Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Keuze voor software moet democratisch

Computable Expert

mr. Raymond Hüner
General manager Benelux en Nordics, Freshworks. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, CRM en Digital Innovation.

Democratie lijkt tegenwoordig overal onder vuur te liggen. Dit manifesteert zich niet enkel in het politieke landschap, maar ook op professioneel gebied. Zo nemen senior managers heel wat top-downbeslissingen die hun doel voorbijschieten en waaruit blijkt dat ze de gevoelens van hun personeel niet goed inschatten.

Ook wat betreft de software die bedrijven gebruiken en medewerkers op zoek doet gaan naar software met een gebruiksvriendelijkere interface, waarna beveiligingsproblemen zoals byod en schaduw-it de organisatie binnensluipen. Elk digitaal transformatieproject moet binnen een bedrijf aanvaard worden door iedereen in de gebruikersketen, van de hoogste tot de laagste niveaus. Medewerkers ertoe aanzetten om nieuwe softwaresystemen te aanvaarden, kan moeilijk zijn. Vooral als ze ervan uitgaan dat deze software hun werk moeilijker maakt of als ze een consumentenoplossing gebruiken die zij gemakkelijker vinden.

Die onnodige complexiteit moet stoppen, maar dit kan alleen als de behoeften en wensen worden gepeild van de werknemers die de software daadwerkelijk gaan gebruiken. Het tijdperk van onhandige, onvriendelijke en dure softwaredictaturen is voorbij. Een nieuw fenomeen ontstaat: de softwaredemocratie.

Softwaredictatuur

"De software moet aansluiten bij de bedrijfsbehoeften"

Het kiezen van de juiste bedrijfssoftware kan een lastig proces zijn, vergelijkbaar met het kiezen van een studie of een koophuis. De software moet in eerste plaats aansluiten bij de bedrijfsbehoeften; het wordt waarschijnlijk voor een langere tijd in gebruik genomen en heeft een behoorlijke impact op de werkwijze van een bedrijf. Dit zijn grote beslissingen. Zou het daarom niet logisch zijn om dergelijke keuzes te overleggen met meerdere personen?  

De top-downbenadering bij het selecteren van software leidt tot problemen bij bedrijven die verder gaan dan enkel niet-goedgekeurde en schaduwtechnologieën. Het heeft ook een impact op de bedrijfsefficiëntie. Uit onderzoek is gebleken dat een op de vier eindgebruikers toegeeft dat ‘het gebruik van software die niet bevalt’ een reden is om een andere baan te overwegen. Onder millennials - de snelst groeiende demografische beroepsgroep - loopt dit percentage zelfs op tot dertig procent. Het is niet alleen het behoud van medewerkers waar software invloed op heeft, maar ook het moreel en de samenhang binnen een team. Door eindgebruikers vanaf het begin te betrekken bij de besluitvorming omtrent software, voelen medewerkers zich meer gerespecteerd en gewaardeerd. 

Nieuwe wereldorde

Wat kunnen bedrijven dan doen om ervoor te zorgen dat ze de juiste balans vinden tussen bedrijfskritische software en tevredenheid van eindgebruikers? De top-downbenadering bij het selecteren van software moet plaatsmaken voor een democratische stijl waarbij elk teamlid wordt betrokken bij het besluitvormingsproces. Door het selectieproces open te stellen voor diegenen die rechtstreeks worden beïnvloed door de software in kwestie, wordt gegarandeerd dat die teamleden zich gewaardeerd voelen door het management en dat hun meningen worden gerespecteerd. Door het proces open te stellen voor het team, wordt de talent- en kennispool onmiddellijk uitgebreid en wordt er collaboratieve beslissing genomen op basis van de achtergronden en unieke kennis van meerdere mensen. Een enkel persoon een dergelijke beslissing te laten nemen, ongeacht hoe goed hij of zij ook is, is geen partij is voor het collectief.

Het kan een ontmoedigend vooruitzicht lijken, de controle aan de massa overlaten. Maar zoals bij elke democratie is het is een proces van overleggen en verkiezingen. Medewerkers kunnen hun zegje doen via open forums, pilotprogramma's en enquêtes - allemaal om ervoor te zorgen dat hun stemmen worden gehoord en dat er een consensus wordt bereikt over de vereisten voor nieuwe software. De buy-in van managers binnen een team en het creëren van software-kampioenen is belangrijk. Ze kunnen de informatie verspreiden en hebben een krachtig effect op de acceptatie in het veld.

It-managers maken zich soms zorgen of ze door de controle aan de massa te geven wel iedereen tevreden kunnen houden. Elk(e) bedrijf/functie of regio kan verschillende technologische behoeften hebben. Dit roept de vraag op: hoe te voldoen aan al deze behoeften? Wat hier centraal staat, is dat er geen 'one size fits all'-aanpak nodig is en dat men niet op zoek hoeft te gaan naar meerdere specifieke oplossingen die veel aanpassingen of ontwikkeling vereisen. Kies voor een oplossing die flexibel, schaalbaar en configureerbaar is. Met een enkele oplossing is tegemoet te komen aan de behoeften van verschillende mensen.

Om zowel de efficiëntie als productiviteit terug te winnen, moeten bedrijfsleiders de softwaredictaturen binnen hun organisaties drastisch heroverwegen. Anders lopen ze het risico op een lagere medewerkersbetrokkenheid en mogelijk ontslag. Factoren die allemaal van invloed zijn op het bedrijfsresultaat en het vermogen om diensten aan klanten te leveren. Overleg bij het kiezen van software is een must. 

