Organisaties weten heel goed welke data ze hebben in hun primaire systemen. Waar ze nauwelijks zicht op hebben zijn alle ongestructureerde data. Het is hoog tijd om ook ‘in control’ te komen op die data. De databerg groeit al jaren en het eind van die groei is nog lang niet in zicht. Zeker nu foto’s, video’s en audiobestanden normale bedrijfsassets zijn geworden. Denk bijvoorbeeld aan trainingsvideo’s, opnames van telefoongesprekken door het contact center of foto’s van schadegevallen. Om grip te krijgen op de groeiende databerg is het belangrijk om zicht te krijgen op alle ongestructureerde data én op de processen die deze data voortbrengen.
86 procent van de data bevindt zich ‘onder water’
Onderzoek toont aan dat een gemiddelde organisatie goed inzicht heeft in slechts 14 procent van de data. Dit betreft doorgaans de gestructureerde data die is opgeslagen in primaire systemen.
De andere 86 procent betreft ongestructureerde data, zoals Office- en PDF-bestanden die zijn opgeslagen op Sharepoint of een andere gezamenlijke schijf, e-mail, data in vrije tekstvelden, foto’s, video’s en geluidsopnames. Organisaties hebben vaak weinig zicht op de leeftijd, inhoud en kwaliteit van deze data. Ze weten niet welke data belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering en welke niet.
Redundant, Obsolete en Trivial data
In een gemiddelde organisatie betreft 32 procent van alle data zogenaamde ROT-data. ROT is een afkorting voor Redundant, Obsolete en Trivial data. Redundant data is data die meervoudig is opgeslagen. Dit zijn identieke bestanden die op meerdere plekken -soms in meerdere bronnen- tegelijk voorkomen. Het vervelende van redundant data is dat er meerdere versies van één bestand in omloop zijn, waarbij het moeilijk is om te controleren welke versie de juiste is.
Obsolete data is data die, gelet op de leeftijd van de bestanden, wellicht te oud is om te gebruiken en zou kunnen worden verwijderd. Trivial data zijn data die niet thuishoren op de primaire storage-omgeving. Vaak is het type bestand de sleutel bij het bepalen of een bestand triviaal is, denk hierbij aan .exe files of ISO-bestanden. Soms moet je ook uitkijken: een privévideo wil je niet bewaren op je primaire storage, maar een trainingsvideo wel.
Dark data
De laatste categorie is dark data. Dit zijn data waarvan niet duidelijk is wie de eigenaar is, of deze gegevens überhaupt kloppen en relevant zijn en die vaak ook een compliance risico in zich dragen. Het is data waarvan niet is vastgesteld of deze bedrijfskritisch is.
Vergroot uw kansen in de markt
De eerste reden om uw data onder de loep te nemen is dat er kansen liggen om de omzet te verhogen en kosten te verlagen door slim om te gaan met data. Denk maar eens aan de waarde die verscholen ligt in klantdata. Maar denk ook aan de mogelijkheden om processen slimmer in te richten als u in staat bent ze goed te monitoren.
Verlaag de kosten die gemoeid zijn met opslag én beheer
Hoewel de opslagkosten de laatste jaren zijn gedaald, kost het nog altijd geld om data op te slaan. Het is zonde om ROT data op te slaan. Vooral uit het oogpunt van de indirecte kosten die hiermee gemoeid zijn. Outsourcingstrajecten zijn veel duurder als de outsourcepartner niet precies weet welke data hiermee gemoeid zijn. Migratie naar andere software is een kostbaar, tijdrovend en risicovol proces als onduidelijk is welke data fungeren als input en output van deze systemen. En als u gebruik wilt maken van de public cloud voor opslag van bepaalde data, dan is het wel belangrijk om te weten welke data u in de cloud zet. Met andere woorden: gebrekkig inzicht in de data leidt tot onnodig hoge kosten.
Door middel van een solide plan voor dataoptimalisatie en datamanagement kan het beroemde pleisters plakken (wat deduplicatie en genoemde technieken op storage en/of backup niveau in feite is) verruild worden voor het aanpakken van het feitelijke probleem: het ontstaan van een wildgroei aan ongestructureerde data. In veel gevallen is er een interessante business case te maken waarmee organisaties op verschillende vlakken voordeel kunnen behalen. Dit kan zijn over de as van kostenbesparing, maar inzicht en grip op data (en het gebruik daarvan) is in veel gevallen een nog veel interessantere business justificatie.
Benieuwd naar de mogelijkheden die Axians uw organisatie kan bieden op het vlak van dataoptimalisatie en datamanagement?
https://www.axians.nl/blog/een-wereld-te-winnen-met-het-optimaliseren-van-uw-data/
