Terberg startte in 2020 met de implementatie van een nieuw erp-systeem bij een vestiging in Hamburg. Dit verliep niet naar wens en er werd een pas op de plaats gemaakt. De producent van distributietrucks, heftrucks en vuilniswagens stelde de uitrol bij andere Terberg-bedrijven uit. Om tot een succesvol bedrijfsbreed erp-systeem te komen, moesten eerst de aanpak en processen op de schop, vertelt it-manager Marco de Hair.
Terberg heeft vestigingen in veertien landen, meer dan drieduizend medewerkers, 32 werkmaatschappijen en een erp-landschap dat mede door overnames uit zeven verschillende systemen bestaat. Het bedrijf wil standaardiseren op Dynamics 365 van Microsoft, maar dat is een flinke uitdaging. Zeker ook doordat er nog een hoop legacy-systemen draaien, waaronder maatwerkpakket LIST (Logistiek Informatie Systeem Terberg), Baan ERP in Spanje en Avanti in Engeland.
Harmoniseren werkwijzen
Binnen de bedrijfsstructuur hebben de afzonderlijke onderdelen een vergaande autonomie. De Hair: ‘Dat was een ingewikkeld proces: we moeten niet zomaar weggooien wat we hebben, de lokale collega’s zijn onze kracht.’ Toch werd steeds duidelijker dat het wereldwijd uitrollen van één erp-pakket ook vroeg om het harmoniseren van de werkwijzen in de hele Terberg-organisatie.’
De werkmaatschappijen hebben in hun markt een sterke positie. De collega’s in die organisaties werken al jaren met hun klanten en met elkaar samen, en zijn daarin succesvol, schetst De Hair: ‘Om alle kansen in de wereldwijde Terberg-organisatie te benutten, is het echt noodzakelijk dat behalve de namen op de gevel, ook de processen en applicaties meer gestandaardiseerd worden.’
Externe consultants
De Hair: ‘We willen het ondernemerschap binnen de bedrijfsonderdelen behouden, maar dat betekent dat zij ook eigen ideeën hebben over processen en hoe ze willen werken. Er is dus een betere samenwerking tussen business en it nodig.’
Er worden ook externe consultants van HSO ingezet. Zij zijn actief is in alle landen waar Terberg vestigingen heeft (Nederland, Engeland, Frankrijk, Duitsland, Spanje en de VS). Ze staan bekend om hun ‘gedegen projectaanpak, goede consultants en kennis van lokale wet- en regelgeving’, deelt De Hair. Bovendien werken ze met lokale adviseurs die de taal spreken.
Business proces owners
‘Toen we begonnen met de Dynamics-implementatie, merkte we dat het decentrale karakter van ons bedrijf ervoor zorgde dat we met teveel mensen van verschillende ondernemingen spraken, die allemaal eigen ideeën naar voren brachten over processen. Het werd heel lastig om alle ideeën over te brengen op onze it’ers.’ Daarop is met adviesbureau IT’s Teamwork het concept van ‘business proces owners’ geïntroduceerd. Dat betekent dat er per bedrijfsonderdeel één domeinverantwoordelijke is aangewezen die binnen zijn organisatie de wensen ophaalt voor logistiek, productie, verkoop, et cetera. Samen in een team met één consultant en een vast aanspreekpunt in het it-team ontstaat zo ‘een behapbare groep’.
De business proces owner is meestal een senior collega in de business met overzicht van de processen. Diegene wordt bijgestaan door een zogenoemde ‘streamlead’. ‘Dat is doorgaans een senior collega van de it-afdeling die nauw samenwerkt met de business proces owner, applicatiespecialisten en de productmanager’, legt de it-manager uit.
Power-platform
Een voorbeeld: collega’s van onder andere engineering, productconfiguratie en productie die op verschillende vestigingen in verschillende landen werken, zijn in gesprek over de uitwisseling van kennis. ‘We zijn erg blij dat we met externe partners onze interne vernieuwingen versnellen. We komen zeker nog uitdagingen tegen, maar we zijn goed op weg’, stelt De Hair.
