Onderzoek van IBM wijst uit dat cfo’s hun controlerende taken beter uit kunnen voeren wanneer zij zich minder met ’traditionele’ boekhouding hoeven bezig te houden. Uitbesteding en automatisering zijn hier een uitkomst, meent Sjang Ramaekers, partner bij IBM Consulting Services.
IBM Consulting Services interviewde 450 cfo’s uit 35 landen die in dienst zijn van bedrijven in de grootzakelijke markt. Het onderzoek werd uitgevoerd om inzicht te krijgen in de staat van de huidige financiële afdeling en de richting die deze volgens cfo’s in de komende drie jaar zal nemen.
De taken van de chief financial officer maakten de afgelopen jaren een verschuiving door van ’traditionele’ boekhoudpraktijken naar het ondersteunen van het beslissingproces, blijkt uit het onderzoek van IBM. Ruim tweederde van de ondervraagden noemt ‘het ondersteunen van de waarde voor aandeelhouders’ als topprioriteit; slechts 39 procent houdt zich hoofdzakelijk bezig met het beheren van de balans.
Regelgeving
“In de afgelopen vijf tot zeven jaar zijn financiële mensen zakenpartners geworden”, zegt Sjang Ramaekers. “Dat staat in contrast met de eigenschap van onafhankelijkheid die een cfo moet hebben.” Het gevolg zijn de boekhoudschandalen die inmiddels hebben geleid tot regelgeving vanuit de overheden en de brancheorganisaties. Naast de implementatie van de IAS-regels voor Europese accountants zijn Amerikaanse boekhoudregels aangescherpt door de Sarbanes-Oxley (SOX)-wet en moet Basel II binnen Europa de risico’s van kapitaalbeheer gaan indammen. “Er wordt tot in detail beschreven wat er moet gebeuren, maar het blijft natuurlijk belangrijk dat de mensen die ermee werken onafhankelijk kunnen zijn, willen deze regels effect hebben”, aldus Ramaekers.
De helft van de cfo’s die IBM ondervroeg is van mening dat er binnen het bedrijf nu al goed gedefinieerde en goed uitgevoerde beleidsregels zijn. Toch geven zij aan dat hun onafhankelijkheid niet altijd zichtbaar is binnen de organisatie. Dit kan volgens Ramaekers bereikt worden door alle maatregelen van controle ook na te gaan. “Daar zijn systemen voor nodig, zoals een digitaal dashboard waarop de cfo bijvoorbeeld inzichtelijk kan maken of hij de specificaties van zijn balans heeft en of hij het akkoord heeft van de magazijnmeester.”
Niet succesvol
Ramaekers stelt vast dat dienstverleners tot nu toe niet succesvol zijn geweest om betrouwbare, onafhankelijke controlesystemen te implementeren, hoewel volgens de consultant de boekhoudtransacties in het verleden wél succesvol geautomatiseerd zijn. “Dat heeft ertoe geleid dat de kosten van de financiële afdeling van 3 procent van het budget daalden naar 1 procent. Om de handen van de cfo verder vrij te maken voor zijn controlefunctie moeten we dat een stap verder nemen, zowel door het uitbesteden van de financiële transacties als door bedrijfsinformatie direct toegankelijk te maken voor de financieel manager.”
Kostenbesparingen door uitbesteding zijn tweeërlei, zegt Ramaekers. Enerzijds drukt het de operationele kosten doordat de uitbesteder besparingen behaalt door schaalgrootte. Anderzijds helpt het uitbesteden van activiteiten bij het voldoen aan de eisen van de IAS of de SOX-wetgeving, wat momenteel veel aandacht van de cfo opeist. “Dat is bij een outsourcer al grotendeels geregeld omdat de meeste klanten daaraan moeten voldoen”, vertelt Ramaekers. “De objectiviteit is verder gewaarborgd doordat een derde partij volgens vooraf opgestelde regels werkt die moeilijk te manipuleren zijn. Een uitbesteder heeft maar één doelstelling: het zo efficiënt mogelijk verwerken van de cijfers. Of er een plus of een min uitkomt, maakt hem niet uit.’
Ontoegankelijk
Volgens Ramaekers ligt er echter ‘nog meer efficiëntie voor het oprapen’ door informatie toegankelijk te maken voor cfo’s. Het onderzoek van IBM toont aan dat de rapporten die financiële managers ontvangen voor het merendeel bedrijfsbrede informatie bevatten. Bovendien worden deze rapporten in veel gevallen aangeleverd door de directie. Hoe gedetailleerder de informatie, hoe minder cfo’s deze onder ogen lijken te krijgen. Maandelijkse rapporten die de afwijkingen van het ondernemingsplan weergeven, worden weliswaar door 41 procent van de cfo’s ontvangen, maar slechts 12 procent van hen heeft directe toegang tot geïntegreerde informatie die ze nodig hebben in het beslissingsproces. “Betere controle door de cfo vergt ontsluiting van gegevens die nu in erp-systemen zitten”, concludeert Ramaekers. “Er komt weer meer ruimte voor investeringen en die moeten ingezet worden voor het transparant maken van informatie. Mensen moeten alleen nog over hun koudwatervrees heen.”
Cfo’s zijn volgens de onderzoekers van IBM weliswaar van mening dat de informatie die ze ontvangen actueel, betrouwbaar en consequent is, toch is slechts éénderde van hen van mening dat die informatie ook gebruiksvriendelijk, op maat gemaakt, rendabel of geïntegreerd is. “We hebben altijd een argument voor investeringen in erp-systemen, maar het is lastiger om bedrijven zover te krijgen dat ze investeren in informatievoorzieningen”, weet Ramaekers. “Het is moeilijk om daar de financiële waarde van in te schatten.” IBM laat daarom de eindgebruiker aftekenen op de verwachte verbeteringen in besluitvorming en de invloed daarvan op het kostenniveaus en omzet. “Wanneer zij zeggen dat bepaalde rapportages kunnen leiden tot een omzetstijging van 2 procent, sta je sterk om de investering te rechtvaardigen.”< BR>
