Het lijkt misschien logisch, de inkoop van ict is niet hetzelfde als de inkoop van pennen en potloden. Maar waarom eigenlijk? Hoe komt het dat je ict-inkoop niet hetzelfde kunt benaderen als het inkopen van pennen? Hieronder een aantal redenen.
Ict’ers houden van afkortingen en jargon dat voor buitenstaanders niet is te volgen. Als je als inkoper een serieuze sparringpartner voor de it-afdeling wilt zijn moet je weten waar men het over heeft, bijvoorbeeld als iemand ‘een koppeling wil met de AD’ of een ‘gevirtualiseerd serverplatform in zijn Tier3 datacenter’ heeft.
In ‘ict-land’ zijn relatief veel ontwikkelingen, meer dan op de meeste andere gebieden. Als ict-inkoper moet je daarom bijblijven en weten welke ontwikkelingen relevant zijn voor het betreffende vraagstuk. Dit maakt ook dat er relatief veel inkooptrajecten zijn door een relatief snellere omlooptijd van diensten en producten. Ict medewerkers hebben daardoor zeer regelmatig ook ervaring met eerdere inkooptrajecten, ook meer dan in andere vakgebieden. Door het hoge tempo van vernieuwingen zijn contracttermijnen relatief kort en staan vast. Onderhandelen over bestaande contracten is daarmee lastig.
Bij het inkopen van ict is er meer dan gemiddeld sprake van aanvullende vraagstukken zoals ‘wat doe ik zelf, wat besteed ik uit’ en ‘welke architectuurprincipes zet ik in’. Deze zijn van invloed op het inkoopvraagstuk en maken het vraagstuk daarmee ingewikkelder. Een gedegen inkoopstrategie is daarmee vaak veel belangrijker dan bij gangbare diensten of leveringen.
Ict-leveranciers houden potentiële afnemers (ict-afdelingen) veel beter op de hoogte dan in andere vakgebieden. Ict-land kent bijvoorbeeld veel (ook dagelijkse) nieuwsbrieven die informatie en ontwikkelingen behandelen en afnemers op de hoogte houden. Ook komen leveranciers pro-actief langs om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Dit maakt dat it’ers vaak goed op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de markt en of deze voor hun relevant zijn.
Ict-afdelingen zijn meer dan gemiddeld gewend aan het werken met (ingehuurde) externen. Dit maakt dat Ict afdelingen de regiefunctie en contractmanagement vaak beter hebben ingericht dan andere afdelingen maar ook dat makkelijker onderkend wordt dat ‘anderen’ zaken misschien wel beter kunnen dan zijzelf.
Bij ict-projecten waar een nieuw systeem moet worden ontwikkeld (bijvoorbeeld een nieuw complex systeem voor een ministerie) is het vooraf niet helemaal duidelijk wat je uiteindelijk krijgt. Dat dit een inkoop/aanbestedingstraject anders maakt dan bijvoorbeeld de aankoop van pennen en potloden mag duidelijk zijn. De aanbestedingsdocumenten zijn veel complexer onder andere omdat aanvullende zaken als een ‘proof of concept’ of het gezamenlijk ontwikkelen moet worden behandeld.
Bij ict is er kans op vendor lock-in. Als je niet goed oplet zit je de komende jaren aan een leverancier en zijn voorwaarden vast. Erp-projecten zijn hier een goed voorbeeld van; Heb je eenmaal een erp-systeem ingevoerd dan is het zeer lastig deze in te wisselen voor een andere. Ook dit maakt dat de aanbestedingsdocumenten complexer zijn dan die bij ‘pennen en potloden’.
Ict’ers denken vaak in specificaties en mogelijkheden van de bij hun bekende oplossingen. Een door hun opgesteld ‘programma van eisen’ is daardoor niet zelden (onbewust) toegeschreven op een product of merk waardoor marktwerking (en scherpe prijzen) niet mogelijk zijn. Leveranciers maken hier dankbaar gebruik van door Ict medewerkers uit te nodigen voor showroom bezoeken, seminaars of persoonlijke afspraken om zo als enige aan de wensen en eisen te kunnen voldoen. Het is aan de (ict-)inkoper om zorg te dragen dat een programma van eisen wel merkonafhankelijk is.
En als laatste: Ict projecten zijn nu ook weer niet altijd complex en ingewikkeld. Er is ook genoeg ‘commodity ict’. Het niet onderkennen hiervan maakt een aanbesteding onnodig groot en ingewikkeld (en disproportioneel). Soms is ict daarmee dus wel vergelijkbaar met pennen en potloden….
Best aardige samenvatting, wat er zo bij komt kijken bij een aankoop of aanbesteding : Kosten, architectuur, requirements, aansluiting op bedrijfsprocessen, zelfdoen/uitbesteden, inhouse/cloud, behoud van regie, ontwikkelingen markt, leverancier onafhankelijkheid, continuiteit.
“Het is aan de (ict-)inkoper om zorg te dragen dat een programma van eisen wel schrijven merkonafhankelijk is.” terwijl “ICT-ers zelf hun ‘programma van eisen’ al dan niet onbewust op hun bekende product of merk” schrijven.” althans, dat lees ik hier.
Je bent inkoper en moet het vakgebied beter kennen dan de ICT-ers zelf ? Technisch en psychologisch. Hoe realistisch is dat ? We kunnen maandag eens een testje doen bij afdeling inkoop : Beste wensen voor nieuwe jaar. Zeg, leg die ICT nieuwsbrieven eens even weg en vertel me wat jullie hier bij inkoop allemaal weten over “gevirtualiseerd serverplatform in Tier3 datacenter”, je weet wel, vanwege migratie van “onze koppeling met AD”.
Zoals ook hier blijkt gaat het inkopers alleen maar om de prijs, kwaliteit is geen momentopname maar staat wel constant onder druk omdat er vergelijkingen gemaakt worden die volledig mank gaan. De conclusies waarin gesprongen wordt kan ik niet herkennen omdat de lobby waarover gesproken wordt vooral komt vanuit de externe adviseurs, de marktwerking bij aanbestedingen gaat alleen nog maar om de korting die de ’tussenhandelaar’ heeft bij de leverancier middels het partnerkanaal.
De auteur vertoont dan ook een opmerkelijke kortzichtigheid in de Nederlandse markt welke even opgeschrikt werd door wat onthullingen over bepaalde ‘huisleveranciers’ maar alweer gewoon in haar aloude patroon is teruggevallen. Van inkoper naar inkoppertje gaat om de ‘olifantenpaadjes’ want de overheid is sadomasochistisch en blijft gebonden doordat ze niet de markt niet kennen maar wel alles willen ‘vermarkten’ met het idee van de Raines’ Rules om alles kwantificeerbaar te maken met een fraudeleuze boekhouding.
Hoewel meerdere (Europese) onderzoeken hebben aangetoond dat de belastingbetaler gemiddeld 20% duurder uit is met aanbesteding, vaak nog een veelvoud hiervan als ook het uitbesteden van het aanbesteden mee gerekend wordt, blijft dit manke aankoopbeleid een opgelegd beleid omdat het hele ambtenaren circus anders werkeloos wordt. De vanuit Brussel gedirigeerde marktwerking is een papieren tijger die getemd is door lobbyisten, de Amerikaanse kamer van koophandel blijkt hierbij zelfs de grootste.