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

"Met een enkele oplossing is tegemoet te komen aan de behoeften van verschillende mensen."

Echter er zullen ook uitzonderingen zijn en het is belangrijk die van te voren te erkennen en die mensen dus niet in een 'het werkt voor 80%' keurs-lijf te proppen en aan de andere kant wel verwachten dat zij zich voor de volle 100% blijven inzetten voor de buisness. Eenheidsworst geeft als resultaat middelmatigheid.

Er is vaak een flink verschil in diverse afdelingen. Dus een applicatie die voor de ene afdeling werkt, werkt niet voor een andere. Als je dan alle verschillen en uitzonderingen er in onder brengt krijgt het erg veel overhead en "overbodige" velden zodat elke afdeling dan ook maar weer een eigen applicatie gaat gebruiken.

Het meest duidelijke voorbeeld is alleen al de vakantie registratie. Vaak ondergebracht in een HR applicatie, of in elk geval daar begint het omdat die gebruikt moet worden voor de officiele PZ registratie. In de praktijk heeft iedere afdeling een eigen applicatie of excel file om dit ook nog weer bij te houden. De een is een registratie van alleen vrije dagen, de ander heeft ook nog de standby roosters erbij, of de kantoor lokatie. (al is die laatste op dit moment natuurlijk erg eenvoudig: thuis.) Laten we het dan maar helemaal niet hebben over de project planningen waar ook bij moet staan of iemand op een bepaald moment wel of niet beschikbaar is voor een activiteit in het project.

Onderzoek is niet erg representatief, 400 werknemers in de U.S. die een online survey van Freshworks doen lijkt me onvoldoende basis om conclusies te trekken over keuzes van millenials in Europa. Gegevens van CBS laten dan ook een andere realiteit zien. De millenials zijn statistisch een minderheid in de totale beroepsbevolking, ze zijn alleen een meerderheid in flexibele arbeidscontracten.

Indien de vraag naar meer gebruikersvriendelijke software zal toenemen, zullen ook de kosten ervan gaan stijgen. En dit kan weer haaks staan op de belangen van het bedrijf dat de software aanschaft, waar bijvoorbeeld meer wordt gekeken naar de aangeboden functionaliteit.

In het onderzoek staat ook "24% say that using software they hate makes them want to quit their job. Flight risk is even more
acute with millennials: 30% say that handcuffing them to bad software makes them want to pack up and leave."

Men mag een hekel aan de software hebben, maar dat is niet hetzelfde als daadwerkelijk ontslag nemen. Vooral niet in het arbeidsklimaat in de USA.

Als IT-er heb ik veel ervaring met het gebruiken van brakke, half-functionele software, met name top het gebied van tijdregistratie en ITIL-software (configuration en change management), maar ik heb daardoor nooit de neiging gehad om vanwege die zaken dan maar het contract op te zeggen.

Het zegt wellicht ook wat over je werknemers als ze weggaan omdat ze niet met de software kunnen werken waarmee ze graag werken.
Zeker in grote ondernemingen is het ondoenlijk software te vinden waar iedereen tevreden over is.

Nou, de software is prima maar die slappe-hap-manager die niet zelf beslissingen durft te nemen, die moet echt weg.

Hartelijk dank allemaal voor jullie reacties.

Ik ben het er vurig mee eens dat het geen eenvoudige zaak is, en zeker voor grotere bedrijven, om software te kiezen die tegemoetkomt aan de wensen en behoeften van iedereen. Ik vind echter wel dat organisaties op zijn minst een poging kunnen wagen om dit te realiseren.

Software wordt nog vaak gekozen door managers op basis van de handige reporting-functionaliteiten, zodat zij een goed overzicht hebben van de KPI’s. Niet op basis van gebruiksvriendelijkheid en de behoeften en wensen van de gebruikers die soms dagelijks met de software moeten werken. Dan doel ik niet per se op een tool die gebruikt wordt voor de vakantieregistratie, omdat je daar waarschijnlijk niet dagelijks mee werkt. Maar denk aan de software die gebruikt wordt door de customer supportafdeling voor het afhandelen van tickets. Software waar dag in dag uit mee gewerkt wordt. Indien die software niet gebruiksvriendelijk is, heeft dat een behoorlijke impact op de ‘arbeidsvreugde’. Gebruiksvriendelijkheid hoeft overigens niet per se te betekenen dat de kosten van software hoger uitvallen.

Mijn punt is dat software nog vaak wordt gekozen door het management en niet door de gebruikers, die er uiteindelijk mee moeten werken. Blijft toch opmerkelijk dat je als medewerker vaak wel inspraak hebt op wat voor snacks je kunt kopen in de kantine, maar je niets te zeggen hebt over de software waar je elke dag mee werkt.

Raymond,
Geen dank maar een goede business-case gaat niet om gevoel maar om bewijs. Management is geïnteresseerd in een verlaging van de kosten of een verhoging van de productiviteit, vervelende KPI's maar alleen organisaties die de tucht van de markt niet kennen kunnen zich de fratsen van gebruikers veroorloven. Verder is een zeggenschap over de snacks in de kantine net als sommige softwarekeuzen democratisch te beïnvloeden via de ondernemingsraad. Maar ook hier geldt dat je wel meer bewijs moet hebben dan onnozel Amerikaans onderzoek.

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2020-04-15T13:04:00.000Z Raymond Hüner
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.