De provincie Overijssel beschikt over een nieuwe financiële backoffice op basis van standaard SAP-templates. Daardoor is die omgeving volgens leverancier iQibt en de betrokken projectleider van de provincie toekomstbestendig en kan de provincie beter voldoen aan de verplichte betaaltermijn voor werkkapitaal. De ict-vernieuwing past in plannen van de provincie om de dienstverlening naar burgers te verbeteren met behulp van digitalisring.
Het project is volgens de betrokkenen binnen een jaar tijd afgerond. Daarin is maatwerk voor ongeveer 80 procent vervangen door SAP-templates. Begin 2017 zette de Provincie Overijssel een aanbesteding uit, om het SAP back-office systeem opnieuw in te richten, waarbij standaardisering een vereiste was.
‘Bij de her-implementatie was kennis van de financiële- en logistieke processen binnen provinciale organisaties in combinatie met SAP-expertise cruciaal. Wij voerde dergelijke trajecten al eerder uit voor het Rijk en werd op basis van kennis, ervaring en kosten gekozen voor dit project’, licht ict-dienstverlener iQibt toe.
‘Dip in afhandeling transacties’
Volgens Maarten Prins, teamleider Backoffice Financiën van de Provincie Overijssel is het project binnen de gegeven deadline en het budget afgerond. Prins: ‘Na de her-implementatie en nieuwe manier van werken hebben wij een kleine dip gehad als het gaat om de afhandeling van financiële transacties. Maar dat was te verwachten. Medewerkers moesten nog wennen aan het nieuwe systeem.’ Inmiddels handelt de provincie volgens Prins ruim 90 procent van de financiële transactie af binnen dertig dagen.
“De processen verlopen sneller en transparanter. Hierdoor besparen wij niet alleen een hoop kosten, ook de marktwerking blijft transparant doordat alle additionele aanpassingen aanbesteed kunnen worden’, aldus Prins. Een woordvoerster van iQibt laat weten dat er bijvoorbeeld ook naar wordt gekeken om in de toekomst ook subsidies via het SAP-systeem te verwerken.
Sneller betalen
De overstap naar de gestandaardiseerde en heringerichte SAP-omgeving past in de strategie van de provincie om de dienstverlening naar burgers te verbeteren met behulp van digitalisering. Daar is in 2017 een begin mee gemaakt. Een snellere afhandeling van financiële transacties was een belangrijk onderdeel van die doelstelling.
Eddy van Hijum, gedeputeerde Economie voor de provincie Overijssel: ‘Eén van de succesfactoren is de snelheid van betalen vanuit de overheid. Er is landelijk altijd veel kritiek op het feit dat de overheid een trage betaler zou zijn. Als Provincie Overijssel zitten wij ver onder de deadline van dertig dagen. Wanneer dit proces nog efficiënter kan, komt het werkkapitaal eerder beschikbaar en dragen wij bij aan een beter draaiende economie.’
Hadden ze dat systeem bij de Belastingdienst ook maar. Wacht nog steeds op teruggave PB van 2015.