Wie een softwarelicentie afsluit, moet eerst precies weten wat hij wenst. Wat wil je als organisatie bereiken? Wees je ervan bewust dat je waarschijnlijk niet alles weet. Dat maakt de kans op pijnlijke verrassingen kleiner.
Dat stelt Richard Spithoven, verantwoordelijk voor pre-sales bij it-dienstverlener en softwareleverancier SoftwareOne in de Benelux, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Hij verwacht dat ai grote gevolgen krijgt voor softwarekosten. Vooral licentiefacturen kunnen flink hoger uitvallen. Dat was eerder al het geval bij meerdere generaties (erp-)software; met de komst van AI neemt dat risico verder toe.
Als voormalig auditmanager bij Oracle kent Spithoven de valkuilen rond softwarelicenties. Hij zag in de praktijk waar organisaties tegenaan liepen en richtte vervolgens zijn eigen bedrijf B-lay op. Daarmee ontwikkelde hij specialistische diensten en tooling voor licentiebeheer. B-lay werd in 2020 overgenomen door SoftwareOne.
Ai verandert licentiemodellen
Het ai-tijdperk leidt tot grote veranderingen in de manier waarop software wordt gelicentieerd. Bestaande modellen worden op hun kop gezet. Marktvorser Gartner ziet een verschuiving van betalen voor toegang tot software naar betalen voor resultaten. De nadruk ligt minder op tools, dashboards en functies, en meer op gerealiseerde voordelen. Volgens Gartner leidt het toevoegen van ai-functionaliteit bovendien niet automatisch tot betere resultaten, maar vaak wel tot hogere kosten.
Ai-agenten gaan zelfstandig taken uitvoeren in verschillende systemen en leveren direct resultaten. Agentic ai zet daarmee het traditionele software-as-a-service (saas)-licentiemodel onder druk. De markt voor enterprise software, waarin wereldwijd jaarlijks honderden miljarden dollars omgaan, staat hierdoor voor een grote verandering.
Volgens Gartner resulteert zogenoemde agentische arbitrage erin dat gebruikers minder vaak rechtstreeks met traditionele software-interfaces werken. Applicaties worden steeds meer onzichtbaar op de achtergrond uitgevoerd. Daardoor wordt het aantal menselijke gebruikers minder bepalend voor de prijsstelling. De komende jaren staan volgens Gartner in het teken van deze disruptie.
Ook SoftwareOne ziet grote veranderingen in de manier waarop software wordt ontwikkeld, verkocht en gebruikt. Spithoven: ‘Ai-agenten kunnen eenvoudig zelf applicaties ontwikkelen in plaats van dat mensen de code schrijven. Je hoeft bijvoorbeeld bijna geen business-intelligence-software meer te kopen. Met de juiste prompt maakt een ai-agent in korte tijd een rapportage, waarbij je aangeeft uit welke databronnen informatie mag worden gehaald.’
Businesscase eerst
Veel eindgebruikers zijn enthousiast over ai. Maar voordat licenties worden afgesloten, moeten organisaties inzicht hebben in de kosten op korte én lange termijn. Die kosten moeten vervolgens worden afgezet tegen de verwachte baten.
De cruciale vraag is daarom wat een organisatie met ai wil bereiken. Welke doelstellingen kunnen ermee worden gerealiseerd? Een ai-oplossing die bijvoorbeeld een deel van de callcenteractiviteiten overneemt, kan zich bij een grote organisatie snel terugverdienen. Voor kleinere bedrijven kunnen de kosten relatief zwaar wegen.
Daarnaast betaalt een organisatie niet alleen voor de ai-agent zelf. Ook het gebruik van onderliggende software kan toenemen. Bij Microsoft 365 bijvoorbeeld kunnen meer agents leiden tot extra verbruik van transacties, opslag en infrastructuur. ‘Gebruikers denken daar vaak nog niet genoeg over na’, zegt Spithoven.
Hij spreekt van verschuivende kostenposten: sommige uitgaven dalen, terwijl andere stijgen. Wie ai wil inzetten, moet daarom niet alleen kijken naar de techniek, maar ook naar security, governance en controle.
