In vergelijking tot traditionele document management (dm)- en record management (rm)-systemen is Sharepoint geen dms of rms. Om Sharepoint te kunnen gebruiken als dms/rms is er bijna altijd een andere leverancier nodig. Op het gebied van documentmanagement- en recordmanagement systemen zijn er nog relatief weinig afgeronde en bewezen oplossingen van leveranciers op het Sharepoint-platform. Steeds meer organisaties overwegen of zetten Sharepoint in als dms- of rms-oplossing, maar er zijn nog veel uitdagingen.
Groei als dms/rms
Volgens het onderzoek ‘Sharepoint strategies and experiences’ in 2010 van AIIM werd Sharepoint voor ongeveer 12 procent ingezet als rms. Ongeveer 50 procent gebruikte Sharepoint als documentmanagement voor versiebeheer en check-in/check-out, maar dit gebruik mocht niet beschouwd worden als de geprefereerde dms. Sharepoint werd voor slechts 12 procent gebruikt voor het vastleggen van gescande images, wat in tegenstelling tot traditionele ecm oplossingen vrij laag was. In 2010 was de discussie veel meer of Sharepoint kon groeien als dms/ecm oplossing en of Sharepoint de documentmanagement, recordmanagement en social collaboration behoeften en problemen bij organisaties kon helpen oplossen.
Vanwege het feit dat veel organisaties vandaag de dag Sharepoint al in huis hebben, gaat de discussie nu veel meer over hoe Sharepoint als ecm/dms/rms-oplossing succesvol in te zetten, in combinatie met de noodzakelijke maatwerk en add-ons van andere leveranciers. Add-ons zijn stukjes software die nieuwe functies of functionaliteiten toevoegen. Volgens het onderzoek van AIIM ‘Sharepoint 2013 – clouding de issues?’ en volgens de publicatie van Thedmcollaborators.com ‘Is Sharepoint still an IT-driven DM solution’, is de rol van Sharepoint als dms/ecm oplossing groter geworden binnen organisaties (538 respondenten). 31 procent van de organisaties hebben aangegeven Sharepoint te zien als hun primaire dms/ecm oplossing, 10 procent geeft aan dat Sharepoint hun enige dms/ecm oplossing is en 57 procent gebruikt Sharepoint voor een of andere vorm van dms/ecm. Ondanks dit hoge percentage van gebruik worstelt 26 procent van de organisaties met hun Sharepoint-implementatie, is de implementatie bij 7 procent gefaald en is bij 27 procent de vooruitgang van de implementatie tot stilstand gekomen. Terwijl 40 procent van de organisaties doorgaat, typeert maar 6 procent de implementatie van Sharepoint als een groot succes. Dit komt erop neer dat ongeveer 60 procent van de organisaties het moeilijk hebben met de implementatie van Sharepoint als ecm/dms/rms.
Volgens de respondenten heeft Microsoft in de laatste versie van Sharepoint (2013) de zoekfunctie en navigatie sterk verbeterd en is er een nauwere integratie van Outlook, Exchange en Lync met Sharepoint gerealiseerd. Ondanks de verbeteringen blijft het gebruik van Sharepoint in zijn basis vorm een grote uitdaging voor organisaties. Uit het onderzoek blijkt dat maar 18 procent van de organisaties Sharepoint in zijn basis vorm gebruikt als dms/ecm oplossing en dat 30 procent een aangepaste vorm van Sharepoint gebruikt. Om Sharepoint te laten voldoen aan de behoeften van dms/rms gebruikt een meerderheid van 52 procent Sharepoint met tenminste enige maatwerk en/of add-ons van andere leveranciers.
Pluspunten en valkuilen
Mijn ervaring is dat Sharepoint in tegenstelling tot de traditionele dm- en rm-systemen het principe en gedachtegoed van een dms/rms dichter bij de eindgebruikers heeft gebracht. Met Sharepoint is de invoering en gebruik van een dms/ecm gestegen binnen organisaties en onder eindgebruikers. Sharepoint stimuleert bewust het digitaal werken bij niet alleen informatiespecialisten, maar vooral bij een grotere groep gebruikers, de zogenaamde ‘leken’.
