Creatieve oplossingen voor het personeelstekort vliegen je om de oren. Een ding hebben ze gemeen: ze richten zich op het aantrekken van nieuw personeel én het behouden van bestaand personeel. Dit heeft tot gevolg dat alle organisaties in dezelfde vijver blijven vissen, zeker in de it-sector. Daarom doe je er als organisatie goed aan de oplossing in een andere hoek te zoeken, namelijk door het werk efficiënter in te richten.
De kans is groot dat ook binnen jouw organisatie de werkdruk alleen maar toeneemt. De krappe arbeidsmarkt is hier de grootste boosdoener van. Organisaties azen allemaal op dezelfde vissen. Bovendien is er een zwaar tekort aan technisch personeel. Het resultaat? It-afdelingen worstelen met de hoeveelheid werk. Die hoge werkdruk zorgt voor ontevredenheid onder het personeel. In het slechtste geval eist het zijn tol en vallen medewerkers zelfs uit. Met een nóg hogere werkdruk voor de rest van de medewerkers tot gevolg. Behalve dat dit een ongewenste situatie is voor de it-afdeling, zijn andere afdelingen of collega’s hiervan de dupe. Zij moeten voor het uitvoeren van hun werkzaamheden immers optimaal worden ondersteund vanuit it. De hoge werkdruk en het tekort aan personeel zorgen er echter voor dat collega’s slechter of later worden geholpen. Geheel begrijpelijk leidt dit tot klagen, wat te tevredenheid van it-medewerkers weer niet ten goed komt. En zo is daar nóg een factor die de werkdruk opdrijft. Oftewel, er is sprake van een neerwaartse spiraal.
Vastgeroest
De vraag is natuurlijk: hoe kom je hieruit? Want als er dagelijks al te weinig tijd is voor het reguliere werk, is er natuurlijk helemaal geen tijd om verbeteringen of veranderingen door te voeren. Of toch wel? Mijn ervaring is dat it-afdelingen dusdanig zijn vastgeroest in routines, dat ze mogelijkheden voor optimalisatie niet eens meer zien. Terwijl er vaak veel laaghangend fruit is dat snel rendement oplevert. De kunst is om die vruchten te plukken, ondanks de hoge werkdruk. Denk aan het zuurstofmasker in het vliegtuig dat je eerst bij jezelf moet opzetten, voordat je anderen kunt helpen. In deze situatie geldt hetzelfde. Hoe meer jouw it-afdeling ondersneeuwt, hoe meer andere afdelingen daarvan de dupe worden en hoe harder het gaat sneeuwen. Kortom, het doorbreken van de vicieuze cirkel moet prioriteit worden.
Kleine investering, grote winst
Het zijn vaak hele kleine verbeteringen die al snel rendement kunnen opleveren. Een voorbeeld hiervan is het automatiseren van openstaande meldingen. Bedenk je eens hoeveel tijd jouw medewerkers kwijt zijn aan het sturen van herinneringen of het vragen naar feedback. En hoeveel het scheelt als al deze berichten automatisch worden verstuurd. Behalve dat dit veel tijdwinst oplevert, wekt het ook meer tevredenheid in de hand bij de collega’s die de meldingen maken. De automatische respons betekent namelijk een snelle reactie, waardoor de melder zich direct gehoord voelt.
Hetzelfde kun je doen door veelgestelde vragen inclusief antwoorden vindbaar te maken voor collega’s. In plaats van dat ze een melding moeten maken, kunnen ze hier op zoek naar een antwoord. Dat scheelt medewerkers op de it-afdeling veel tijd én collega’s zijn hiermee sneller geholpen. Zo zie je maar dat het echt een kwestie is van kleine stukjes tijdvreters wegnemen. Het kost even een uurtje om dat in te regelen, maar die investering heb je binnen no-time terugverdiend. Dit geeft collega’s op andere afdelingen ook een beter gevoel, omdat zij sneller tot een oplossing kunnen komen. Door het automatiseren van openstaande meldingen en veelgestelde vragen, geef je de it-afdeling wat ademruimte. De tijd die overblijft, kan de it-afdeling gebruiken om verdere uitdagingen te onderzoeken en te verhelpen. Zo zorg je ervoor dat de it-medewerkers weer kunnen doen wat ze het liefst doen; het bedenken en implementeren van blijvende oplossingen voor complexe uitdagingen in werkgerelateerde systemen. Een win-winsituatie voor iedereen.
Opwaartse spiraal
Het is begrijpelijk dat je niet weet waar je moet beginnen, als je dagelijks verdrinkt in het werk. Bedenk dan dat er niets verandert als je blijft doen wat je deed. Als je nagaat wat al die kleine tijdsbesparingen je onder de streep opleveren, weet ik zeker dat ook jij dat uurtje kunt vrijmaken om die eerste stap te zetten. De kleine winst gaat zich al snel opstapelen en zo maak je een begin aan orde scheppen in de chaos. Er ontstaat ademruimte op de afdeling, de werkdruk neemt iets af en de neerwaartse spiraal verandert in een opwaartse spiraal. Voor je het weet is er ineens ruimte voor grote veranderingen en verbeteringen.
