Als ict-dienstverlener is het belangrijk om te voldoen aan de licentievoorwaarden van alle softwareleveranciers. Op deze manier ontstaan er geen compliancy-problemen en worden naheffingen en imagoschade voorkomen. De RID Utrecht besloot daarom om een samenwerking aan te gaan met Snow Software door gebruik te maken van hun software asset management (sam)-oplossing Snow License Manager.
De Regionale ICT-Dienst Utrecht (RID Utrecht), verzorgt alle ict voor zes gemeenten en een regionale sociale dienst in het midden van het land. De dienst ondersteunt ruim achttienhonderd medewerkers bij het dagelijkse computergebruik en beheert de daarvoor benodigde infrastructuur. Voor een ‘shared service centrum’ als de RID Utrecht is het belangrijk om gedetailleerd inzicht te hebben in het dagelijkse hardware- en softwaregebruik bij elke klant. Dan zijn alle kosten en licenties op transparante wijze door te berekenen en ontstaan er geen compliancy-problemen. ‘Bij overheden zijn compliancy en risicomanagement belangrijk’, zegt Steven Veldhuizen, ict-architect bij de RID Utrecht. ‘Door de vele verschillen en regelmatige veranderingen in licentieovereenkomsten, is het risico groot dat de praktijk afwijkt van de geregistreerde situatie.’
Toen de RID Utrecht op zoek ging naar een geschikte software asset management (sam)-oplossing, viel de keus op Snow License Manager van Snow Software. Hiervoor is gekozen vanwege het beheer- en gebruiksgemak en de uitgebreide functionaliteiten. Dit bleek tijdens een ‘proof of concept’ en werd tijdens de eerste gebruiksperiode nogmaals bevestigd. ‘Wij weten nu nauwkeurig welke gebruikers op welke systemen en locaties, met welke softwareversies werken en hoe lang zij die gebruiken. Dat helpt ons tevens om de kostenverdeling naar alle klanten te verfijnen.’
Softwarebeheer is een complexe taak door de vaak grote diversiteit aan gebruikte applicaties en versies. Bij overheden zijn een aantal technische applicaties alleen incidenteel nodig of voor tijdelijke projecten. Hoewel kostenbesparingen niet de hoogste prioriteit waren voor de RID Utrecht, zijn deze wel in korte tijd gerealiseerd. ‘Wij hebben binnen enkele maanden al zo’n vijftigduizend euro bespaard door het her-alloceren van aanwezige licenties, in plaats van deze extra te moeten aanschaffen’, zegt Veldhuizen. ‘Daarnaast laten we door Snow License Manager te gebruiken aan elke softwareleverancier zien sam serieus te nemen.’
