnen planning en budget
‘Na de ondertekening van het contract heeft ISProjects een projectplan gemaakt. Dankzij dit plan is het project binnen de gestelde tijd opgeleverd en is het vaste budget ook niet overschreden! Tijdens het project en ook nu na livegang worden issues snel opgepakt en afgehandeld. Voor de gebruikers is het even wennen en kost het aanmaken van de templates nu wat meer tijd. Binnenkort zal dat echter zijn vruchten afwerpen. Kortom: wij zijn tevreden over het verloop van het project en de resultaten!’, besluit Donselaar.
