Computable.nl
  • Thema’s
    • Carrière
    • Innovatie & Transformatie
    • Cloud & Infrastructuur
    • Data & AI
    • Governance & Privacy
    • Security & Awareness
    • Software & Development
    • Werkplek & Beheer
  • Sectoren
    • Channel
    • Financiële dienstverlening
    • Logistiek
    • Onderwijs
    • Overheid
    • Zorg
  • Computable Awards
    • Overzicht
    • Nieuws
    • Winnaars
    • Partner worden
  • Vacatures
    • Vacatures bekijken
    • Vacatures plaatsen
  • Bedrijven
    • Profielen
    • Producten & Diensten
  • Kennisbank
  • Nieuwsbrief

Ecm is dood, leve informatiemanagement?

18 mei 2021 - 08:304 minuten leestijdOpinieData & AIGoogle
ir. Reinoud Kaasschieter
ir. Reinoud Kaasschieter
Managing consultant

Enterprise content management (ecm) bestaat niet meer. Dat wil niet zeggen dat er geen ecm of documentmanagement-systemen meer verkocht worden. Nog steeds worden er documenten geschreven en bewerkt, opgeslagen en gedeeld, bewaard en weggegooid. Maar als concept is ecm verouderd. De taken en verantwoordelijkheden die hier vroeger onder vielen, scharen we nu onder information management of information governance.

Al lang voor de opkomst van data-gedreven systemen was het al duidelijk dat documenten op zich niet zo belangrijk zijn. Het gaat om de informatie die erop is vastgelegd. Soms zijn deze data gestructureerd, zoals op een formulier, en soms ongestructureerd, zoals in een e-mail. Ongestructureerde data binnen documentmanagement wil zoveel zeggen dat de betekenis van data-elementen niet direct op basis van positie of opmaak is af te leiden. Je moet eerst de tekst interpreteren en ‘begrijpen’ voordat je de gegevens ervan af kan halen.

Vanuit datamanagement zijn er nu technieken ontwikkeld die het mogelijk maken ongestructureerde informatie als elk ander data-element op te slaan en te behandelen. Waarom zou je documenten anders behandelen en in een apart systeem opslaan?

Eigenlijk zijn daarvoor nog maar twee redenen over. Wettelijke verplichtingen over het bewaren en archiveren van documenten en dossiers. En de manier waarop medewerkers documenten verwerken is anders dan het verwerken van gestructureerde data. Een tekstverwerker werkt nu eenmaal anders dan een formulier-gebaseerde frontend van een database.

Verder zijn alle andere functies, die vroeger typisch ecm werden beschouwd, in een data-gedreven omgeving voor alle datatypes van toepassing. Procesmanagement, samenwerking, informatiemanagement, wet- en regelgeving en versiemanagement hebben betrekking op alle vormen van data. Dat ecm-pakketten traditioneel meer faciliteiten hebben om data te beheren dan andere datasystemen, doet daar verder niets van af.

Insteek

Informatiemanagement is een holistische methode om alle informatie in de organisatie te beheren. Of zoals Wikipedia het omschrijft: ‘Informatiemanagement is een proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan worden vertaald in informatievoorziening.’ Informatie-governance neemt wet- en regelgeving zoals privacy, beveiligings- en archiefbepalingen de belangrijkste insteek.

Publicist en dr. Ulrich Kampffmeyer zegt daarover: ‘Information governance is een van de basisprincipes van informatiemanagement, ook al vinden anderen dat informatiemanagement een noodzakelijke functionaliteit van Information Governance is.’

Expertorganisaties, zoals AIIM, hebben de focus van ecm allang gelegd op informatie-governance. Maar dat heeft de situatie rondom ecm er niet eenvoudiger op gemaakt. Terwijl leveranciers hun ecm-pakketten eenvoudiger en goedkoper te implementeren hebben gemaakt, is de theorie en organisatie eromheen veel ingewikkelder geworden. Ecm is dus niet langer een it-technisch probleem, zeker wanneer een cloud-oplossing wordt gekozen. Ecm en documentafhandeling is vooral een organisatorische uitdaging geworden. De hamvraag is: kan u het management van uw informatie en data in uw organisatie wel volledig inrichten? Heeft u daarvoor de middelen, kennis en mogelijkheden? Dat zijn belangrijke vragen om beantwoord te hebben voordat u aan informatiemanagement kan beginnen.

Pakketsoftware en cloud-oplossingen

Moet ik dan wel aan ecm of documentmanagement beginnen? Waarom niet? Informatiemanagement is een complex en allesomvattend concept, dat binnen veel organisaties weleens een ‘maatje te groot’ kan zijn. De organisatie moet wel de informatiebehoeften en -stromen doorgronden en waarderen om informatiemanagement te kunnen doorvoeren in alle geledingen van de organisatie. En veel organisaties zijn nog niet zo ver.

