Je zou het niet zeggen, maar de markante loopbaan van Douglas Vogel – van langharig internetprotocol-programmeur via succesvol zakenman tot gerespecteerd informaticaprofessor aan de Universiteit van Arizona – hoeft wat hem betreft niet in het zonnetje gezet. Hij is vooral de oceaan overgestoken om van zijn passie te vertellen: vergaderen per computer of, zoals het in academische kringen heet: Group Support Systems (GSS).
Een GSS, een buitenbeentje in de familie van beslissingsondersteunende systemen, lijkt oppervlakkig gezien nog het meest op chatten via internet: zet een stel managers bij elkaar, schotel ze een portable voor en laat ze typen in plaats van praten. De agenda van de hoogleraar is er volledig aan gewijd. Vogel, een energieke en nuchtere vijftiger, is een van de GSS-‘founding fathers’, heeft zijn naam onder ettelijke tientallen GSS-onderzoekspublicaties prijken en reist van Amerika tot Hongkong teneinde het GSS-paradigma tot een succes te maken.
Toch kan ook Vogel, die op zijn vijfendertigste zijn carrière als zakenman radicaal inruilde voor een universitaire carrière, er niet omheen: zijn loopbaan bepaalde zijn passie. Vogel: "Toen ik als hoogleraar de beslissingsondersteunende systemen bekeek, werd er louter academisch over gesproken, met mathematische modellen en dergelijke. Direct besefte ik: dit is niet de werkelijkheid. Bedrijven werken niet volgens mathematische modellen, maar zetten een stel mensen bij elkaar die vervolgens beslissen wat voor hun bedrijf het beste is. Het is een deel leiderschap en een deel overleg – meer niet."
Digitaal logboek
Geïnspireerd door dat besef legde hij halverwege de jaren tachtig, in Tucson, Arizona, samen met enkele gelijkgestemde universitaire vakbroeders de basis voor de huidige GSS’en – toen nog niet meer dan laboratoriumomgevingen. Inmiddels strekken zijn experimenten zich uit over complete continenten: per internet. Een recent experiment tussen Nederland en Hongkong, in samenwerking met de TU Eindhoven, deed Vogel tijdelijk in Nederland neerstrijken.
Michiel van Genuchten, manager bij Simac Group Support in het hartje van de Eindhovense campus en tevens Vogels co-projectleider, persoonlijke vriend en gastheer, deelt Vogels passie zozeer dat het enthousiaste duo geregeld in een dubbelinterview raakt. Van Genuchten: "Een ijzersterk punt van vergaderen per beeldscherm is dat iedereen door elkaar kan praten: alle gesprekken verlopen tegelijkertijd en toch stoort niemand elkaar – ik geef zo even een demonstratie. Tweede voordeel is dat het strikt anoniem kan: iedereen is even belangrijk; niet alleen wat de baas zegt telt. Het derde voordeel is dat je een digitaal logboek overhoudt van alles wat gezegd is: er zijn geen foute interpretaties van een vergadernotulist, en het complete beslissingsproces zie je achteraf letterlijk terug."
De demonstratie, alhoewel met maar drie man sterk gespeeld, maakt veel duidelijk. Het stereotype beeld van een vergadering: een zaal vol vergadertijgers die zich verlustigt in zich steeds herhalende steekspelletjes, terwijl de mindere goden onder de aanwezigen gelaten op het eindsignaal wachten, lijkt op slag hopeloos tijdrovend. In plaats daarvan verrijst een beeld van een zwijgende groep met de vingers ratelende beeldschermgebruikers, ongegeneerd en in hoog tempo een rijkdom aan anonieme ideeën genererend, zowel zinnige als onzinnige, waaruit als vanzelf de beste alternatieven bovendrijven. Spreekangst en egotripperij lijken definitief tot het verleden te behoren.
Machtsverschuivingen
Doet dit allemaal niet erg veel denken aan bijvoorbeeld Usenet, de welbekende discussiegroepen op internet? "Absoluut niet", zegt Vogel. "Discussies op Usenet divergeren – monden snel uit in oeverloze uitwijdingen – terwijl discussies per GSS juist convergeren." Vlot beweegt Van Genuchten zijn muispijl over zijn beeldscherm en klikt een menu-item aan. In een oogwenk schiet een lijstje discussie-onderwerpen tevoorschijn. Achter elke discussie staat een uitnodigend rijtje lege stemvakjes.
"Kijk", wijst Van Genuchten, "schermen als deze dwingen de GSS-gebruikers tot het afslanken van discussies. Na een van te voren vastgestelde periode – variërend van uren tot desnoods dagen of weken – krijgt elke discussie via een multiple-choice systeem een rapportcijfer, waar alle participanten aan meedoen. Het GSS bepaalt automatisch en op democratische wijze welke discussies worden voortgezet, en welke verdwijnen."