De valkuilen van Sharepoint izijn dat het in tegenstelling tot traditionele dm-/rm systemen laagdrempelig in gebruik lijkt te zijn en hebben beslissers en eindgebruikers het beeld dat Sharepoint in zijn basis vorm eenvoudig te gebruiken is als dms/rms. Bij beslissers leeft ook veelal het beeld dat het gebruik van Sharepoint zonder al te veel kennis en training van medewerkers moet lukken. Sharepoint wordt ook nog over het algemeen vanuit de ict-afdeling geïmplementeerd met een zwaartepunt op de techniek in plaats van op de toegevoegde waarde voor de bedrijfsprocessen en organisatiedoelstellingen. Met Sharepoint koop je als organisatie geen standaard ontwikkelde dms/rms. Sharepoint is wel een platform met steeds meer dm- en rm-functionaliteiten, maar is geen vastomlijnde dms/rms die af is.
Door de ongenuanceerde beelden die er leven bij beslissers en ict’ers, is het wel of niet succesvol implementeren van Sharepoint een grote uitdaging. Ook de migratie van de ene Sharepoint-versie naar een nieuwe Sharepoint-versie is behoorlijk anders dan bij traditionele dm- en rm-systemen. Vanwege het feit dat de basis van Sharepoint in de meeste gevallen wordt gewijzigd en aangevuld met add-ons van andere leveranciers moeten organisaties, indien ze willen overgaan naar een nieuwe basisversie van Sharepoint, Sharepoint opnieuw inrichten. Sharepoint is een flexibel platform dat zich goed leent om maatwerk te realiseren, maar het succes als dms/rms hangt niet alleen af van Microsoft, maar ook van andere leveranciers die de ontwikkelde add-ons aanbieden, leveranciers die migratietools kunnen aanbieden en van de beelden die er zijn bij organisaties over wat Sharepoint nou echt is.
Reacties
Helder. Sharepoint is niet dé oplossing. Net zo min als andere producten dat zijn. Ik herken wel het imago van 'de eeuwige belofte' van Sharepoint. Ik ben zelf wel benieuwd of het integreren van Yammer binnen SP er toe gaat leiden dat het gebruiksgemak verbetert. Lukt dat, dan denk ik dat met name de cloudvariant goeie kansen maakt om het te gaan maken.
Op zich een goed artikel alleen wordt de gebruiker helaas ook in dit artikel onvoldoende centraal gesteld. Het succes van welke IT business software dan ook begint bij het tijdig betrekken van de klant, de interne klant en de klant van de klant bij het implementatieproces. Doe je dit niet dan is elke nieuwe implementatie gedoemd om te mislukken. Ga met de eindgebruiker in gesprek, kom er achter wat ze belangrijk vinden, hoe ze hun werk organiseren, hoe het sneller kan, hoe ze zich kunnen onderscheiden etc etc. Dan komen de bits en bytes vanzelf....
Vergeet vooral de kracht niet van SharePoint als overkoepelend platform. Veel organisaties maken gebruiken van deeloplossingen, die elk goed zijn op het specifieke doel waar ze voor zijn ingericht. Op zich goed natuurlijk, maar voor beheer en ook integratie van de verschillende systemen is dit een lastige. SharePoint heeft als voordeel dat het nou net voor veel verschillende toepassingen ingezet kan worden, zoals intranet, extranet, DMS, archief, dossiers etc.
Het klopt inderdaad dat bij nieuwe versies van SharePoint de organisatie een nieuwe SharePoint moet inrichten. Dit komt vaak doordat de ICT-leverancier alleen kijkt naar de functionaliteit die op dat moment nodig is, maar niet naar toekomstige versies van SharePoint. Er zijn gelukkig wel SharePoint producten die wel eenvoudig over kunnen naar de laatste versie, zoals eConnect.
