IT-sector worstelt met productiviteitsparadox

'You can’t beat more productivity out of knowledge workers. The only way you can get people to do more is to make them relatively happy', aldus Phil Libin. De voormalige ceo van app-ontwikkelaar Evernote slaat met deze managementwijsheid de spijker op zijn kop. Alle motivatiestudies wijzen tegenwoordig in één richting: disengagement.

Volgens een alarmerende studie zou maar liefst 87 procent van de werknemers wereldwijd inmiddels emotioneel zijn afgehaakt. Disengagement is volksziekte nr. 1.

Coole gadgets, daar worden werknemers wél blij van. Maar of ze hierdoor ook productiever worden, dat valt nog te bezien. Met de komst van de Microsoft Surface Pro, Windows 10 en Apple’s iPad Pro worden wederom hoge verwachtingen gewekt als het gaat om het verhogen van de productiviteit van kenniswerkers in het zakenleven en het onderwijs. Zo ligt de nadruk bij de iPad Pro op productiviteit, zoals documenten bewerken, e-mailen, internetten en in contact blijven met collega’s en medestudenten. De iPad Pro kost bijna net zoveel als een MacBook en dan moet je er ook nog zelf een stylus en toetsenbord bij aanschaffen, zo luidt de kritiek. Een stylus?, Steve Jobs draait zich om in zijn graf. Natuurlijk zorgen Apple’s Pencil en Smart Keyboard niet voor een boost van de productiviteit op de werkvloer. In de automatisering is de productiviteitsparadox immers een bekend fenomeen.

Hogere output

De productiviteitsparadox is de ogenschijnlijke tegenstrijdigheid tussen enerzijds forse investeringen in de informatietechnologie en anderzijds uitblijvende productiviteitsverhogingen. Hoewel er door bedrijven en overheden veel geld wordt geïnvesteerd in de informatietechnologie rijst de vraag of de it-investeringen ook daadwerkelijk zorgen voor hogere output. Welke bijdrage leveren ze aan onze kenniseconomie? Zoals de econoom Robert Solow ooit spottend opmerkte: ‘We see computers everywhere except in the productivity statistics.’

Die vermaledijde productiviteitsparadox zou in 2001 al opgelost zijn, althans als we Martijn Hoogeveen, toen nog hoogleraar multimedia aan de Open Universiteit, mogen geloven. In een artikel in Computable pleitte hij toen voor geduld. ‘Pas in de komende decennia zijn in economische zin de vruchten te plukken van ict-investeringen. Er is sprake van een lange golf in de economie’, aldus de hoogleraar, die hiermee refereerde aan de beroemde Kondratieff-golf. Met de opkomst van the internet of things en de hiermee gepaard gaande forse investeringen zal de discussie over de productiviteitsparadox ongetwijfeld opnieuw oplaaien.

Zeven tips

Voor de langetermijnontwikkelingen in het technologielandschap en de gevolgen voor de werkplek van 2020 wil ik jullie de volgende zeven simpele productiviteitstips niet onthouden:

1. Maak korte metten met infotoxification. De lawine aan e-mails zorgt er volgens McKinsey voor dat 30 procent van onze kostbare werktijd wordt besteed aan het afhandelen van e-mails, waarvan minstens de helft tijdverspilling is.
2. Zorg dat je in een flow geraakt. De gemiddelde kenniswerker is in staat om maximaal 52 minuten aan één stuk geconcentreerd te werken, maar verliest daarna snel zijn focus. Een pauze van 17 minuten doet dan wonderen. Vermijd tijdens de flow elke mogelijke verstoring. Zet alle notificaties voor e-mail-, sms-, chat en andere ‘gekkigheid’ uit. Check je mail voortaan tweemaal per dag in plaats van continu. ‘Manage your energy, not your time.’ Dat geeft je productiviteit pas een boost.
3. Gebruik het kantoor louter nog als ontmoetingsplaats en werk bij voorkeur thuis of onderweg, Remote workers zijn gemiddeld 20 tot 55 procent productiever dan traditionele kantoorklerken die de hele dag op kantoor rondhangen. En geef iedereen een smartphone; de productiviteit stijgt met twee tot drie uur per dag.
4. Voorkom verstoringen tijdens het werk. Productiviteit is de motor achter economische groei, maar dagelijks zijn er incidenten en mensen die zand in de motor strooien. Kenniswerkers verliezen per dag gemiddeld twee uur als gevolg van verstoringen. “Modern offices have become interruption factories”, zo wist Jason Fried, een van de auteurs van het boek Remote, Office Not Required, al.
5. Houd focus. Kenniswerkers zijn gemiddeld 40 procent van hun werktijd bezig zijn met zaken waarvoor ze oorspronkelijk niet zijn ingehuurd.
6. Ga efficiënt vergaderen. Per maand gaat er zo’n 31 uren verloren aan improductieve vergaderingen. Vergaderen is een vak apart. Waarom duren vergaderingen standaard een of twee uur en niet 23 minuten of 1 uur en 48 minuten?
7. Realiseer je dat ook op kantoor het Pareto-principe geldt: slechts 20 procent van het werk is verantwoordelijk voor 80 procent van de resultaten.

Okay, de productiviteit stijgt, maar hoe lossen we het probleem van disengagement op? Zelf heb ik goede ervaringen met 15Five, een geautomatiseerde productiviteitstool gebaseerd op slimme algoritmes. Onder het motto ‘Know the pulse of your company’ krijgen werknemers wekelijks vijf inspirerende vragen voorgeschoteld die ze in een kwartiertje online moeten beantwoorden. Geen ‘control freakery’, maar oprechte human interest zorgt uiteindelijk voor betrokkenheid, happy workers én een hogere productiviteit.