De waarheid van Excel

Het grote voordeel van Excel is dat het precies doet wat je het vertelt. Dit is ook gelijk het grootste nadeel. Een leeg rekenblad bevat nog geen enkele intelligentie of logica. Het is aan de gebruiker om deze logica te definiëren. Of eigenlijk te programmeren. Niet zelden beschikken fervente aanhangers van Excel over prachtige Excel-bestanden, liefst met zoveel mogelijk tabbladen, complexe macro's en koppelingen naar andere Excel-bestanden.
Dat wijst al meteen op nadeel nummer 1: veel gebruikers zijn nooit opgeleid als programmeur en zelfs de beste programmeur maakt wel eens fouten. Uit een onderzoek van de Journal of Accountancy in 1996 bleek al dat in 90 procent van de spreadsheets met meer dan 150 regels tenminste één fout zat. In 2004 kwam het Amerikaanse ict-vakblad ComputerWorld nog steeds tot dezelfde conclusie. Geen geruststellend idee, aangezien de complexiteit van spreadsheets alleen maar is toegenomen en de impact van één 'foutje' enorm kan zijn. Je moet er niet aan denken dat nét die ene prognose voor de bank inzake een belangrijke financiering door zo'n fout van geen kanten blijkt te kloppen. Banken gruwen ervan en wantrouwen terecht iedere uitdraai van zo'n zelf gebouwde spreadsheet.
Niet alleen in grote bedrijven maar ook in duizenden middelgrote bedrijven loopt het gebruik van spreadsheets danig uit de hand. Meerdere versies van bestanden worden door diverse gebruikers gemuteerd, ook zonder dat zij het van elkaar weten. Het is dus nooit volledig duidelijk hoe actueel en dus hoe 'waar' de getoonde cijfers nu eigenlijk zijn.
Een ander nadeel van zelfgemaakte Excel-bestanden is, dat zij na verloop van tijd zó complex worden dat zelfs degene die de spreadsheet ontwikkelde het totaaloverzicht verliest. Of de bouwer verlaat het bedrijf, alle kennis over de spreadsheets meenemend. Helaas, maar zijn opvolger was 'gelukkig' toch al van plan om helemaal opnieuw te beginnen (hoezo: het kost niks?).
Is het opslaan van alle data in een centrale database dan dé oplossing? Het helpt zeker om aan de bovengenoemde bezwaren tegemoet te komen, maar een database is in eerste instantie niet meer dan een grote vergaarbak van gegevens. Om een database intelligent te laten rekenen, zijn producten nodig die de benodigde rekenlogica meeleveren. Naast software met een hoog investeringsniveau, zoals Hyperion en Cognos, is er tegenwoordig ook software die voor het midden- en kleinbedrijf betaalbaar is, zoals Professional Planner, Visieplan of Crystal Reports.
Dus wie verder kijkt dan zijn of haar Excel spreadsheet, zal inzien dat het investeren in een dergelijke database oplossing méér rendement oplevert dan de huidige Excel oplossing feitelijk kost. Mocht de weemoed toeslaan, dan kan voor het maken van een incidentele, relatief eenvoudige calculatie of een ander leuk lijstje op Excel worden teruggegrepen. Want dáár is het programma prima voor te gebruiken.

 
Ronald Beuker