Beste Marianne,
Er vallen mij een paar dingen op. Ik denk dat het advies niet is om SharePoint steeds meer in te zetten als DMS/RMA oplossing, maar als een strategisch platform binnen een organisatie. Daarom is het ook oneerlijk om SharePoint te vergelijken met losse DMS/RMA oplossingen. Daarnaast geef jij aan dat SharePoint digitaal werken stimuleert,echter blijft SharePoint het middel en stimuleert het niks maar ondersteund het anders werken met informatie. Ook is de meerderheid in mijn ogen ondertussen zich er wel van bewust dat een gedegen implementatie en adoptietraject het belangrijkste is bij een SharePoint-project. En inderdaad SharePoint kan je prima uitbreiden, maar met voldoende kennis is het prima te configureren met de standaard bouwblokken. Iets wat in de markt ook steeds meer de standaard is.
@Bart.
Is dit niet (verkapte) reclame? ;)
Helemaal eens met Bart Scheffer. Het is een beetje als vragen of Windows de oplossing voor tekstverwerking is. Het heeft weliswaar kladblok en WordPad en je kunt in de analogie WordPad ook nog helemaal 'customizen', maar SharePoint is meer een verlengstuk van Windows Server. Dat geldt al helemaal voor SharePoint Foundation.
SharePoint Standard en Enterprise dragen voor veel organisaties - compleet onmisbare - meerwaarde bij aan het platform (waarvoor weliswaar aparte verdienmodellen geschapen zijn ten behoeve voor wie het niet nodig heeft). Als je in boeken als Inside SharePoint kijkt, hebben ze alleen (windows getrouw) complete grafische user-interfaces gemaakt voor alle functionaliteit in de API's en services (en dat schept een hoop misverstanden). Vaak wel makkelijk, overigens. Maar het is volledig bedoeld/ontworpen als developers-platform.
Een aantal jaren geleden waren er mensen die ongeveer voor ieder probleem een oplossing hadden in de vorm van Microsoft's Zwitsers Zakmes 1.0, beter bekend als Excel. Databases, makro's, formulieren, grafieken. Alles was mogelijk.
Langzaam maar zeker bekruipt me het gevoel dat Sharepoint gezien wordt als Zwitsers Zakmes 2.0.
De veel gemaakte denkfout die ik bij de voorstanders van deze zakmessen zie is dat ze alles met het zakmes op proberen te lossen, zonder te kijken naar andere, misschien wel veel betere, tools
Kan me vinden in het artikel. Als leverancier van een DMS/RMA oplossing op basis van SharePoint zien we steeds vaker dat DMS/RMA het uitgangspunt is, maar als SharePoint eenmaal is ingezet voor dit doel zie we dat steeds vaker het ECM deel van SharePoint (ook) wordt ingezet. SharePoint mist idd de nodige zaken om een echte DMS toepassing te bieden (vandaar leveranciers zoals wij), maar als platform geeft het wel de de flexibiliteit om een volledige ECM oplossing te leveren.
Het vraagt bijna om een tegenartikel "SharePoint is dé ECM/DMS/RMS-oplossing"
Ik verwijs je graag naar mijn presentatie op slideshare over dit onderwerp: http://www.slideshare.net/FlapperA/using-sharepoint-as-recordsmanagement-solution
Ik geef je gelijk als je het hebt over oudere versies van SharePoint, maar met de komst van het Compliance Center op Office 365 in Q3 2014 is SharePoint echt dé oplossing voor RMS en DMS geworden in mijn ogen.
Moet iedere keer weer glimlachen om dit soort artikelen en de reacties die eronder staan. SharePoint is geen DMS. Het is geen CMS. Het is geen CRM. Het is geen intranet. SharePoint als product kun je maar met 1 soortgelijk product vergelijken: zichzelf. Tenzij iemand me nog een product kan noemen wat qua functionaliteit op gelijke hoogte kan komen.
Dat is meteen het grote voordeel van SharePoint, maar ook het grootste nadeel. Een vergelijking gaat vrijwel altijd scheef, met welk pakket dan ook. Ook de vergelijking met het zakmes zoals hierboven wordt vaak gemaakt. SharePoint is niet de oplossing voor alles, maar kan wel het platform zijn waarop je je oplossingen baseert. Dat betekent niet dat je al je oplossingen daadwerkelijk in SharePoint moet gaan stoppen. Maar misschien ontsluit je ze via SharePoint, gebruik je SharePoint voor opslag, of voor een single-sign on oplossing. Zelfs het hebben van een hyperlinkje naar een webapp kan al gezien worden als een koppeling. Het is een platform wat zich er voor leent om, op welke manier dan ook, dingen samen te brengen. En dat is - naar mijn mening - ook hoe het bedoeld is. En dat er dan voor een hoop dingen (basis) functionaliteit aanwezig is, dat is mooi meegenomen. Een ieder kan dan de afweging maken of de basis DMS features genoeg zijn, of dat ze een meer specifieker systeem nodig hebben.
