Mediaorganisatie VPRO zit midden in de overstap naar Skype for Business als telefonie- en communicatieplatform. Er is al afscheid genomen van de traditionele telefooncentrale en nu gaan de ruim vierhonderd medewerkers gefaseerd over van toestel naar usb-telefoon. De VPRO koos voor Skype for Business vanwege lagere kosten en betere functionaliteiten. Winvision werd geselecteerd als ict-dienstverlener om de overstap te realiseren.
Op het Mediapark in Hilversum huren mediaorganisaties en andere bedrijven de panden veelal inclusief gemeenschappelijke telefoondienst. Inmiddels stappen steeds meer organisaties over op een eigen telefooncentrale. ‘Het is een relatief dure dienst met beperkte mogelijkheden en verouderde techniek’, aldus Mattijs de Ruijter, hoofd ICT & Productiefaciliteiten van de VPRO. Alle reden om op zoek te gaan naar betere alternatieven. ‘Na eigen onderzoek kwamen we uit bij Skype for Business. Dat zou het telefoonverkeer beter en goedkoper maken. Vervolgens hebben we een aantal Microsoft-partners uitgenodigd om een voorstel te doen en daar kwam Winvision voor ons als beste uit.’
Aandacht voor adoptie en gebruik
In juli 2015 startte Winvision en begin november werd het project technisch opgeleverd. November en december worden benut om steeds groepjes medewerkers over te zetten. Winvision levert een bijdrage aan het trainen van medewerkers om ervoor te zorgen dat de nieuwe techniek goed opgepakt wordt.
Het betekent meer dan alleen een nieuw apparaat om te bellen, aldus Mattijs de Ruijter: ‘Er komt meer verantwoordelijkheid bij de medewerker te liggen. Die moet nu bijvoorbeeld inloggen om bereikbaar te zijn. Doet hij dat niet, dan gaat zijn telefoon nooit over. Wij kiezen er bewust voor om niet alles meer centraal voor iedereen te regelen. We geven medewerkers zelf meer keuze en verantwoordelijkheid. Vorig jaar zijn we gestart met choose your own device, nu dus de overstap naar Skype for Business.’
Knooppunt centrales
De VPRO deelt het pand en de gezamenlijke receptie met NTR en BNN/VARA. NTR trekt samen op met de VPRO bij de switch naar Skype. Arjen de Gruijl, projectmanager van Winvision: ‘Bij de receptie ligt dus een belangrijk knooppunt waar de drie afzonderlijke telefooncentrales bij elkaar komen. In de oplossing voor VPRO werken we met Anywhere365 om het telefoonverkeer te regisseren. Anywhere365 biedt onder meer allerlei extra instrumenten om een beller zo snel mogelijk bij de juiste persoon terecht te laten komen. De medewerkers van de receptie zijn ook zeer enthousiast. Ze kunnen nu in agenda’s kijken, de telefoonhistorie zien en heel makkelijk doorverbinden door gesprekken op het scherm naar de ontvanger te slepen.’
Landlijnen in de regiekamer
Per 1 januari 2016 moet iedereen over zijn op Skype for Business. Alleen in de regiekamer blijven nog landlijnen omdat de medewerkers gebonden zijn aan specifieke opname apparatuur. Toch is volgens De Gruijl de gesprekskwaliteit van Skype for Business echt superieur. De Ruijter is tevreden over het project en de samenwerking met Winvision. ‘Voor ons is dit echt een belangrijk project. Communicatie is een levensader voor onze organisatie. We hebben dan ook veel energie gestopt in voorbereiding en begeleiding. Het gaat hier om een samenspel tussen ict en de facilitaire dienst die van oudsher de telefoonzaken regelt. Maar het is goed verlopen en we zien nu al dat Skype for Business ons meer mogelijkheden oplevert en we gaan het zeker ook in de gebruikskosten merken, bijvoorbeeld omdat we af zijn van traditionele telefonieabonnementen. We zijn blij met een oplossing die veel meer bij deze tijd past en een mooie basis is om de communicatiemogelijkheden later verder uit te breiden.’