Daarnaast zijn veel organisaties nog verkokerd. Het it-landschap kent dan veel silo’s, die een integraal informatiemanagement in de weg zitten. Of het is bedrijfseconomisch gewoon niet haalbaar deze verkokering op te heffen. Dan kan het gebruik van een ecm- of documentmanagement-pakket nuttig en zinvol zijn. Zeker met de opkomst van cloud-gebaseerde documentmanagement zoals Office 365 of Google Documenten kan snel al een significante verbetering in de documentafhandeling worden bereikt.

Wanneer u informatiemanagement of -governance in uw organisatie wilt implementeren, zal documentafhandeling daar een integraal onderdeel van zijn. Informatie-governance vergt nu eenmaal een top-down-benadering. Of een documentmanagement-pakket daarbinnen voldoet, is niet gegarandeerd. Ga er in elk geval niet meteen van uit.

Wanneer u een acuut probleem heeft met de afhandeling van documenten in uw organisatie, kunt u met een gerust hart een documentmanagement-oplossing gaan gebruiken. Bijvoorbeeld wanneer u thuiswerken goed wilt ondersteunen. Maar wat is af te raden is om op basis van een ecm- of documentmanagement-pakket uw informatiemanagement in te richten. Want dan blijkt al gauw, dat zo’n pakket net niet doet wat u nodig heeft om alle soorten data en informatie in beheer te nemen. 

Meer over

ArchiveringECMGovernanceInformatiemanagementPrivacy

Deel

    Inschrijven nieuwsbrief Computable

    Door te klikken op inschrijven geef je toestemming aan Jaarbeurs B.V. om je naam en e-mailadres te verwerken voor het verzenden van een of meer mailings namens Computable. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de af­meld­func­tie in de nieuwsbrief.
    Wil je weten hoe Jaarbeurs B.V. omgaat met jouw per­soons­ge­ge­vens? Klik dan hier voor ons privacy statement.

    Whitepapers

    Computable.nl

    De weg van dataverzameling naar impact

    Iedere organisatie heeft data, maar niet iedereen weet hoe je het goed gebruikt. Hoe zet je waardevolle informatie om in actie?

    Computable.nl

    In detail: succesvolle AI-implementaties

    Het implementeren van kunstmatige intelligentie (AI) biedt enorme kansen, maar roept ook vragen op. Deze paper beschrijft hoe je als (middel)grote organisatie klein kunt starten met AI en gaandeweg kunnen opschalen.

    Computable.nl

    Maak kennis met digitale identiteiten

    De digitale economie groeit snel en de EU heeft strikte regelgeving ingevoerd om de veiligheid en privacy te waarborgen; in deze whitepaper ontdek je hoe digitale identiteiten deze transitie ondersteunen en wat dit voor jouw organisatie betekent.

    Meer lezen

    ActueelCloud & Infrastructuur

    Kort: Eigen ai-assistent Amsterdam, NIS2-manager Atos, DSA-check ACM en…

    AchtergrondData & AI

    ISO 42001 veelbelovend als standaard voor verantwoorde ai

    Maersk containerschip in de Rode Zee
    ActueelData & AI

    Verbetering nodig bij Digitale Infrastructuur Logistiek

    ActueelData & AI

    EU investeert bijna 2 miljard in digitale innovatie

    ActueelData & AI

    IBM investeert miljarden in VS

    vrouw maakt foto van fiets met ai-tool
    ActueelData & AI

    Deze ai-tool checkt de prijs van koopjes op koningsdag

    Geef een reactie Reactie annuleren

    Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.

    Populaire berichten

    Meer artikelen

    Footer

    Direct naar

    • Carrièretests
    • Kennisbank
    • Planning
    • Computable Awards
    • Magazine
    • Abonneren Magazine
    • Cybersec e-Magazine

    Producten

    • Adverteren en meer…
    • Jouw Producten en Bedrijfsprofiel
    • Whitepapers & Leads
    • Vacatures & Employer Branding
    • Persberichten

    Contact

    • Colofon
    • Computable en de AVG
    • Service & contact
    • Inschrijven nieuwsbrief
    • Inlog

    Social

    • Facebook
    • X
    • LinkedIn
    • YouTube
    • Instagram
    © 2025 Jaarbeurs
    • Disclaimer
    • Gebruikersvoorwaarden
    • Privacy statement
    Computable.nl is een product van Jaarbeurs