Door die bijzondere veelzijdigheid heb je wel de juiste specialisten nodig om een SharePoint implementatie tot een succes te maken. Maar tegelijkertijd moet je de implementatie niet door IT-ers laten uitvoeren, maar door de business. De vacaturemarkt voor iedereen met SharePoint op zijn of haar CV is overweldigend, iedereen wil je hebben. Maar daardoor worden een hoop implementaties gedaan door de eigen IT afdeling, of door één of twee mensen die wel eens een cursus hebben gevolgd. Dat is alsof je iemand in het ISS zet en dan verwacht dat ze weten waar alle knopjes voor dienen: kansloos.
Goed artikel, maar als lezer wordt je er niet veel wijzer van. Kijk liever naar de manier waarop jouw organisatie werkt en de processen waar je eventueel ondersteuning voor kunt gebruiken. Bekijk bij ieder proces of er een raakvlak is met SharePoint. Wellicht te implementeren in SharePoint, te ontsluiten met SharePoint of te koppelen aan SharePoint. En uiteindelijk zal je zien dat de puzzelstukjes dan vanzelf op hun plaats vallen.
Naar aanleiding van de reacties zie ik aardig wat parallellen met hoe er in de jaren 90 over ERP-systemen werd gediscussieerd. Voor- en tegenstanders hadden ook toen voorbeelden van wel en niet geslaagde implementaties. Zoals Jasper terecht opmerkt geldt denk ik ook nu dat je in ieder geval moet zorgen dat er vakmensen bij betrokken zijn om niet in de 'alles kan maar in praktijk werkt het niet' fuik te belanden. Waarbij vooraf realistisch inschatten of alle aanwezige functionaliteit wel opweegt tegen de complexiteit die dat met zich meebrengt kan helpen.
Volgens mij kun je de funktionaliteit van sharepoint prima afdekken met verschillende FOSS-produkten die als webapplikatie aangeboden worden.
Zo voorkom je vendor lockin.
@Jan Je laat het woord FOSS nogal eens vallen en terecht. Er is veel mooie en goede software beschikbaar.
@Jan & Louis,
idd. Wij gebruiken een combinatie van Alfresco, OpenFire, Etherpad en Joomla om de functionaliteit af te dekken. Binnen deze omgeving werken verschillende organisaties samen.
SharePoint is de afgelopen jaren enorm gegroeid als platform in de Nederlandse markt. Waar het eerst nog een intranet functie had krijgt het nu steeds meer invloed op de primaire bedrijfsprocessen. Bij deze processen komen uiteraard documenten voor die een archief functie hebben voor de organisatie. Om SharePoint nu direct als vervanger van het DMS of RMA oplossing te zien is niet juist. Het biedt veel mogelijkheid tot opslag van informatie maar als we kijken naar gestructureerde opslag en archivering over tientallen jaren heen is SharePoint niet gestructureerd genoeg. Ik zou SharePoint in de organisatie gebruiken als standaard product net als de andere MS Office producten. Laat de primaire processen in kernapplicaties die daar goed in zijn en zorg voor een goed DMS/RMA oplossing die volledige integratie heeft met SharePoint. Gebruik de kracht van elk product waar deze goed in zijn.
SharePoint is een platform, geen gewoon platform, dat weten de meesten nu vast wel. Het probleem is meestal dat je moet uitleggen wat SharePoint is. Dus daar zijn wij mee gestopt. En in principe is Microsoft daar zelf ook een beetje mee gestopt.
In de marketing uitingen is SharePoint minder prominent aanwezig en staat op de plaats waar het hoort: als platform met een bekende naam. Kijk maar eens bij Office 365, daar staat de optie teamsites, dat is dan alles wat je van SharePoint online ziet.
