Hr-medewerkers zijn dusdanig veel tijd kwijt aan het afhandelen van administratieve werkzaamheden, dat ze de regie over hun eigen agenda kwijtraken. Hun werkdag bestaat voor een groot deel uit ad-hoc werkzaamheden, zo bleek onlangs uit de hr-scan van Afas Software. De oplossing ligt in automatisering, maar om daar de vruchten van te plukken, moet de hr-professional wel over zijn angst heen.
Voorkomen is beter dan genezen, zeker binnen hr. Hr-medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het blussen van brandjes. Werknemers die ruzie krijgen met een leidinggevende bijvoorbeeld, of medewerkers die langdurig ziek worden. Symptoombestrijding. In plaats van met emmers water in de weer te blijven, is het veel beter om de oorzaak te achterhalen.
Nieuwe werknemers
Als een afdeling ondermaats presteert, kan dat bijvoorbeeld komen doordat een manager niet goed leiding geeft. En als het ziekteverzuim in de organisatie stijgt, zou de oorzaak daarvan kunnen liggen in een te hoge werkdruk. Het is de taak van hr om die oorzaak te achterhalen en het probleem op te lossen. En om te voorkomen dat dergelijke problemen weer opduiken: ervoor zorgen dat recruiters de juiste nieuwe werknemers aannemen.
Doordat hr-medewerkers veel uren kwijt zijn aan administratieve handelingen, ontbreekt het hen hiervoor echter aan tijd. Vaak gaat het dan om relatief simpele zaken, zoals het handmatig archiveren van schriftelijke correspondentie. Of het behandelen van een verzoek van een werknemer die van een veertig- naar een 32-urige werkweek wil. Dit terwijl een hr-professional dit soort zaken makkelijk geautomatiseerd kan afhandelen.
Automatisering
Correspondentie kan digitaal. En als een werknemer minder uren wil werken, hoeft hij dat in overleg met zijn leidinggevende alleen maar in te voeren in een systeem. De hr-medewerker hoeft de aanvraag dan niet meer zelf te controleren bij de betrokkene, maar kan dat gewoon laten doen door software die checkt of beide partijen een akkoord hebben gegeven.
Veel hr-medewerkers zijn huiverig om werkzaamheden over te dragen aan de automatisering, omdat zij bang zijn dat dit straks ten koste gaat van hun baan. Hoewel het dus waar is dat sommige handmatige werkzaamheden daardoor verdwijnen, krijgt de hr-professional alleen maar meer tijd om er te zijn voor de medewerkers.
De vraag is vooral: Wie heeft er baat bij deze automatisering?
De HR afdeling? De medewerkers? De directie?
In 2006 heb ik software ontwikkelt voor HRM doeleinden in SaaS vorm. Sterk pakket voor beheren van contract, uren, verlof, verzuim, CAO regels, functioneren en dat tegen heel aantrekkelijke prijzen en eenvoudige implementatie. De software doet het nog steeds goed, maar er wordt geen goud geld aan verdiend. Waarom niet? Omdat het blijkbaar niets toevoegt aan het primaire proces van de organisatie.
Wie zocht er ook alweer ICT talent en kon dat niet vinden ?
*proest*
“Veel hr-medewerkers zijn huiverig om werkzaamheden over te dragen aan de automatisering, omdat zij bang zijn dat dit straks ten koste gaat van hun baan.”