Maar, is een vraag die direct bovendrijft, als dit de nieuwe spelregels zijn en de geijkte vergadertechnieken ineens op straat liggen, moeten de invoerders van een GSS dan niet uitkijken voor onaangename machtsverschuivingen? Volgens Vogel loopt dat zo’n vaart niet: "Het gaat om de samenwerking, het management wil het beste uit zijn mensen halen ..". Van Genuchten: "Bovendien kan na het stemmen altijd een discussie over de stemming zelf plaatsvinden, waarna tot herstemming wordt besloten. De senior manager uiteindelijk beslist: hij kan bijvoorbeeld de meest gekozen discussie doorgang laten vinden, maar de op-één-na favoriete niet." "En", voegt hij er fijntjes aan toe, "letterlijk ieders argumenten heeft hij ondertussen gehoord, gezien, gelezen. Wij Nederlanders denken vaak dat we een volk van sprekers zijn, maar Nederland is vooral een land waar mensen graag gehoord willen worden. Een GSS biedt die psychologische bevrediging, ongeacht hoe de senior manager achteraf beslist. Traditioneel vergaderen biedt dat niet."
Tijdloos en goedkoper
Een ander opvallend verschil is tijdloosheid. Vogel: "Voerden we dit gesprek per GSS, dan kunnen we dat over een jaar oppikken of we nooit gestopt waren. We hoeven er niet eens tegelijkertijd voor online te zijn. Alle ideeën, redeneringen en andere bijdragen blijven bewaard – overzichtelijk ingedeeld naar discussie."
Van Genuchten: "Ook is een GSS niet plaatsgebonden. Doug reist straks weer vijf weken door Europa, maar voordat jij kwam bespraken Doug en ik via dit GSS de inhoud van een van zijn colleges. Via een GSS-server zetten we die discussie per internet straks gewoon voort." En videoconferencing per internet dan? Vogel: "Een klein aantal bedrijven doet al aan gedistribueerd vergaderen – wereldwijd, per internet – en de meeste gebruiken ‘videoconferencing’. Maar het tijdsverschil maakt dat er altijd wel een deelnemer midden in de nacht moet opstaan." Grijnzend: "En dan wil ik slapen."
Jarenlange proefnemingen met GSS’en bij de Amerikaanse marine, overheden en grote multinationals, waar ook Vogel bij betrokken was – regelmatige gebruikers in Nederland zijn de ministeries van VROM en Biza, KPN en Nationale Nederlanden – lijken Vogels gelijk te staven. Vuistdikke stapels rapporten herhalen steeds hetzelfde mantra: kwalitatief hoogwaardige vergaderingen worden in fenomenaal korte tijden afgerond – tot 90 procent korter -, wat weer vergadersalarissen en reiskosten uitspaart. Ruwweg de helft lijkt een vuistregel.
Des te wranger is daarom de hardnekkige weerzin waarmee het GSS zijn weg naar de vergaderruimte vindt. ‘Zien is geloven’ is het motto: beslissers die eenmaal aan een GSS-vergadering hebben meegewerkt, blijken zich meer dan eens tot enthousiaste pleitbezorgers te ontpoppen, maar het omgekeerde geldt even hard. De hardnekkigste vooroordelen over GSS’en, die vergaderaars ongezien de schouders voor het concept doen ophalen, aldus een Amerikaans onderzoeksrapport uit 1998, variëren van ‘lijkt meer een soort communicatie voor computernerds’, ‘geef ik misschien politieke macht mee uit handen’ tot ‘kost vast een lieve duit’ of ‘zal wel lastig installeren zijn’.
Controlemiddel
Het is niet anders. Vogel en Van Genuchten werken inmiddels monter aan varianten op GSS’en, die de kracht ervan helder illustreren. Van Genuchten: "Simpel beschouwd is een GSS niet meer dan een systeem waarin tot enkele tientallen mensen tegelijk elkaars tekstbijdragen beoordelen. Software-inspectie, een goed gebruik in de software-industrie waarbij meerdere programmeurs in de testfase van een programma gezamenlijk de broncode lezen en op fouten doorvlooien, lijkt als twee druppels water op wat vergaderaars met een GSS doen: commentaar leveren op tekst. We hebben ons GSS daarom moeiteloos weten om te bouwen tot een krachtige software-inspectietool." Programmeurs over de hele wereld kunnen er gelijktijdig één en dezelfde broncode mee inspecteren."