SharePoint is zo veelzijdig dat je voor de eindgebruiker moet focussen op de toepassing die anderen voor hem klaar gezet.
Overigens leveren wij het best bewaarde geheim op SharePoint.....;)
Volgens mij past KISS niet zo bij Sharepoint . . .
En Andre, is je geheim dat je sharepoint niet nodig hebt?
@Jan, nee wij leveren kant en klare processen voor Finance, Legal, QA en projecten op SharePoint. "Best kept secret" was uitspraak van mensen bij Microsoft.
Dank allen voor de reacties. Het is grappig dat de inhoud wordt bevestigd, maar dat er tevens wordt gezegd, maar ik heb wel de oplossing in het verschiet. Ik vind het alleen maar mooi indien er oplossingen in het verschiet zijn.
Mijn doel is dat organisaties meer inzicht krijgen in wat SharePoint echt is, waardoor ze SharePoint ook veel beter kunnen inzetten, dan ze nu doen. Wie weet hebben we over 1 of 2 jaar een hogere percentage aan succesverhalen. Op dit moment is het magertjes.
Marianne,
Wij hebben diverse succesverhalen van klanten die SharePoint als DMS of RMS inzetten. Dat gaat inderdaad hoger worden met de komst van de nieuwe features binnen SharePoint.
Microsoft zet vol in op SharePoint als hét informatieplatform de komende jaren met producten als Oslo, nieuwe eDiscovery en het Compliance Center.
Daarin kiezen ze ook een fundamenteel andere richting dan de andere aanbieders van RMS/RMA-systemen. Een aanpak die dicht bij de gebruikers staat.
Overigens denk ik dat de succespercentage van SharePoint als DMS/RMS bij ons hoger ligt dan de implementaties van de producten die wij vervangen, zoals LiveLink en HP Trim.
Denk daarom dat het vooral de volwassenheid van de organisatie met informatiemanagementoplossing de bepalende factor is.
Dus ik deel jouw mening uit het artikel volstrekt niet. Van mij hoeven bedrijven niet te weten wat SharePoint is of doet. Het gaat erom of ze mij hun bedrijfsprobleem kunnen uitleggen en of ik dat kan vertalen naar een functionele en gebruikersvriendelijke oplossing. Tot nu toe is SharePoint daar nooit een beperkende factor in geweest.
Marianne,
Dank voor dit artikel.
Ik heb de discussie met veel interesse gevolgd.
Ik kijk uit naar je vervolg. Want de discussie levert denk ik wel genoeg inspiratie voor een 2e deel.
@ Beste Arno, fijn dat je aangeeft dat je als leverancier diverse succesverhalen heb en dat het in de toekomst hoger zal worden met de nieuwe features binnen SharePoint. Ik kan moeilijk beoordelen hoe succesvol Imtech is als SharePoint specialist/leverancier, maar ik wil je wel heel veel succes toewensen. Hoe meer succesverhalen des te beter.
Ik vind het helemaal niet erg dat je het niet met me eens ben dat organisaties meer inzicht moeten krijgen in wat SharePoint is, waardoor ze het ook beter kunnen inzetten. Ik heb dit artikel niet geschreven voor leveranciers, maar voor organisaties die SharePoint willen inzetten als ecm/dms/rms. Vanuit mijn ervaring en de verwarring/verwachtingen die ik merk bij organisaties, bied ik hun de keuze om meer te weten te komen over SharePoint en indien ze dat niet willen hebben ze die keuze ook.
@Ruud: Dank. Ik vind de reacties ook zeer interessant. Ik doe mijn best er een vervolg aan te geven. Ik moet wel over voldoende gedegen informatie beschikken, om een goed inhoudelijk verhaal te schrijven. Ik schrijf liever geen promo verhalen als opinie.
Markant om dit als argument tegen SharePoint te noemen:
"Ondanks dit hoge percentage van gebruik worstelt 26 procent van de organisaties met hun Sharepoint-implementatie, is de implementatie bij 7 procent gefaald en is bij 27 procent de vooruitgang van de implementatie tot stilstand gekomen."