Tools voor het beheer van ai-licenties hebben volgens Spithoven alleen waarde als duidelijk is welk doel AI moet dienen. ‘Je moet heel kritisch nadenken over wat aikan bijdragen. Anders gezegd: bouw een goede businesscase. Ontbreekt die, dan neem je al snel verkeerde beslissingen en blijft het rendement achter bij de verwachtingen.’
Van licentie naar abonnement
Vroeger was een softwarelicentie relatief eenvoudig: een organisatie kocht een gebruiksrecht en sloot eventueel een apart servicecontract af voor ondersteuning. De afgelopen jaren zijn vrijwel alle grote softwareleveranciers overgestapt op abonnementsmodellen.
Ook gratis opensourcesoftware kan veranderen in een commercieel product. Spithoven verwijst naar Java, dat veranderde nadat Oracle Sun Microsystems overnam. Niet alle organisaties waren voorbereid op de latere licentiekosten, die onder meer werden gebaseerd op het aantal medewerkers en niet op het aantal installaties.
Ook ai-software kan volgens hem een dergelijke ‘tikkende tijdbom’ worden. Een ander voorbeeld is VMware, dat na de overname door Broadcom voor sommige klanten veel duurder werd. Sommige organisaties kregen te maken met prijsstijgingen van twee tot tien keer.
Een grote Nederlandse bank had volgens Spithoven al jaren voor de overname door Broadcom onderzocht of het verstandig was om afhankelijk te blijven van VMware of zelf virtuele infrastructuur te ontwikkelen. Die voorbereiding leverde de bank later voordeel op.
Voorbereiden op contractverlenging
Spithoven adviseert organisaties om minimaal zes tot twaalf maanden voor het aflopen van een contract na te denken over de toekomst. Daarbij moeten vragen centraal staan als: waar staan we nu en waar willen we naartoe?
Hij raadt organisaties aan om afspraken te maken over een zogenoemde renewal cap, waarmee buitensporige jaarlijkse prijsverhogingen worden beperkt.
Ook inzicht in het daadwerkelijke gebruik is essentieel. Bij saas-applicaties moeten organisaties weten welke medewerkers toegang nodig hebben tot welke software. Anders betalen ze al snel te veel. Aan de andere kant kunnen kosten oplopen wanneer gebruik onverwacht groter blijkt dan afgesproken.
Vooral bij cloudgebruik kunnen leveranciers eenvoudig vaststellen of klanten buiten hun licentievoorwaarden opereren. Daarom groeit de aandacht voor finops, waarbij de verantwoordelijkheid voor cloudkosten vaker bij datateams en engineers komt te liggen.
Voor een licentieverlenging moeten organisaties daarom kritisch kijken naar hun behoefte en de zogenoemde bill of materials uit eerdere perioden. In de praktijk blijkt volgens Spithoven soms tot tachtig procent van een licentie niet te worden gebruikt. Door die ongebruikte capaciteit uit contracten te halen, ontstaat ruimte om bijvoorbeeld in innovatie te investeren.
Met de komst van ai wordt licentiebeheer nog belangrijker. Organisaties hebben niet alleen te maken met medewerkers die ai gebruiken, maar ook met ai-agenten die zelfstandig meerdere applicaties kunnen inzetten.
Ai in premium pakketten
Ai-functionaliteit wordt vaak toegevoegd aan duurdere softwarepakketten. Om klanten te verleiden, kiezen leveranciers regelmatig voor hoge kortingen op deze premiumaanbiedingen. Spithoven noemt het voorbeeld van een cio bij een Nederlandse multinational die trots vertelde dat hij 92 procent korting had bedongen op een SAP-contract met ai-functionaliteit. ‘We vroegen hem hoeveel landenorganisaties er waren. Dat bleken er zestig te zijn, waaronder Roemenië waar met laagopgeleid personeel werd gewerkt dat niets met ai zou doen. Vervolgens bekeken we de licentie. Daaruit bleek dat juist in Roemenië de ai-functionaliteit beschikbaar was, terwijl die technologie daar niet gebruikt zou worden. De conclusie was dat de klant acht procent te veel betaalde.’
Volgens Spithoven laat deze anekdote zien hoe belangrijk het is dat organisaties volledig inzicht hebben in hun eigen gebruik, behoeften en toekomstige ontwikkelingen.