Hij is ook gecharmeerd van het Power-platform dat onder Dynamics 365 hangt. Gevraagd naar een voorbeeld zegt hij: ‘Een erp-applicatie heeft veel verschillende schermen. Met het platform kun je zelf één scherm bouwen met data die relevant zijn en die je ook kan terugvoeren in erp. Dat is met name bij service belangrijk: werkorders, materialen, uren, onderhoudscontracten, locatie (planner), alles wordt goed gedocumenteerd. Voordat je de factuur kan sturen (in customer engagement zijn dat verschillende schermen) zijn ze in de Power-app bij elkaar gezet.’
Hamburg
Over de moeizaam verlopen implementatie in Hamburg zegt hij achteraf: ‘We zijn ons bewust dat de inrichting niet goed was. We hebben ons teveel laten leiden door de it’er in ons en niet door de business en hoe zij moesten werken. Daardoor was een erp-systeem ontstaan waarin meer handelingen verricht moesten worden dan nodig was.’
De Hair legt uit dat in Hamburg een werkmaatschappij is gevestigd voor het onderhouden van terminaltractors van Terberg en de aansturing van monteurs. ‘Het gaat om een grote groep servicemonteurs en dan kan het complex zijn om materialen die je nodig hebt op de juiste plaats te krijgen.’
Klein beginnen
‘Je moet aandacht hebben voor de meest efficiënte manier van werken’, waarschuwt hij. ‘Een partner zal altijd zeggen: ‘klein beginnen en dan optimaliseren’. Maar oog hebben voor bedrijfsprocessen en de meest efficiënte manier van werken, daar gaat het om. Als je eenmaal live gaat, moeten de processen op orde zijn.’
De it-manager legt uit dat het erp-systeem op de vestiging in de Duitse havenstad bijvoorbeeld moet ondersteunen bij klanten die een storing hebben. Dus het ondersteunen van een monteur die daar met zijn bus naar toe gaat, onderdelen moet ophalen en die eventueel onderdelen geleverd moet krijgen van de fabrikant. ‘Daar zijn meerdere handelingen in het systeem voor nodig, zoals het inplannen en werkopdrachten, et cetera.’
Nog vele jaren bezig
Door de aanpak met business proces owners, heeft hij inmiddels ook een beter zicht op het tijdsverloop van de implementatie. In Nederland gaat in december een verkoop en servicewerkmaatschappij live en in april 2023 volgt een groot productiebedrijf in Spanje. ‘We zullen nog vele jaren bezig te zijn om alle 32 bedrijven die onder Terberg vallen, over te zetten op Dynamics 365.’
Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #1 2023.
Tips
De Hair deelt op verzoek van Computable nog een aantal tips.
– Blijf bij de standaardfunctionaliteit van het pakket. Als je veel maatwerk hebt moet je veel testen bij elke update. In een saas-oplossing is het beste advies dat je bij de standaard kan blijven, dan kun je namelijk ook nieuwe functionaliteiten gebruiken doordat de software periodiek een update krijgt.
– Kies een goeie implementatiepartner met een gedegen projectaanpak en goede consultants die lokale wet- en regelgeving kennen en de taal spreken.
– Doe de investering om in de Power-platformlaag van Dynamics 365 te kunnen ontwikkelen. Dat is de kracht van het platform, maar je moet het wel gestructureerd doen.
Familiebedrijf
Royal Terberg Group is een Nederlands familiebedrijf dat zijn hoofdkantoor heeft in IJsselstein. In 1869 startte het bedrijf als smederij. In 2019 vierde Terberg zijn 150-jarig jubileum. Nu werken er ruim drieduizend medewerkers in veertien landen. Terberg ontwikkelt, produceert, modificeert en onderhoudt wereldwijd specialistische voertuigen en voertuigsystemen, bijvoorbeeld terminal-trekkers, vuilniswagensystemen en meeneemheftrucks. Deze voertuigen levert Terberg aan haventerminals, gemeenten, distributiecentra, logistieke bedrijven en de industrie.