Dus slechts 7% is gefaald? Als je dit vergelijkt met gemiddelde succes ratios voor een software implementatie zou iedereen dus SharePoint moeten overwegen! Zie ook: http://www.mckinsey.com/insights/business_technology/delivering_large_scale_it_projects_on_time_on_budget_and_on_value
Dag Gerard,
Dank voor je reactie. Dit zijn resultaten uit onderzoek. Niet gebaseerd op gebakken lucht. Dus is zeker een valide argument.
Ik snap je punt niet zo goed met de verwijzing. Bedoel je dat omdat een heleboel ICT projecten falen, het niet zo erg is dat de implementaties van SharePoint over het algemeen ook niet leveren wat ermee was beoogd?
Is dit hoe we nu moeten omgaan met het falen van ICT projecten? Kritiekloos? Of moeten we aan de bel blijven trekken met als doel de implementaties te verbeteren en succesvoller te maken?
@Gerard
De definitie die voor falen gehanteerd wordt is niet altijd objectief, zeker bij IT projecten wordt er nog weleens doorgemodderd met oplossingen die niet brachten wat beloofd was. Hoe je tegen de cijfers aankijkt is dus mede afhankelijk van welke bril je op hebt en soms is deze nogal roze op bepaalde lagen in de organisatie.
Beste Gerard,
Het is ook mooi dat je alleen focust op de 7 procent die getypeerd is als falen, maar een heleboel andere cijfers rustig negeert die eveneens veel zeggen, zelfs meer, waaronder:
"Terwijl 40 procent van de organisaties doorgaat, typeert maar 6 procent de implementatie van Sharepoint als een groot succes. Dit komt erop neer dat ongeveer 60 procent van de organisaties het moeilijk hebben met de implementatie van Sharepoint als ecm/dms/rms."
Inderdaad Ewout, ICT projecten worden niet makkelijk stopgezet, omdat er vaak al heel veel geld in is gestopt. En dit zie je terug in het feit dat maar 6 procent de implementatie als succesvol typeren.
Ik ben een voorstander van het gebruik van SharePoint, maar op de juiste wijze, met de juiste aanpak en met de juiste beloftes.
@ Arno,
Ik heb mijn organisatie als CIO van een Veiligheidsregio een jaar of 4 geleden sharepoint aangedaan. Inmiddels zitten mijn collega CIO's en ik met het DMS probleem. Je wilt zowel de intranet kant van sharepoint als de workflow en archief kwaliteiten van een DMS combineren. Dat valt niet mee.Veel applicaties bouwen zichzelf uit tot suites, die allemaal beweren dat ze je hele back offcie voor je regelen. Totdat je twee 'suites ' wilt koppelen.Dan wordt het ingewikkeld. Sharepoint beloofde een platfrom te zijn voor dat koppelen.Alleen betaal je dan wel ineens een peperdure licentie per gebruiker.Soms is het dan weer handiger om veel verkeer via een andere applicatie te laten lopen. Vroeger kochten een aantal provincies Tridion (CMS) om Oracle internet licenties te voorkomen.Het blijft zoeken naar een goede en consistente architectuur. Het idee dat wij als adviseurs van de opdrachtgevers (Directies willen graag weten waar ze hun budget aan gaan uitgeven) niet zouden moeten weten wat sharepoint is of niet is, is absurd.
Dan zijn we overgeleverd aan aanbestedingstaal en maak je geen verschil meer tussen aaplicatie en platform
@Rob: Citaat:"Je wilt zowel de intranet kant van sharepoint als de workflow en archief kwaliteiten van een DMS combineren. Dat valt niet mee". Snap niet wat je hiermee bedoelt. Intranet kant as in Web Content Management?
Citaat: "Totdat je twee 'suites ' wilt koppelen. Dan wordt het ingewikkeld. SharePoint beloofde een platform te zijn voor dat koppelen". Snap ik ook al niet. Beloofde SharePoint dat en vervolgens wilde het niet?
Citaat: "Dan zijn we overgeleverd aan aanbestedingstaal en maak je geen verschil meer tussen applicatie en platform". Dat ben je toch sowieso in dat soort organisaties? Alleen is de IT-markt een beetje te dynamisch voor aanbestedingen. Complete belevingswerelden kunnen binnen vijf jaar gedateerd zijn.