Deel 4: 5PM en SmartSheet

5PM en SmartSheet bieden samenwerkingsdiensten aan voor kleinere teams en concurreren direct met Basecamp en GoPlan. SmartSheet heeft wel een meer eigenzinnige benadering.

5PM

Voor een samenwerkingspakket lijkt de naam 5PM een beetje vreemd, omdat 17 uur immers doorgaans het einde van de werkdag inluidt. Het idee achter de naam is, dat je met deze dienst meer gedaan krijgt voor 17 uur dan zonder deze dienst. Net als de andere is dit een webdienst met mensen en activiteiten die samen met bestanden, notities en e-mails gecombineerd worden tot projecten. Interessant is dat 5PM ook een mobiele variant biedt zodat je het systeem ook kunt raadplegen via smartphone of pda.

Functionaliteit

Voor 5PM bestaat het werk uit projecten, tijdlijnen, rapporten en profielen. De webinterface is ook op deze manier ingedeeld, met grote rubriektabs aan de linkerkant van het scherm. Profielen zijn eigenlijk gebruikers. Elke gebruiker kan een specifieke rol hebben en aan de hand van die rol kun je bepalen wat hij of zij wel en niet mag zien of doen. Maar er is geen eenvoudige manier om meerdere gebruikers in een team te duwen. Teams worden min of meer ad hoc aangemaakt, doordat je mensen aan een project koppelt. Voor elk project krijg je in het overzicht te zien hoeveel dagen er nog over zijn tot de deadline. Een grafiekje vertelt je hoever het project gevorderd is. Projecten kunnen wel tot een groep gebundeld worden. Standaard zie je twee panelen, waarbij links een overzicht te zien is en rechts meer detail daarvan. Zo toont de tab Projecten links alle projectgroepen en projecten. Rechts worden de bij de gekozen groep of project horende activiteiten getoond. Bij de projecten is er nog een extra tab bovenaan, waardoor je alleen voor je eigen taken kunt kiezen. Bij profielen werkt het ook zo: links alle gebruikers en rechts meer informatie over de gekozen gebruiker. De tab Rapporten toont in het linkerpaneel een formulier waarmee je het soort rapport kiest dat je wil aanmaken. Nadat je op 'Genereren' klikt, verschijnt het aangemaakte rapport op het rechterpaneel. Alleen de tab Tijdlijn heeft slechts één paneel, maar daar kun je naar wens een dag-, week- of maandindeling bekijken. Met gekleurde vlaggetjes toont dit deel de vervaldata van projecten. Het is mogelijk gegevens te importeren uit Basecamp, iCalendar en Gmail.

SmartSheet

Het idee achter SmartSheet is erg eenvoudig. Alles is namelijk een werkblad: letterlijk een 'slim' blad. Een 'sheet' of werkblad bevat alle informatie die je wilt opvolgen, beheren en delen binnen een SmartSheet. Zo'n werkblad kan een project zijn, een planning, contactenlijst, controlelijst, zowat alles. Alle data die daarbij hoort, van documenten tot plaatjes, bijlagen en discussies, is ook geassocieerd met zo'n werkblad.

Functionaliteit

Een van de redenen waarom er sprake is van 'slimme' bladen is dat je die zelf kan vormgeven. Daartoe zijn er voorgedefinieerde sjablonen die je kunt gebruiken. Die zijn vaak samengesteld door andere bedrijven terwijl ze ervaring opdeden met SmartSheet. Op het eerste zicht ziet de webinterface er nogal overdonderend uit met heel veel opties, maar SmartSheet helpt je met dialoogvlaggetjes die je laten zien wat waar staat en wat je allemaal kunt doen. Bovendien is er bij de eerste inlog ook een flashfilmpje dat een introductie geeft. Op zich is het idee vrij eenvoudig uitgewerkt. Een werkblad is in kolommen onderverdeeld en door op het pijltje bij de kolomhoofding te klikken, kun je kolommen toevoegen of weghalen, of van naam veranderen. Dat kan ook voor rijen, vandaar ook de gelijkenis met spreadsheets. Je kiest zelf het uiterlijk en de indeling die het best passen bij jouw werkwijze. Uiteraard kan alleen de werkbladeigenaar dit doen. Andere mensen die er toegang toe hebben kunnen wel kijken, maar niets wijzigen. Uiterst links is een editeerknoppenmenu waarmee je ook aangebrachte wijzigingen snel weer kunt ongedaan maken mocht je een fout gemaakt hebben. Helemaal bovenaan zijn er tabs met meer sheets. En helemaal onderaan zijn er functietabs waarmee je snel toegang krijgt tot veelgebruikte sheetacties zoals het delen van sheets met anderen, waarschuwingen, bijlagen, discussies, en zo meer. SmartSheet kan volledig worden geïntegreerd in Google Apps.