Een van de veranderingen die interim-manager Lex van den Nieuwenhuizen bij Do.IT aan het doorvoeren is, is het besef van projectmatig werken. Het maakt het lastig dat niemand van de werknemers daar ervaring mee heeft.
Als interim-manager heeft Lex van den Nieuwenhuizen al verschillende ict-afdelingen, zowel bij scholen als in bedrijven, gezien. “Het zijn echt productieafdelingen. De meldingen die binnenkomen worden afgewerkt”, zegt hij. Medewerkers weten vaak niet wat de routinematige werkzaamheden zijn en welke niet. “Er zijn werkzaamheden die boven de routinematige werkzaamheden uitstijgen. Een voorbeeld is het aanleggen van een draadloos netwerk, of het in gebruik nemen van nieuwe software. Het zijn werkzaamheden die niet dagelijks uitgevoerd worden en waar niet altijd de benodigde kennis voor in huis is.” Toch verwerken medewerkers deze klussen als een routineklus en niet als een opzichzelfstaand project.
Van den Nieuwenhuizen erkent dat het belang van projectmatig werken in grote bedrijven wel is doorgedrongen, maar op scholen was er eerder niet zo’n behoefte aan. “Je had per school twaalf computers en één ict-medewerker. In die tijd ging het nog prima als het als een routinematige klus werd gezien. Het computergebruik in het onderwijs is sterk toegenomen. De impact als het mis gaat is nu veel groter.”
Verantwoordelijke
Het uitrollen van de Compex-software (de computerexamens) is een klus die bij Do.IT nu niet meer wordt aangemerkt als een routineklus, maar als een project. “Er moet gekeken worden hoe de software eruit ziet en hoe de data over het netwerk gaan. Daar moet van tevoren over worden nagedacht. Het heeft namelijk grote consequenties als het misgaat”, aldus Van Den Nieuwenhuizen. Belangrijk is ook dat er een verantwoordelijke wordt aangewezen.
Van den Nieuwenhuizen is daarom nu druk bezig om Do.IT het belang van projectmatig werken te laten inzien. “Toen ik het uitlegde, was er wel het ‘oh, ja-effect’. De mensen zien het wel, maar hadden er nog nooit eerder bij stilgestaan. Als je kijkt naar de mislukte projecten bij Do.IT is bij negen van de tien projecten de reden dat er niemand verantwoordelijk voor was”.
Betere planning
Bij Do.IT is er echter niemand die kennis heeft van projectmanagementmethoden, zoals Prince2. “Wellicht is het toepassen van Prince2 op de kleine projecten bij Do.IT overdreven, maar je kunt wel de basisprincipes uit projectmanagementmethoden toepassen”, zegt Van den Nieuwenhuizen. Hij bedoelt dat de medewerkers wel een vooronderzoek moeten uitvoeren waarin staat wat er moet gebeuren, wat het gaat kosten, wat het gaat opleveren, in welk tijdsbestek het plaatsvindt en wie verantwoordelijk wordt voor het project. “Het maakt inzichtelijk wat de afdeling te doen heeft. En je kunt extra capaciteit inschakelen als je weet wanneer je deze nodig hebt.” Ook kan beter naar de klanten gecommuniceerd worden wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd en wat de consequenties ervan zijn.
Bij de ict-afdeling zal daarom een aantal mensen worden ingewerkt in projectmatig werken. Verder is Van den Nieuwenhuizen momenteel aan het definiëren wat de routinematige werkzaamheden zijn. Ook werkt hij aan een aantal standaarddocumenten voor het uitvoeren van projecten. “Het wordt dan misschien wel een invuloefening, maar de medewerker wordt verplicht erover na te denken.” Van den Nieuwenhuizen heeft bij een eerdere, andere school een jaarkalender opgesteld, waarop stond waneer bijvoorbeeld examens, ouderavonden of open dagen waren. Daardoor konden we anticiperen op de werkzaamheden. “Maar Do.IT ondersteunt 34 lokaties. Ik weet niet of het maken van een jaarkalender hier een oplossing is.”
Prutsen
Van den Nieuwenhuizen probeert de werknemers bij Do.IT nu bewuster te maken van hun werkwijze. “Je ziet het bij beheer of softwareontwikkeling. Ze krijgen een probleem binnen, prutsen wat, veranderen een één in een nul of verwijderen een regel. Maar hebben dan niet door wat daar de gevolgen van kunnen zijn. Misschien valt wel het hele netwerk weg.” Volgens Van Den Nieuwenhuizen zijn ict-medewerkers al tevreden wanneer het probleem is opgelost, maar weten ze soms niet eens wat het probleem was. Hij vraagt daarom nu aan iedere werknemer die een probleem heeft opgelost of hij ook weet wat het probleem was. “En dan hebben ze ineens geen vertrouwen meer in de oplossing. Ze weten nu dat er doorgevraagd wordt, waarmee we de kwaliteit van de oplossing willen verbeteren. Je hebt niets aan een afdeling die zijn eigen calls aan het genereren is.”
