Unicef verhuisde recent naar een nieuw pand in Den Haag. Het telefoonsysteem moest worden overgezet naar de nieuwe locatie. IconneCT4u implementeerde een VoIP-oplossing, bestaande uit een Gigaset pro dect-systeem met twaalf basisstations en honderd handsets in combinatie met de bestaande VoIP-telefooncentrale van 3CX.
Als organisatie verhuizen naar een nieuw pand in een andere stad? Dat vraagt om de nodige voorbereiding en heel wat regelwerk. VN-kinderrechtenorganisatie Unicef weet er alles van. Zij verhuisde recent naar een nieuw pand in Den Haag. Niet alleen moesten bureaus op het laatste moment worden uitgeruimd, en kantoorapparatuur verhuisklaar worden gemaakt, ook het telefoonsysteem moest worden overgezet naar de nieuwe locatie. Allemaal het liefst zo snel en efficiënt mogelijk, zodat men zo snel mogelijk weer up and running was. IconneCT4u, leverancier van communicatieoplossingen, implementeerde een VoIP-oplossing op de nieuwe locatie en droeg zorg voor de overstap.
De uitdaging
De overstap maken van een kantoor met veel afgesloten ruimten in Voorburg naar een open kantoor met drie verdiepingen en flexwerkplekken in Den Haag: voor die uitdaging riep Unicef de hulp in van IconneCT4u. Annejan Bos, oprichter van IconneCT4u: ‘Unicef behoort al geruime tijd tot onze klanten. Op de oude locatie in Voorburg werkte de organisatie met een isdn-telefooncentrale met alleen vaste toestellen en lijnen van Tele2. In het nieuwe pand wilde Unicef echter graag volledig overstappen op flexwerken – alleen de receptie kreeg een vaste plaats. Dat vroeg om mobiele dect-toestellen in plaats van vaste telefoons. Belangrijk hierbij was de bereikbaarheid van Unicef. De organisatie wordt regelmatig benaderd door de media en wil die graag continu goed te woord staan.”’
Een andere, belangrijke voorwaarde voor de nieuwe telefonieoplossing was hygiëne. ‘Uit onderzoek onder de werknemers bleek dat zij geen grote fan waren van vaste toestellen. Flexwerkplekken betekent dat men geen eigen toestel heeft, maar dagelijks met een andere telefoon werkt. Dat vonden werknemers vanuit hygiënisch oogpunt niet prettig, dus zochten we een andere oplossing voor de nieuwe locatie’, aldus Bos.
De oplossing
Uiteindelijk implementeerde IconneCT4u een VoIP-oplossing bij Unicef, bestaande uit een Gigaset pro dect-systeem met twaalf basisstations en honderd handsets in combinatie met de bestaande VoIP-telefooncentrale van 3CX. Bos: ‘Die centrale hadden we in het oude pand al deels ingericht. Zo hadden we de intelligentie en de verschillende menu’s al overgezet naar het nieuwe VoIP-systeem. Het daadwerkelijke bellen hebben we pas overgezet na de verhuizing naar het nieuwe pand. Doordat we dit systeem al eerder implementeerden bij een zorghotel, wisten we dat de combinatie goed werkte.’ De oplossing bleek een succes.
Doordat een deel van de centrale reeds in het oude pand was overgezet, verliep de verhuizing vlot. ‘Dat is het voordeel van een telefooncentrale in de cloud: je kunt eenvoudig van locatie veranderen. Zo deden we de installatie van het systeem in het oude pand, waar we de kinderziektes oplosten en werknemers kennis lieten maken met het systeem. Na een paar maanden draaien vond de verhuizing plaats. Alles was binnen een mum van tijd overgezet én werknemers kenden het telefoonsysteem al. Wel zo fijn.’
De keuze voor Gigaset pro was snel gemaakt, en niet alleen vanwege de goede prijs-kwaliteitsverhouding en het hoogwaardige design, aldus Bos. ‘We werken al jarenlang samen met Gigaset pro en implementeerden al eerder Gigaset pro-producten in een soortgelijke situatie. De keuze was dus eenvoudig. De expertise hadden we al in huis en daarin werden we perfect ondersteund door Gigaset pro. Als we bij Unicef tegen bepaalde problemen of meldingen aanliepen, werden we op een prettige wijze bijgestaan door Gigaset pro, dat op afstand inlogde op het systeem. Zo keken zij mee en was het probleem vaak zo opgelost. Die samenwerking maakt van een implementatie pas echt een succesverhaal.’
De voordelen
Met de nieuwe VoIP-oplossing profiteert Unicef van diverse voordelen. Bijvoorbeeld een sterk verbeterde geluidskwaliteit. Maar ook het beheer op afstand levert winst op. Bos: ‘De klant kan een deel van het beheer zelf doen, zoals groepen maken of namen veranderen. Daarnaast heeft Unicef een servicecontract: indien gewenst, voeren wij beheertaken uit. In zo’n 90g procent van de gevallen kan dat op afstand en dat scheelt een hoop tijd en geld.’
Ook de hygiëneoverwegingen waren snel opgelost. ‘De oplossing maakt het mogelijk om te flexwerken met een eigen toestel. Bij de receptie van Unicef staan namelijk laadrekken waar werknemers ’s ochtends hun persoonlijke toestel ophalen. ’s Avonds leveren zij die weer in en dan wordt het toestel meteen opgeladen. Zo werkt iedereen mobiel met zijn of haar eigen handset’, aldus Bos. Extra voordeel voor Unicef is de kwaliteitscontrole die het VoIP-systeem mogelijk maakt. ‘Telefoontjes van donateurs gaan naar een extern callcenter, maar Unicef kan wel meeluisteren met de gesprekken. Zo controleert zij de kwaliteit en kunnen gesprekken worden gebruikt voor trainingsdoeleinden.’
Conclusie
IconneCT4u kijkt terug op een prettige samenwerking. ‘Vroeger kochten we vooral vaak losse dect-handsets bij Gigaset pro, maar nu het bedrijf een draadloos systeem aanbiedt, zijn we in staat onze klanten een complete, zakelijke oplossing te leveren. Extra pluspunt is, dat veel mensen de naam Gigaset vaak al kennen van hun handsets thuis, waardoor ze al enthousiast zijn over het merk. Dat maakt het voor ons makkelijker om een telefonieoplossing te verkopen.’
Zelf ziet Unicef de toekomst met vertrouwen tegemoet. Lex Kok, senior systeembeheerder bij Unicef: ‘Of we nu groeien of krimpen, met de huidige VoIP-oplossing zitten we goed. Uitbreiden is heel eenvoudig: we hoeven bijvoorbeeld geen extra lijnen aan te vragen voor meer capaciteit of extra licenties en hardware te kopen. Het systeem groeit mee met onze organisatie, ook als deze kleiner wordt.’
