Zelfsturende teams is maar een buzzword. Eigenlijk is een zelfsturend team binnen de zorg vergelijkbaar met een elk ander ‘normaal’ team bij andere organisaties. Robert van Ginkel, salesmanager bij Ecare, gaf tijdens Zorg & ICT 2016 dan ook uitleg waarom en hoe zorgprofessionals hun eigen team het beste kunnen aansturen.
‘Veel zorgorganisaties zijn flink gegroeid. Meestal door fusies, waardoor de nieuwe organisatie vaak veel managementlagen kent’, zegt Robert van Ginkel, salesmanager bij Ecare. ‘Op een gegeven moment heb je dan meer managers dan professionals, terwijl je juist mensen nodig hebt die de daadwerkelijke zorg verlenen. Een klant van ons gaf om die reden op een bepaald moment de professionals de volledige verantwoordelijkheid. In de zorg noem je dat dan ‘zelfsturende teams’, maar bij andere organisaties is dat eigenlijk al heel normaal. Daarom vind ik dat een beetje een buzzword.’
‘Teams binnen de zorg kunnen zelf alle verantwoordelijkheid houden, wanneer ze kleinschalig zijn’, legt Van Ginkel uit. ‘Op deze manier is de verantwoordelijkheid goed aan een ieder toe te wijzen.’ Verder meent hij dat er een bepaalde soort informatie beschikbaar moet zijn voor de professional. Dat zijn volgens hem in de basis: Cliënttevredenheidsmetingen, medewerkertevredenheidsmetingen, productiviteitsmetingen en de kwaliteit van de zorg.
Verantwoordelijkheden
Maar toch is stuurinformatie het laatste waar je aan begint. Eerst moet er worden gekeken waar organisaties de verantwoordelijkheden neerleggen en welke informatie daar vervolgens bij hoort. Van Ginkel legt uit dat hij klanten daarbij helpt. ‘Wij moeten ze de spiegel voorhouden: wat is uiteindelijk de motivatie om anders te gaan werken? Het is echt een andere manier van denken en dan pas kom je bij de ict-hulpmiddelen.’
Integratie
Om zorgprofessionals uiteindelijk ook de handvatten aan te reiken om daadwerkelijk met de zelfsturende teams aan de slag te gaan, besloot Ecare in mei 2015 om Qlik Sense te integreren in zijn softwaresuite ‘Puur’. In juni is de integratie gebouwd en in november was alles getest en klaar voor gebruik. Hierdoor kunnen zorgprofessionals inzicht krijgen in alle stuurinformatie, waarmee zij de kwaliteit van de zorg kunnen verbeteren.
De reacties op de integratie zijn volgens Van Ginkel erg positief. ‘De eerste klant die hiermee aan de slag is gegaan is Thebe. Zij zijn nu al enthousiast, terwijl alle mogelijkheden die nog voor ons liggen nog niet eens allemaal ingezet zijn.’
Verantwoordelijkheid bij team
In de nieuwe oplossing zijn de belangrijke data-inzichten terug te vinden, zoals cliënttevredenheidsmetingen, medewerkertevredenheidsmetingen, productiviteitsmetingen en de kwaliteit van de zorg. Van Ginkel legt uit dat rapporteren een stuk makkelijker en sneller is geworden. ‘Tot voor kort waren de meeste zorginhoudelijke rapportages gebaseerd op hele lappen tekst, maar met die informatie kun je eigenlijk niets, omdat het ongestructureerd is. Wij hebben het gestructureerd op basis van het Omaha-systeem. Daarmee doen wij ‘health analytics’: analyses over de voortgang van cliënten .’ Dit is volgens Van Ginkel goed, omdat die kwaliteitsaspecten normaal gesproken nauwelijks aan bod komen. ‘Eerder draaide het altijd om, dagen, dagdelen en minuten.’
Van Ginkel benadrukt dat het er bij zelfsturende teams om draait dat de verantwoordelijkheden niet bij één persoon worden neergelegd, maar bij het gehele team. ‘De prestaties van het eigen team ten opzichte van de rest van de organisatie kan worden getoond. ‘Er kan er inzichtelijk worden gemaakt welke teams goed presteren op bepaalde onderdelen, op deze manier kunnen teams onderling ook elkaar om advies kunnen vragen.’
Kennis over zorgsector
Hetgene wat Ecare volgens Van Ginkel onderscheidt van andere oplossingen voor stuurinformatie, is de kennis over de zorgsector. ‘De professional is veel belangrijker dan het ecd of de bi-tool, maar je hebt de tools wel nodig om je werk goed te kunnen doen. Wij kunnen decision support bieden, zodat het systeem met je meedenkt over welke inhoudelijke stuurinformatie relevant is en welke niet. Deze toegevoegde waarde kunnen wij leveren, omdat we mensen met een zorgachtergrond in dienst hebben. Zij weten op welke vlakken er behoefte is aan welke stuurinformatie. Deze kennis over de zorgsector maakt ons, ook volgens onze klanten, uniek.’
